新时代下档案馆社会服务功能的优化对策

摘要：档案馆是面向社会、面向公众提供服务的档案馆，是我国档案事业的主体。本文剖析了新时代下阻碍档案馆社会服务与价值实现的四对矛盾，提出了完善管理体制，明确服务理念；加强馆际交流，建立公众服务体系；创新服务方式，建立档案咨询联盟；树立人本意识，建立绩效评估体系等措施。

关键词：档案馆社会服务档案价值

在新技术、政府信息公开及公民权利意识提升的时代背景下，如何突破传统的思维和工作模式，满足用户日益个性化的服务需求，更好地发挥社会服务功能成为当前我国档案馆面临的重要挑战。

一、新时代的含义与特点

（一）新时代的含义

2017年10月，习近平总书记在党的十九大报告中指出：中国特色社会主义进入了新时代。进入新时代的标志，是我国社会主要矛盾的转化，我国社会主要矛盾已经转化为人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾。笔者理解的“新时代”是指我国经济、政治、文化、社會发展到一个全新阶段的时期，我们要运用新理念、新思维、新战略来面对新任务、新形势。

（二）新时代的特点

1.管理思维“新”

此处的管理思维指行政管理思维，档案管理受行政管理思维的影响颇大。我国行政管理思维经历了行政管理到公共管理，再到现如今的国家治理的变迁。治理思维“新”体现在越来越多地关注组织、个人在社会中的作用，从社会需求、公众权利的角度出发，使传统的公共档案馆的服务视角由国家、权力转向了社会、公众。

2.公众意识“新”

随着公众法律素养和文化素养的不断提升，获取信息的途径愈发多元，权利意识越发增强，对涉及民生的方针政策尤为关注，对国家提供的公共服务要求也越来越高。新时代下，公众“新”的信息意识和权利意识对档案馆的社会服务理念及档案馆在新时期价值的发挥提出了较高的要求，也起到了良好的监督作用。

3.传播方式“新”

截至2017年6月，我国互联网普及率为54.3%，网民规模达到7.51亿，其中，手机网民规模达7.24亿。[1]随着微信、微博等手机APP的兴起，人们期冀能随时随地获得、分享信息，“新”的传播方式使得档案馆社会服务功能的实现形式必须变革，必须适应市场及用户的需求，让档案馆的价值发挥时代特色。

二、新时代下档案馆社会服务功能面临的挑战

档案馆的社会功能指档案馆在社会进步，人的发展中所起的作用，其往往通过向社会提供档案信息来实现。档案馆的社会服务功能是指档案馆通过保存档案信息，对其进行加工，为社会、公众提供所需信息，从而服务于社会发展。但随着社会的变化，不同的时代背景赋予档案馆不同的功能。笔者综合分析了我国档案馆的运行现状，认为新时代下档案馆社会服务功能面临诸多挑战，具体体现在如下四对矛盾上。

（一）体制与功能之间的矛盾

档案馆的主要职能是科学管理具有长期和永久保存价值的档案；开展档案资料的提供利用工作，服务社会；同时参与编史修志，保留国家记忆。但我国现行的档案行政管理体制是“局馆合一”体制，即将归属于管理职能的档案局与归属于服务职能的档案馆混为一体，一个机构两个牌子。[2]这种管理体制的弊端逐渐凸显，使档案馆无权行政，档案局无暇从事。管理体制与功能发挥之间产生矛盾，削弱了公共档案馆的社会服务功能，不利于档案馆价值的发挥，与当前我国政事分开的行政改革目标和改革发展趋势背道而驰。

（二）馆藏结构与多元需求之间的矛盾

截至2016年，全国共有档案馆4237个，拥有65062.5万件/卷档案，其中党政机关产生的档案几乎占到总档案数的95%以上。我国档案馆馆藏来源较单一，保存的档案绝大部分是党政机关产生的红头文件，涉及公众生活、工作、休闲娱乐的档案少之又少。同时，由于移交时间有偏差，馆藏档案存在时间滞后现象，对馆藏档案进行数字化是目前各公共档案馆的主要任务之一。信息时代背景下的公众需求愈发多元，公众不仅想通过最优渠道了解最新的方针政策，还想高效地查阅自己所需的档案，这无疑与我国档案馆单一、数字化程度滞后的馆藏形成矛盾，造成现实资源与社会需求相脱节。

（三）服务模式与个性化需求之间的矛盾

我国档案馆的传统信息服务模式较单一，大部分是“馆藏模式”和“馆员模式”，[3]即实体档案管理的主体——档案管理员基于本馆实体馆藏，向有用档需求的到馆用户提供档案，是一种被动单向的服务模式，这就忽略了很大一部分潜在用户。同时，档案馆实行八小时工作制，给用户及时查档带来不便。再者，档案馆间未形成资源共享机制，造成档案资源的重复建设与浪费。在信息化高速发展，人们越来越追求个性化的今天，服务质量和公众满意度成为衡量档案馆社会服务功能的重要指标，但被动单向的服务模式与用户个性化的需求间的矛盾严重影响着档案馆社会服务功能的发挥。

（四）高额投入与微薄效益之间的矛盾

新时代下，各档案馆都投入大量资金用于硬件和软件建设，期冀提高公众的档案意识，吸引公众走进档案馆。例如：山西省3年投入了7000万元支持县级档案馆的建设，[4]中央每年都在加大对档案事业的拨款，但截至2016年，国家综合档案馆共有馆藏档案65062.5万件/卷，利用档案2033.7万件/卷次，利用率仅为3.13%。在如此低的利用率面前，档案馆高额投入的意义会大打折扣。尽管档案馆深知自身对社会的价值不能仅仅依据利用率来衡量，但是，公众依旧不高的档案意识，对档案职业的一知半解及对档案从业者的不认同让档案工作者热情不高。高额的资金和情感的投入与单薄的利用率、微薄的情感回应之间的强烈反差让档案馆丧失了创新服务方式的激情，极大地影响着档案馆服务社会的方式。

三、新时代下优化档案馆社会服务功能的对策分析

（一）完善档案管理体制，明确档案馆的社会服务功能

第一，变革“局馆合一”的管理体制，使档案局与档案馆分开，让档案局行使行政管理职能，对档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度、监督和指导；档案馆应发挥服务社会和公益性文化功能。第二，加强立法，明确档案馆的社会服务功能，让档案馆履行社会服务的功能有法可依。各档案馆应成立专门的社会服务部门，设置专人统一负责指导、协调社会服务工作，使档案馆与社会实现无缝对接。第三，减少对用户利用权限的设置，进一步加大档案及档案馆的对外开放。[5]简化繁琐的查档环节，清除权力关系户，进一步拓展档案馆向社会开放的程度，增强与学校的合作，把课堂搬进档案馆，从而提高档案馆的社会地位。第四，强化档案馆的社会服务理念，树立面向社会、面向公众的服务观和公平公正的档案利用观。

（二）加强馆际交流合作，建立高效的公众服务体系

要发挥档案馆社会服务功能，使档案价值充分體现，就必须加强馆际交流，促进馆藏资源充分流动，建立高效的用户服务体系。首先，档案馆要丰富自身馆藏档案的类型，确保其系统、全面，能满足社会各方面的不同需求。可加强向社会集中征集公众关注并可满足其文化、生活需求的档案资料，如房屋产权档案、婚姻档案、养老保险档案等；对利用率高的档案要加强编研，向用户提供经过加工的知识产品。其次，档案馆馆际之间的横向联合要加强，使档案馆的资源“流动”起来，形成规模效应，但不能失去自己的馆藏特色，这有利于打破信息孤岛局面，实现国家、区域、行业间档案资源的共建共享。最后，树立公益性、开放性、共享性、均等性的原则，从用户需求的角度出发，建立高效的以用户为中心的公众服务体系，让用户更为便捷地获取资源。

（三）创新服务方式，建立统一的档案咨询联盟

第一，档案馆应把满足社会公众的各项信息需求作为日常服务工作的出发点，主动研究社会需求和公众需求的特点，如可以引进专业的数据分析员跟踪用户的档案使用情况，明确用户的潜在查档需求，提供超前服务。第二，充分利用网络平台及新媒体技术加大宣传，为用户提供在线咨询和获取信息服务。公共档案馆应从用户角度出发，把握用户心理，利用微信、微博等方式加大对档案馆馆藏的宣传力度[6]。第三，改变对档案信息资源“重编轻研”的局面，深入挖掘档案信息资源的价值，尤其是与公众利益相关的资源，对其进行深层次的加工，编制通俗易懂的知识化产品向社会及公众提供利用。第四，依靠技术，成立一个稳健的全国统一的档案咨询联盟平台，实现全国开放档案的及时检索，又能实现全国档案馆共同回复用户咨询，真正实现网上查档。但规则的制定、用户的信息隐私、可行性分析及具体的实施策略仍需档案行政部门决策领导，需要大量的专家学者献言献策。

（四）增强人本服务意识，建立严格的绩效评估体系

档案馆应树立正确的社会服务及服务效益的价值取向，树立人本服务意识，建立严格的绩效评估体系。第一，明确服务效益。档案馆的价值不能单纯以收益来衡量，其价值体现是一个长期的过程，因此，从国家层面应该树立正确的档案馆服务效益观，不能单纯地看档案馆的直观收益，而应该具有长远眼光，看档案在公民生活中发挥的作用。第二，树立“普惠与均等”的社会化服务理念。[7]首先，完善基础设施，加大对民生档案、族谱档案、家庭档案的专题建设，让更多的资源“为民所用”。其次，建立公平公正的档案服务利用制度，保障公民的文化权利。公民有权使用政府、企业、社会组织等公共机构形成和保管的档案，这是宪法、档案法赋予公民的权利，保障公民文化权利应该是公共档案馆社会服务功能的出发点。最后，要构建公平自由的档案信息资源利用制度，缩小不同群体之间的“信息鸿沟”，保障所有公民，尤其是弱势群体的利益，让所有公民依法公平自由地享有利用档案的权利。第三，各级档案行政管理部门在评价各公共档案馆绩效时应在社会服务功能上制定合适的权重，加强对档案馆社会服务功能的监督与考核，以促进档案馆社会服务功能的发挥和价值的实现。

*本文为黑龙江大学研究生创新科研项目“基于社会主要矛盾转化的档案权利保障研究”（项目编号YJSCX2018-035HLJU）阶段性成果

注释及参考文献：

[1]中国互联网络信息中心.第40次《中国互联网络发展状况统计报告》[EB/OL].[2017-08-04].http：// www.cnnic.net.cn/gywm/xwzx/rdxw/201708/t20170804_ 69449.htm.

[2]倪丽娟，陈阳.困境与出路：我国档案信息资源规划之理性思考[J].档案学研究，2017（6）：15.

[3]张博.档案馆档案信息服务模式研究[D].安徽：安徽大学，2014.

[4]吴彦超.山西3年投入7000万元支持县级档案馆建设[N].中国档案报，2013.11.1第001版.

[5]赵淑梅，朱阔.对21世纪综合档案馆服务功能拓展的思考[J].档案与建设，2012（06）：18.

[6]倪丽娟，陈阳.“互联网+”环境下档案微信建设的SWOT分析——基于全国档案微信公众号的调查[J].档案学研究，2017（03）：46.

[7]张锐.普惠与均等：公共档案馆履行职能的价值取向[J].档案学研究，2011（02）：21-22.

作者单位：黑龙江大学信息管理学院