纸质、电子文件共存状态下的基层档案管理

刘敏

摘 要 我国改革开放后，计算机行业發展步伐加快，电子信息技术应用到各行各业，随着电子计算机的发展，我国逐渐实现办公自动化，电子政务也逐渐兴起，办公自动化的发展，产生大量的电子文件，电子文件和纸质文件同时发展，在当前局势下，我们不只是要收集整理纸质文件，还要收集电子文件，整理电子文件时要根据电子文件的特点，整理好电子档案也为档案数字化奠定基础，根据基层档案的要求，分析纸质文件和电子文件的共存状态，通过电子文件的收集整理，分析纸质文件和电子文件之间的关系。

关键词 纸质文件 电子文件 收集整理 状态 关系

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着信息化进程的加快，逐渐形成了自动化办公，办公自动化的发展延伸出电子商务和科技研究等相关产业。在这些产业的自动化办公种形成的是电子文件，但是，电子文件最终也要转化为纸质文件，并进行文件归档，因此，基层档案工作者要结合实际，在纸质、电子文件共存状态下进行基层档案管理，做好文件归档工作，为档案管理工作做好准备。

1纸质文件与电子文件共存状态的新要求

在我国，纸质文件与电子文件的状态是共存状态，纸质文件与电子文件的共存状态，对我国的档案工作提出新要求，和纸质档案相比，电子文件归档的工作难度加大，电子文件归档工作要更加细致。电子文件归档难度加大的原因是，工作人员对电子文件了解不够，还保持着传统观念，认为电子文件不是文件，从而忽视电子文件归档。电子文件归档的工作量大，很多人不愿意承担此项工作，还有一部分是不熟悉计算机技术的操作，电子文件依靠计算机产生，对计算机依赖性大，电子文件归档，必须依靠计算机编目进行归档，这对于归档工作者来说，电子文件归档工作不容易操作，因此产生畏难情绪，归档工作难以展开。

2新要求的解决措施

纸质文件与电子文件的状态是共存状态，这对档案工作者提出新要求，可以采取以下措施解决问题：

2.1转变观念

电子文件与纸质文件之间转化采取"双轨制"，而归档内容采取"两套制"，就是纸质、磁介质、光介质等文件一起归档，传统的档案是以纸质文件为工作对象，文件的归档起点是立卷，在文件形成后，交由相关部门保管，归档次数是一年归档一次，但是电子档案不同，电子文件是伴随着办公自动化产生，自动化系统出现错误，档案容易丢失，因此，要转变观念，加强电子文件监控，随时进行文件归档。

2.2加强学习

文件归档管理中要有高素质的骨干队伍，有了稳定的队伍也有了较好的工作基础，可以顺利开展电子文件的归档工作，电子文件来源广泛，因此，档案人员要对电子文件进行全方位监控，这就需要工作人员掌握相关的计算机等知识，当前形势是，部分档案管理人员不懂计算机技术，这就要求工作者要加强学习，提高电子文件的管理能力。

2.3加强管理

电子文件从形成到生成电子档案，中间有很多环节，一旦某一环节出错就会影响电子文件归档，因此，要建立健全电子文件管理制度，明确各部门职责，避免出现信息丢失的现象，随着计算机技术的广泛应用，办公自动化逐渐普及，一个基层单位的电子文件很有可能分布在多个部门，这就需要一个制度来规范各有关部门的电子文件管理工作，各部门要全力配合电子文件的收集整理工作。

3纸质文件与电子文件共存状态下的收集方式

电子档案是无形的，电子档案的收集与整理也基本属于无纸形式，是在特殊的环境下进行的整理，电子文件的收集整理方法和要求也不同于纸质文件，纸质文件整理的方法已经成熟有效，因此，在纸质文件与电子文件共存状态下，基层档案工作者在收集整理纸质档案工作的同时也要注意收集电子文件，在实际工作中，可以从下三个方面开展收集电子文件工作：

3.1在收集电子文件时要做好登记

加强对电子文件的控制，避免电子文件丢失。现在，在办公期间接收的文件或者下发的文件，都是先发一份电子文件，然后再按有关程序下发正式的纸质文件。而网上传送的电子文件如果不做好登记收集就很容易丢失。

3.2要时常收集，登记，备份电子文件

部分电子文件有很强的时间性，错过时间电子文件就有丢失甚至是损毁。例如，我国在组织统一考试期间，是先通过网络通知考试情况，并且也是在通过网络指导各地解决突发情况。但是，考试期间的电子文件如果不及时收集整理，电子文件在考试结束后就会消失。

3.3定期收集会计，人事和各类业务方面的电子文件

对于会计，人事等方面的电子文件，可视单位具体情况定期向有关部门收集；对于各类业务方面的电子文件，可按项目或工作阶段进行收集。对于我们办公室的各类考试所产生的电子文件和数据文件，我们分别在每项考试完成一个阶段性任务后，及时收集该阶段的电子文件和数据文件，从而保证了各项考务工作电子文件的完整性。

3.4注意将电子文件的专用软件一并收集保存，保证电子文件正常读取

在电子文件收集过程中，广泛收集各类电子文件，坚持先收集后整理，边收集边整理的原则。然后才对收集到的电子文件进行鉴定，对那些没有保存价值的电子文件直接删除，对那些有保存价值，应归档的电子文件进行整理归档。电子文件的整理主要是对电子文件的分类和排序，将磁性载体传递的零散的，杂乱的电子文件通过分类，标引，组合，使电子文件易于查找和提供使用，电子文件归档目录的备注栏中注明相应的纸质文件的档案号及存放地址，以便利用时相互参照。

4结束语

总之，纸质文件和电子文件共存的状态是长期的，动态的，要在坚持做好纸质文件管理工作的同时，努力适应电子文件给档案管理工作带来的新变化，积极主动地开展电子文件的收集，整理，归档工作，为档案数字化做好基础性的准备工作。

参考文献

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