医学科研院所干部人事档案工作存在的问题与对策思考

李志远

[摘 要]干部人事档案是干部人事工作中形成的，真实详细记录干部个人经历、政治思想、业务能力等情况的文件材料，是组织人事部门全面考察、了解干部和正确选拔干部的重要依据。科研院所具有高层次人才集中、干部职务职称相对复杂的特点，特别是近年来随着计算机信息系统的广泛使用，导致科研院所干部人事档案工作面临着一些新的问题，有待于进一步认真探讨并加以研究解决。

[关键词]科研单位；人事档案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.071

[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）12-0-02

1 科研院所干部人事档案面临的主要问题

1.1 人才队伍学历结构变化导致档案材料收集难度加大

科研院所作为知识和技能密集型机构，特别是医学科研院所的人才队伍具有学历层次高、高级专业技术职务人才多的特点。以笔者所在单位为例，研究岗位100%具有博士研究生学历，技术岗位90%以上具有硕士研究生学历，管理岗位50%以上具有硕士或博士研究生学历，人才队伍高学历化使科研院所干部人事档案需要收集的材料种类和数量增多，难度加大。一个具有博士学历学位的员工，其学习阶段的材料要包括初高中、大学、硕士研究生、博士研究生几个阶段，研究生期间的档案材料要明显比大学阶段多，因而学历越高，档案材料越多，学习过的地方越多，档案经手人员也多，归档材料的完整性就越难保障。

1.2 引进海外人才增多给干部人事档案工作带来新问题

近年来，随着科研院所对人才引进越来越重视，引进人才层次越来越高，数量也越来越多。国家对于引进海外高层次人才有政策倾斜和支持，有绿色通道可走，但在引进人才的同时却忽略了人事档案管理，导致引进人才入职后整理其人事档案时才发现其档案材料存在很多问题。有的引进人才在出国前属于单位公派出国，与原单位有服务协议，回国后不愿回原单位工作，原单位通过扣留其干部人事档案阻止其离开，这种情况经过协商一般还能拿到引进人才的档案，更有些出国留学多年的人才，原单位早已不再保存其干部人事档案，或转人才中心、或转代理机构，造成档案出现较长空白期，或者档案材料遗失，给干部人事工作造成极大的不便。

1.3 人事代理制度改革给干部人事档案管理带来新问题

近年来，随着人事制度改革不断推进，实施人事代理制度的科研院所越来越多，笔者所在单位从2004年起实行了人事代理制度，将本单位干部人事档案交由人才中心代理管理。虽然人事代理制在畅通人员流动方面简化了工作手续，给人事工作带来了便捷，但同时给档案管理工作带来了问题。人才中心只是单纯地保管档案实体，并不会对每份档案进行整理，不能发现职工档案内缺少什么材料，更不会去收集补充。另外，在人事工作中形成的新档案材料，也要移交给人才中心存入档案，材料转递中也可能会发生材料遗失。存放在人才中心的档案通常也是材料不完整，目录和顺序不准确，给干部人事档案利用带来不便。

1.4 信息化建设还有差距，不利于干部人事档案利用

随着计算机和信息技术的飞速发展，传统的干部人事档案管理工作虽然能较为全面地保存干部人事档案书面材料，但是不能满足人事工作对干部人事档案利用的需要。目前，干部人事纸质档案材料在干部人事工作中仍然具有不可替代性，但在档案的管理模式、利用方法上明显滞后于时代发展的步伐，已经不适应干部人事制度改革的需要，从而不利于提高干部档案管理工作的效率。

1.5 档案管理人员队伍建设和业务培训不足

干部人事档案管理工作是一项专业性很强的工作，其工作质量取决于档案工作人员的业务素质和事业心责任感。在科研院所里，一方面由于编制所限一般档案管理人员都是兼职工作，工作精力上难以保证；另一方面档案管理是冷门专业，绝大部分档案管理人员几乎都不是档案管理专业毕业，必须从头学起。同时，新人培训明显不够，再加上干部人事档案管理工作枯燥，无成就感，造成工作人员事业心和敬业奉献精神不强。

2 解决科研院所干部人事档案工作问题的对策

针对科研院所干部人事档案工作中存在的主要问题，人事部门和干部人事档案管理人员要认真思考，努力把握干部人事档案工作的特点和工作规律，以干部人事档案专项审核为契机，学习和借鉴兄弟单位好的做法，勤于思考，积极采取措施，推动科研院所干部人事档案工作上一个新台阶。

2.1 院所领导要高度重视干部档案工作

干部人事档案管理工作是一项专业性很强的工作，也是干部人事工作最基础、最重要的一项工作。根据干部选用的要求，干部选拔要坚持“凡提必审”，因为干部档案工作事关是否能够准确、全面了解干部的基本情况，事关选人、用人的科学性和准确性。科研院所领导班子要高度重视干部人事档案工作，加强干部档案工作制度建设，重视干部档案工作人员配备和培养，按要求配备相应的工作条件，关心爱护干部档案工作人员，打好干部人事档案工作基础。

2.2 以档案专项审核为契机抓好制度建设形成长效机制

以干部人事档案专项审核工作为契机，严格做好干部人事档案“三龄两历一身份”审核，建立干部人事档案管理规章制度，建立健全从严管的长效机制，提高档案材料在形成、收集、归档各个环节的全面性、完备性、及时性。同时，科研院所要严把人员入口关，在招聘的考察环節，坚持严格执行拟聘人员的档案审核工作，在干部提拔任用环节，坚持“凡提必审”，做好干部档案的审核，为选人用人把好关。

2.3 多渠道及时收集补充职工档案资料

在档案收集、整理的过程中，如发现档案材料缺少在校期间的材料，科研院所应当及时与毕业生及其毕业学校联系，查找和补充相应材料，以免时间一长学校丢失其相应的材料，难以追回。对于有工作经历的人员，科研院所还要认真检查其在原单位工作期间的各项材料，缺少的及时联系补充，如缺少难以找回的材料，应当要求出具相关的证明材料放入该员工档案以作弥补。作为干部人事档案管理人员，科研院所还应当关心职工的职务、职称、奖惩和考核等事宜，一旦职工有关情况发生变化，要及时主动地收集和催要相关审批材料、任免通知、考核表彰等材料，并将其整理、补充进人事档案。另外，干部人事档案收集应当建立一个定期互动的材料转递机制，形成干部人事档案材料的部门应当每季度或半年及时将归档的材料移交人事档案室，人事档案室也应当每季度或半年主动收集有关材料。

2.4 解决好人事代理中的问题

考虑到人事代理的实际情况，由于人事代理机构不会对每份档案进行收集、整理和装订，不可能发现职工档案存在的问题，档案材料的收集和整理最终还要依赖于档案管理人员去做。另外在人事工作中形成的新的档案材料，也要移交给人才中心存入档案，为了避免材料转递中也可能会发生材料遗失，要做到材料收集转递有专人负责，与人事代理机构建立核对机制。如果条件允许，可不采取代理档案的方式，而是由单位人事部门管理干部人事档案。这样可以最大程度上避免材料不完整、遗失的问题，同时也能给干部人事档案利用带来方便。

2.5 信息化建设和档案管理相互促进

信息化建设是当今社会和经济发展的大趋势，受到各级领导的高度重视。干部人事档案工作也要积极创造条件，利用计算机信息技术更好地为干部人事工作服务，促进干部人事档案管理工作科学化、信息化。一方面，干部人事档案工作信息化建设要着眼建立一个高标准的人事档案信息管理系统，只有建立起一套符合科研院所特点的信息软件和数据库系统，才能提高整体工作效率和人事档案信息资源的利用率。另一方面，要重视人事档案信息系统的日常维护。人事档案信息系统是一个动态更新的系统，需要档案管理人员随时进行更新和维护，因此人事档案信息系统数据库建设要做到：录入信息完整，录入信息准确无误，及时更新和维护。只有做到这些，才能确保人事档案材料齐全、完整和准确性，才能使人事档案信息系统具有較高的可信度，才能真正提高工作效率。

2.6 加强干部人事档案管理人员培训

干部人事档案管理工作是一项专业性很强的工作，也是干部人事工作的一项基础性工作，有必要重视干部人事档案工作人员队伍建设和培训。在人员配备上，科研院所应尽可能设置专岗专人负责干部人事档案工作；在人员培训上，要加强对档案管理人员政治素质和业务素质的培训，提高干部人事档案工作人员的事业心、责任感。同时，工作人员要努力提高自身的工作能力，认真学习人事档案管理知识，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。

主要参考文献

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