基于办公自动化环境的电子文书档案管理研究

苏青丽

[摘 要]文书档案管理是单位行政办公和企业经营活动中的重要环节，是协助领导处理事务的重要辅助工具。随着科学技术的不断进步，文书档案管理工作也正面临着全方位的变革，从管理理念、管理方式到管理手段，都在不断发生变化。在办公自动化的环境下，自动化的办公方式可以进一步提高文书档案管理的工作效率，促进文档一体化。本文对办公室电子文书档案管理的特点进行了总结，并对在办公自动化的环境下如何做好电子文书档案管理工作进行探讨，希望能为提高电子文书档案管理水平提供借鉴。

[关键词]办公自动化；文书；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.077

[中图分类号]G276 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）12-0-02

1 文書档案管理的概念

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。文书档案通常是反映党务、行政管理等活动的档案，包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等，由办理完成的、具有保存价值的文件转化而来，记录着某一社会群体所从事的各项管理活动。随着社会的不断发展，也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称，还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术和教学等专门档案和私人档案。文书档案作为办公的重要组成部分，起着处理日常工作和沟通协调的作用，因此文书档案管理水平的高低将直接关系单位、企业管理的管理水平，因此慎重地对待文书档案管理是很有必要的，只有不断提高办公文书档案管理水平，才能为单位、企业打下良好的事业基础。

2 电子文书档案管理的优势

随着科学信息技术的不断发展，自动化办公逐渐普及，在电子计算机应用的基础上，运用现代化的办公技术极大地提高了工作效率，推动了办公自动化快速发展。自动化环境下的电子文书档案管理的优势主要体现在以下几个方面。

2.1 提高工作效率

由于计算机具有强大的信息处理能力，近年来得到了广泛应用，电子文书档案管理区别于传统的纸质文档管理，能够有效提高工作效率。针对档案查找，传统的纸质档案数量多、分类广、查找困难，但电子文书管理通过应用计算机技术能够快速、高效地找到所需内容。针对数据的输入和输出，电子文书档案管理提供了更加便利的通道，解决了数据的一次性输入、多次利用的问题，使档案检索、整理更加快捷、高效，在改善工作人员工作方式的同时，也提高了工作效率。

2.2 有利于电子文档保存

在自动化办公的过程中，电子文件是记录信息、传达信息和保存信息的重要载体。与传统化纸质文档占用空间大、不易保存相比，电子文书档案管理主要运用磁带和光盘，有利于保存电子文档。随着科技的进一步发展，电子档案可采用云存储方式进行保存，既可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间，不占用办公空间，使工作人员可根据所需随时查找相关文档资料，也可以利用硬盘或云端进行数据备份等。

2.3 有效提高文档一体化管理水平

档案是文件的精髓，文件又是文档形成的基础要素，然而彼此之间又有所区别，文件和档案是同一事物在不同价值阶段的不同形态，二者具有同源性和阶段性。文档一体化是从文书管理和档案管理的角度出发，实现从文件生成、整理到档案归档的全方面管理，以此来确保文件数据的及时性、准确性、完整性和数据结构的统一性，主要包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化和文档规范一体化。以往的文档办公过程中，工作人员依靠手工抄录，且在收集整理文档时，要分类明确，费时费力，效率低，易出错。电子文书档案管理能有效改变这一现状，将这些原本依靠手工操作的纪录、整理通过计算机完成，转移了工作人员的工作重心，减轻了工作负担，从而能够有效提高文档一体化的管理水平。

2.4 便于文档共享

在原始的手工文档管理中，企业的大量信息被闲置在文件柜中，导致信息得不到共享，造成资金和资源浪费。电子文书档案管理通过集合计算机技术能够形成一个高效的档案管理系统，实现档案信息和载体分离利用，也可与其他信息系统建立连接，提供横向和纵向的信息记录，保证文档管理工作不受空间限制从而便于文档共享。同时，工作人员之间可以根据所需进行文档资源共享，具有较高的查全率和查准率，便于借助网络服务平台及时了解其他档案工作部门概况、工作重点以及档案管理信息动态，从而能够有效提高管理文档资料的效率。

3 电子文书档案管理存在的问题

随着办公自动化在文书档案管理领域的普及，极大地提高了办公效率，减轻了工作人员的工作负担，同时也出现了一些问题，具体有以下几个方面。

3.1 信息化水平低、设备落后

计算机网络的引入，使文书档案的载体发生了很大的变化，由单一的纸质发展为纸质、电子等多种载体共存的局面。但是，不少单位的设备老旧，没有引进先进的现代化设备和先进的档案管理软件，档案检索还采用手工操作，严重影响了工作效率，极大地降低了档案的利用价值，导致文书档案管理信息化水平仍然很低。

3.2 管理制度不健全

虽然各单位、企业都建立了相关的档案管理制度，但是仍存在档案管理制度不健全的情况。管理制度不健全具体表现在以下几个方面：工作人员的随意摆放档案，导致文书档案损坏和遗漏的现象频繁发生；文书管理工作得不到重视和员工职责分工不明，导致文书档案很难发挥其应有的价值。

3.3 电子档案存在安全性问题

与传统纸质文件不同，电子文书档案具有便捷、高效等特点，但在办公自动化的环境下，电子文书档案不需要特定的笔迹，就可以对其进行输出、传送，因此无法从笔迹上辨别其真实性，从而会出现安全性问题。同时，电子文件的内容可以轻易改动，也是影响文档安全性的重要因素。此外，随着网络科技的不断发展，一些网络黑客以盗取信息谋生，导致电子文档的安全性降低。

3.4 管理人员的综合素质不高

由于文档管理人员的思想观念老旧、知识有限、操作水平低下，导致电子文书档案经常发生丢失、毁坏的情况，造成资金和资源浪费。文档管理人员的综合素质水平，直接关系电子文书档案的收集、整理和保存等一系列的过程，如果不提升管理人员的综合素质不利于后期档案信息资源的查找、再利用。

4 做好电子文书档案管理工作的措施

针对电子文书档案管理存在的问题，档案管理人员要做好办公室自動环境下电子文书档案的管理工作，需从以下4个方面入手。

4.1 增加投入

针对设备老旧和信息技术缺乏的现状，各企事业单位领导应该增加文档管理方面的资金投入，引进先进的计算机设备，从而不断提升文书档案管理的效率。同时，各企事业单位也要适当增加培训方面的投入，对档案管理人员进行定期培训，从而不断提高他们的综合素质。

4.2 规范管理体制、统一标准

各企事业单位要规范电子文档管理制度，加强部门之间的联系，使文档在单位内实现文档一体化管理，确保文件从形成处理、归档管理到审查利用都能在相应的管理体制下进行。同时，各企事业单位要制定统一的规范标准，并严格执行，统一电子文档的业务操作流程，明确文件处理、表格样式，归档流程和著录。此外，各企事业单位要统一技术操作标准，采用兼容性较强的软件，明确相关参数要求和数据文本类型，考虑数据转化等相关问题。

4.3 加强文件安全性管理

由于笔迹无法得到准确辨认，从而会产生文件安全性问题，各企事业单位应建立文书档案归档管理和安全利用的相关措施，建立身份认证，进行网络ID设置，设定用户角色，并赋予相关人员不同的管理权限和防写限制。随着网络技术的迅猛发展，电子文档安全问题逐渐凸显出来，网络黑客也应运而生，各企事业单位应设置外网隔离，以此保护单位内办公自动化网络安全，也可以通过路由器设置内部网络防火墙，进行第二步有效网络防御，并通过设置访问权限有效防御外部风险。

4.4 提高电子文档管理人员综合素质

第一，各企事业单位在招聘档案管理人员时，要重点招聘那些具有专业知识的人员，要能够熟练进行电子文档的操作和管理。同时，各企事业单位可以聘请相关领域的专家开展讲座，让档案管理人员对设备、技术有一个更深入的了解，能够进行熟练操作。

5 结 语

文书档案的管理工作在企事业单位和各种社会组织活动中都起着极为重要的作用，因此在办公自动化逐渐普及的背景下，各单位领导人应重视文档管理工作，并制定相应的文档管理规范、制度。同时，各单位档案管理人员也应抓住机遇，综合分析办公自动化环境下电子档案管理工作的特点，积极迎合社会信息技术发展，提高自身技术水平，为实现电子文书档案一体化管理奠定基础。

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