文件归档问题的理论分析与对策研究

2018-09-19靳启颖

北京档案 2018年8期

摘要：在档案管理流程中，归档环节看似简单，实则复杂。本文立足基层工作实践，阐述归档工作中的几大问题，进而剖析问题背后的档案工作矛盾，就改善和提升归档工作质量提出针对性建议，以期促进档案工作的长足发展和可持续发展。

关键词：归档归档工作问题矛盾对策

Abstract：In the file management process，Ar？ chiving link seems simple， but in reality it is compli？ cated。Based on the work practices at the grass？ roots level， this paper expounds several major prob？ lems？in the archiving work and analyzes the contra？ dictions reflected by the problems. And then， we put forward several suggestions on how to im？ prove and promote the quality of archiving work in order to achieve practical results and promote the rapid development and sustainable development of archival work.

Keywords：Archiving；Archival work；Issues；Contradiction；Countermeasures

引言

归档是机关文书或文件工作的最后一环，也是机关将办理完毕的文件作为档案保存起来的第一个重要关口。[1]作为连接业务工作与档案工作的媒介与桥梁，其质量对于整个档案工作成果有决定性的影响[2]。

笔者以“归档+（问题+对策）”为检索式对中国知网学术期刊数据库中的核心期刊及CSSCI文献进行主题检索，共检出104篇文章，筛选出与本文主题密切相关的文章38篇。研究可见，在大数据环境下，文件来源的宽泛多样、信息存在方式的灵活多变及存储介质的日新月异为归档工作带来诸多困难与挑战。归档范围制定不科学[3]、收集不齐全[4]、在线归档难[5]、档案意识不高[6]、档案人员素质参差不齐[7]等问题已是不争的事实。当前，研究者们多是单纯地将归档工作环境、归档工作机制及归档工作队伍问题视为独立单元展开研究，而归档既是一个行为互动过程，又是一个工作规范化过程，是人与档案工作、档案工作与其他工作的协同性反应。因此本文试图将人与归档行为结合起来进行研究，从人与归档工作协同互动角度出发，分析归档者在归档工作中的表象特征并提出行之有效的针对性建议。

一、归档工作中的主要问题

通过实地考察、面谈和电话访问形式，笔者对所在单位的46个归档部门、天津市56所高校档案管理部门及天津市13家企事业单位档案馆（室）进行归档情况调研。结果显示，归档工作主要存在以下三方面问题。

问题一：归档主体不明

虽然有明文规定“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交”；但在实践中归档主体不明问题依然存在。具体表现为：1）一头雾水型，不知道自己肩负归档工作职责；2）推托应付型，在归档工作中不担当、不作为，相互推诿、扯皮；3）被动对付型，你要，我交，你督促过问，我配合执行；4）置之不理型：对归档工作置若罔闻，不推进、不开展。归档主体不明根源于公众对档案及档案工作的本质属性存在认知偏差。以笔者所调查的一家新能源企业为例，企业成立四年有余，除办公室人员将部分行政类文件及时归档外，大量科研文件、销售合同散失于企业档案室外，“归档”仅仅成为一个概念性的存在。

问题二：归档范围认识不清

归档主体对归档范围认知的局限性大大影响了归档工作的质量和水平。常见的状态是：（1）一塌糊涂型，不清楚何谓档案，存在“你要什么”和“我要交什么”的疑问；（2）随意拼凑型，为归档而归档，随便抽取或拼凑材料；（3）各扫门前雪型，只交自己手头上的材料或者自己经手工作形成的材料，对散存于其他部门或人员手中的材料不闻、不问、不催、不要；（4）档案私有化型，拒绝将有价值的文件材料移交归档，私自扣押或据为己有。此类问题存在之根源就在于归档人员对重点工作和核心工作的掌握不深、不透、不全，忽略了文件间的内在联系和文件内容的完整性。尤其在立档单位撤销、合并或立卷部门合并、权属变更时，归档范围的约束力和执行力大打折扣，文件散失风险增大。

问题三：归档依据认识不充足

尽管各单位均设有归档制度，然而归档主体对归档依据的理解与接受能力仍存在偏差。常见四种情形：（1）懈怠忽视型，即对归档工作持否定或轻视态度，认为归档工作无关紧要，有法不依，有规不守；（2）因循守旧型，即不能适时、及时调整归档工作，固守已有的归档范围进行归档；（3）事无巨细型，即胡子眉毛一把抓，凡是工作中产生的文件甚至凡是能收集到的文件全部归档；（4）我行我素型，即随心所欲，想归什么材料就归什么材料。在单位聘期调整、人员变岗、职责变化时，档案工作的交接往往被忽略，这四种情形交错显现，究其根源就在于人们把档案、档案工作与业务工作严重割裂开来。

二、归档问题反映的档案工作矛盾

1.日益增长的档案信息量与低归档率的矛盾

在全球数据量突飞猛涨的背景下，档案馆作为大多数信息资源的最终归宿，其存储量也是与日俱增。[8]档案信息资源的分布在时间上和空间上的不确定性增强。“大”数据“小”归档，归档工作不能完全实现与业务工作协同发展的矛盾日益尖锐。一方面，重业务轻档案，归档入口狭窄片面。档案客观形成数量多，实际归档数量少；业务工作内容丰富多彩，实际归档内容单一片面；档案载体形式多种多样，实际载体形式仍以纸质为主……另一方面，重显性绩效轻隐性支撑，归档力度弱化。收集途徑与文件产生渠道不对称、收集结果与文件源不对称，从而收集的未必全部有价值、有价值的未必全部被收集[9]，归档率大大降低。

2.馆藏大量档案信息资源与低利用率的矛盾

透过全国档案事业统计报表[10]（见表1），笔者清晰地看到馆藏资源与用户利用需求、档案价值与利用满意率不能有效匹配。一方面大量档案信息资源被“束之高阁”，长期被动地处于休眠或半休眠状态；另一方面在浩如烟海的馆藏档案资源中，能够满足利用者需求的档案少之又少，查无可查、用无可用。文件价值是文件客体属性对人们主体需求的一种满足关系，或说是人们主体需求对文件客体属性的一种肯定关系。[11]而归档工作的规范性和有效性则大大影响和制约了归档文件价值的转换速度、挖掘深度和传播力度，从而出现“有却无用”和“用却没有”现象。

3.业务工作主体化与档案工作边缘化的矛盾

信息交互壁垒的打破使文件运动方向不再是单一的顺向性行为。同一个知识或智慧可以同时存在于不同类型的数据源中，也可能是每一种类型数据源分别支持同一个知识或智慧的某一个或几个侧面[12]，档案内容信息的生成行为，或者说是“记录化”的行为已不再局限于某一部分人，而是所有社会主体的行为或是多个主体的共同行为，并且是一种实时和本能的行为。[13]但在归档实践中，文件形成者在强调业务质量和工作效率的同时却忽略归档文件的收集整理工作；强调全员各司其职和通力合作的同时却对归档人员不加以固定；档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的僵局长期存在。归档主体的缺失、监管执行力度的式微及归档意识不同程度的匮乏严重削弱了档案工作地位，归档工作缺乏号召力、影响力和权威力。

三、改善和提升归档工作质量的对策

文件归档问题及其折射的工作矛盾实质上是人与归档工作的非同步性引发的。改善和提升归档工作质量从根本上来讲就是要建立一支稳定牢固的归档工作队伍，以转变和提升业务人员归档意识为关键，以立体“网状”制度体系为保障，以绩效考核与评价制度为手段，从而推动归档工作可持续发展和长效发展。

1.构建“金字塔”式工作队伍解决归档主体不明

“金字塔”式归档工作队伍体系包含领导层、指导层、执行层及支撑层四个层级（见表2）。借助层级构建开展从顶层到基层的监督、管理和约束，展开由基层至顶层的贯彻、执行和跟进。“金字塔”结构一方面最大限度避免文件流失散存；另一方面又大大调动归档积极性，形成自外向内的合力，完成多向至定向的归档运动。

构建归档工作队伍时要进行顶层设计，注重专兼并顾和相对稳定。即从全局出发坚持顶层决定性、整体关联性和实际可操作性。在注重对归档工作人员吸纳和吸收的同时，采取多种方式和手段进行人员固化，打造相对稳定的归档工作梯队。笔者所在单位一直致力于构建“金字塔”式工作队伍并成功打造“档案分管校长+档案馆领导及档案馆工作人员+全校各部门档案兼职人员+各部门内文件形成者（文件来源）”方阵。对归档工作进行整体指导、分级负责、专人跟进，借助团队力量对归档过程进行人为干预，实现文件源头可控和全程管理，从而大大改善和提高文件归档工作质量。

2.转变和提升业务人员归档意识解决归档范围认识不清

归档意识的有无和强弱会诱发或加剧归档行为的产生以及行为结果的出现。档案材料并非档案员闭门制造出来的，而是来源于各项实际工作中，具体而言来自于从事各个层级各个岗位的“人”。[14]因此，转变和提升业务人员归档意识至关重要。

归档意识的转变和提升要经历一个长期、缓慢的养成过程才能内化于心外化于形。各单位首先需要借助行政权力形成一股自上而下的干预力量进行过渡，强化树立归档意识，涵盖政治意识、大局意识、责任意识和规矩意识，以及岗位意识、工具意识、信息意识和知识意识。以前者作为归档意识在人脑的内部存在标识，以后者作为人脑认知后的行为表现标识。继而形成由下至上的行动合力，将归档意识与业务工作深度融合，最终实现从个体到团队再到社会的档案意识提升的目的。

3.建立立体“网状”制度体系解决归档依据不充足

规范规章制度，即以《档案法》为准绳，建立、健全并完善各级各类规章制度。同时，植根于工作实际，细划归档范围和保管期限表，重视部门（岗位）职责制度的制定与完善。“铁打的营盘，流水的兵”。归档工作主体存在不可控制性和流动性，归档部门（岗位）则处于相对稳定和固定的状态。因此，要以部门（岗位）工作为圆心，以工作流程为导向，对部门（岗位）归档工作进行责、权、利的限制和划分。笔者所在单位在学校后示范校建设过程中，尤其是校企合作服务区域建设发展过程中，为保障归档工作高效进行，学校每五年对校级档案管理规章制度全面修订一次，每三年对部门（岗位）职责制度进行一次大调整。校级规章制度为经，部门（岗位）职责制度为纬，纵横交错的立体网状制度保障体系强有力地为归档工作保驾护航，使归档工作有法可依、有章可循、有据可凭。

4.推行归档工作质量评价和绩效考核制度助力解决归档依据不充足

归档工作质量是关系到档案工作能否进入良性循环的关键所在。绩效考核制度目的在于督促个人更好地履行自身职责，形成长效归档机制。归档工作质量评价制度则是以档案管理部门为实施主体，以立卷部门为评价对象对归档工作质量进行的监督和检查。前者是针对个人的考核，后者是针对部门的考评，两种考核点面结合、相辅相成。笔者所在单位于2001年起推行全员聘任考核制度，档案工作即被纳入相关人员聘期职责与考核指标之中。2013年起，部门档案工作质量评价被纳入学校总考核评分体系，由档案馆对各立卷部门进行考评打分，同时，随着学校重视程度的加深，该评分比重逐年上升，由最初的2分上升至5分，档案工作地位显著提升，其最直接的效果就是档案归档数量连续实现跨越式增长，归档质量实现质的飞跃。

结语

归档工作是人脑认知与归档行为的互动。因此，各单位须将归档工作嵌入单位整体运营过程之中、嵌入各立卷部门管理过程之中、嵌入业务工作处理过程之中、嵌入个人岗位工作过程之中，以思想转变为契机，借管理之手段，行约束之权力，达保障之目的，实现人与归档工作的协同发展。

参考文献

[1]邓绍兴，陈智为.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2000：62.

[2]刘越男.大数据政策背景下政务文件归档面临的挑战[J].档案学研究，2018（2）：107-114.

[3]张永进，李敏.高校工科专业教学档案管理存在问题与改进对策[J].浙江档案，2018（5）：66.

[4]校昱.浅谈会计档案管理的问题与对策[J].档案管理，2016（5）：89.

[5]杨玲，吴玉龙，宋元，米捷.自然资源数字档案室建设的问题与对策[J].北京档案，2018（5）：34-35.

[6]田沁.EPC模式下项目档案过程文件收集归档问题与对策[J].档案管理，2013（6）：62-63.

[7]马春林.基层机关事业单位文书材料归档存在的问题与对策[J].档案与建设，2016（8）：85，88-89.

[8]李小刚，谢诗艺，程舒.大数据时代档案馆服务创新研究[J] .北京档案，2013（11）：11-13.

[9]靳启颖.大数据环境下公众参与档案收集工作模式研究[J] .兰台世界，2016（2）：32-34.