企业标准管理存在的问题和应对措施研究

罗钦

【摘要】目前我国企业普遍存在标准信息收集困难、标准化技术力量薄弱、标准管理耗费大等问题，同时标准信息服务在我国发展的基础比较薄弱，各地标准情报服务机构能力不均衡和服务网络建设滞后，阻碍了标准信息的有效传递。解决因使用传统人工管理标准导致的标准信息检索效率低的问题及规范标准管理过程，是推进标准化战略有效实施的关键。

【关键词】标准管理 标准服务 应对措施

中图分类号：C931 文献标识码：A

随着市场竞争日益激烈，企业竞争已经从产品质量竞争上升到专利和技术标准的竞争，标准已经成为衡量企业生产能力的重要指标。标准的管理是世界各国都极为关注的问题，随着全球对标准需求的不断增长，标准载体的类型也在朝着多元化发展。虽然目前以纸质为载体的标准文本仍然是标准信息服务的主体，但随着标准电子文本的普及，标准信息服务工作的重点逐步向网络化转变。随着企业标准化意识的提高，已有部分科研机构和大型企业利用软件技术构建了管理信息系统。通过对这些信息系统的分析研究发现，现阶段企业自建标准管理系统主要是围绕内部标准体系结构管理、标准文本查阅、标准流程管理等功能进行研发的，虽然信息系统规范了标准的管理过程，但仍然没有解决企业无法及时获得最新标准信息的问题。

一、企业标准管理存在的问题

（一）收集标准资源困难

随着科学技术的快速发展，国内外各个标准组织起草制定的标准数量大、种类多，并且以难以想象的速度激增，标准的更替速度也越来越快。各国标准化组织制定的技术标准只通过其官方渠道发布公告，彼此之间不进行信息共享。多方制定和各自为阵的信息发布方式，造成企业需要通过定期收集几十个国家上百个组织发布的公告来获得标准相关信息，使得收集标准资源困难重重。再者各个国家之间的语言和文字互不相通，取得的资源需要经过专业人员进行翻译才能为其所用，需要耗费巨大的人力和财力。

（二）标准管理模式落后

多年以来，企业管理标准的模式一直是以传统的人工纸质管理为主。纸质标准文本的借阅、归还管理工作繁杂且容易出错。由于企业使用标准的人员覆盖面广，借阅资料超期或者遗失找不回等情况经常发生，造成标准文本的利用率较低。企业生产管理需要及时确认标准的有效性，人工管理标准文本的方式无法及时跟踪和统计每份文本的使用情况，一旦有标准出现作废，使用者手中的纸质文本无法得到及时回收，容易造成作废标准继续使用情况的产生。除此之外，纸质的标准文本在翻阅使用过程中，很容易发生破损，手工查找标准文本速度慢、效率低。

（三）自建系统不够专业

随着科学技术的发展和创新意识不断的提升，目前已有部分检测机构和大型企业利用软件技术构建了管理信息系统，以此规范标准的管理。然而这部分企业一方面受到标准专业技术人才缺乏和标准化技术力量薄弱的制约，构建的标准管理系统涉及面较窄并且专业性低。另一方面，由于缺少权威的标准资源数据库作为基础支撑，还是需要通过人工收集企业所采用技术标准，再利用标准情报机构提供的标准信息服务网来进行逐条核实，标准和标准之间无法实现代替关系和引用关系的相互关联，也无法实现标准状态变更实时跟踪和提醒功能。

二、标准信息服务存在的问题

（一）信息服务形式落后

有部分企业委托当地的标准情报机构为其代为管理标准，目前标准的托管模式是由标准情报机构根据企业所提供标准清单进行有针对性的标准状态跟踪和标准查新。这种模式只是把标准信息收集者从企业员工转成专业服务人员，专业服务人员相比企业员工所能体现出来的优势只是信息收集渠道更为熟悉。部分服务机构利用计算机技术汇总所有企业托管的标准清单，过滤其重复条目，通过标准组织官网进行逐一核实，并将查验结果反馈企业。在信息技术高度发达的今天，這种仍然以人工为主导的信息服务形式就显得尤为落后。

（二）机构服务能力不够

现有标准情报机构大多数是通过建设标准信息服务网，提供标准检索、标准查新、有效性确认、标准跟踪以及会员制方式的标准文本代购服务，面对不同类型以及不同要求的用户，无法满足各个企业间的差异化需求。服务能力不够主要体现两个方面：一方体现在标准信息的覆盖范围，比如标准的制修订计划，征求意见稿和标准修改单等信息的缺失。另一方面体现在信息的深层次挖掘和应用，比如企业无法及时、方便地得到其产品或所在领域的相关标准信息。

（三）各地服务水平不均衡

目前受地方保护主义思想影响，各级标准情报服务机构各自建设标准馆藏资源，为企业提供标准服务，存在资源重复建设的现象。据统计，全国提供标准信息的网站有200多个，建立者包括政府、标准情报单位和私人机构。受当地政府重视程度和财政资金状况影响，各个省份标准馆藏资源水平参差不齐，在长三角和珠三角经济发达地区，标准馆藏资源相对丰富。而西部偏远地区相对落后，标准信息服务网络建设的滞后，缺乏有效传递的途径，造成现有标准资源服务利用率不高。

三、应对措施研究

（一）标准信息集中收集并统一建库

针对企业目前普遍存在标准信息收集困难，各地标准情报服务机构能力不均衡和服务网络建设滞后，标准信息服务模式存在被动、单向、滞后等问题，企业可以将标准管理工作中的信息收集、资源加工、文字翻译等重点和难点环节，委托给长期从事标准信息研究和服务的专业技术团队为其提供技术支撑，由专业技术团队集中收集标准信息进行加工处理，根据标准元数据关联规则形成统一的标准信息基础数据库。企业只需要能够便捷地从海量标准信息基础数据库中获取其自身需要的信息。这种模式不同于现有部分企业委托当地的标准情报服务机构为其代为管理标准的模式，其关键点在于“集中收集，统一建库”。集中收集的好处在于标准资源能够实现全面整合，能够为有标准需要的所有用户提供服务。统一建库的好处在于，一方面标准和标准之间能够实现代替关系和引用关系的相互关联，另一方面为标准信息精准推送奠定基础。目前有部分企业尝试通过信息系统管理标准，但是由于缺少数据库支撑，信息系统无法发挥其应用的价值。因此，构建标准信息基础数据库是至关重要的。

（二）依靠信息系统规范标准管理过程

传统人工管理标准的模式存在标准信息检索效率低、纸质文本无法得到有效利用，借阅过程中容易发生标准资料遗失的情况，在标准发生作废时，因为无法及时回收借阅者手中的作废标准文本，从而导致作废标准的滥用。近年来，计算机技术的快速发展为信息管理提供了重要支撑，也促进了企业经营管理观念转变。企业雇佣员工的刚性成本在不断提升，与其多雇几个员工，不如购买一套软件系统，通过软件系统实现管理规范化，提高企业管理效率和水平，有效降低成本，从而增强核心竞争力。激烈的市场竞争环境以及不断缩短的标准更新周期，都迫使企业必须抛弃以前落后的管理模式，进行有效的变革和管理创新。企业通过信息化手段，使用专业的软件系统实现标准的规范化管理是企业适应市场，促进自身发展的需要。

（三）结合数据挖掘技术转变管理模式

企业在标准管理方面既有便捷获取信息的要求，又有通过信息系统规范其管理的需要。无论是便捷获取信息还是通过信息系统管理标准，都离不开标准基础信息数据库的支撑。在标准基础信息数据库上结合大数据挖掘技术，对标准使用对象、标准使用频率、ICS分类、中标分类等关键属性数据进行挖掘分析，寻找数据间的特点规则，建立关注的标准数据的模型，并通过模型的训练和应用实现对标准数据的智能分析，在分析用户和关联标准的基础上为用户提供精确的差异化标准信息服务。企业获得标准信息的方式实现了从原有的主动查询向被动通知方式的转变，解决了企业在标准管理中信息获取滞后、信息获取不全、管理工作复杂、人力耗费巨大等难点，使企业在信息利用方面更为便捷、智能、及时，降低了因标准信息有效传递途径的缺失给企业造成的经济损失。

四、结语

以标准信息基础数据库为核心，结合大数据、数据挖掘、用户行为分析等技术，构建专业性的标准管理软件，不仅为企业提供专业、规范、高效的管理系统，还为其提供全面、准确、及时的标准信息推送服务，满足企业对标准“一站式”管理需求，真正实现企业标准管理和信息服务模式的转变，是非常适合我国现阶段企业需要的。