一种新型人事档案管理箱的应用效果分析

吴碲

摘 要：随着社会经济的发展，各企业员工的数量急剧增加，人事部门现有的档案管理箱大多为柜体的形式，因为柜体为正方体或是长方体，需要对柜体的六个面进行制作，消耗的材料比较多，而且柜子的体积较大，对其进行挪动时极为不方便。本文针对原有档案管理柜的基础上，设计了新型的档案管理箱、稳固箱体、减少箱体使用的材料，设计箱体的标签套与隔板，方便档案的标记，提高了档案管理的效率。

关键词：新型人事档案箱；应用技术；应用效果

随着社会经济的不断发展，企业的规模不断的扩大，企业内部的员工不断的增加，人力资源的档案管理压力急剧的增加，目前大多数企业使用的档案管理是传统的档案管理柜，这种档案管理柜内部没有详细的标签，在档案调取时很难快速的中找出所需的人事档案，降低了档案管理工作人员的工作效率，阻碍了企业的行政效率。因此，企业急需对档案管理柜进行改进，制作出更加节省材料的档案管理箱，管理箱内应设有相关的配套标签与隔板，对内在存放的档案进行分类管理，有效的提高了人事档案工作人员的工作效率，从而促进企业的发展。

一、新型人事档案管理箱的制作方法

新型人事档案管理箱有箱体，箱体正上方的开口、箱体的底板、前壳板、后壳板、两块侧板组成的。

对新型人事档案管理箱进行制作的时，需要注意箱体的前壳板与后壳板设计通风窗，使内部的档案及时的通风，带走箱体内的潮气，防止箱内存放的文件受潮，在前壳板与后壳板外部设置透明的夹层，在透明的夹层内可以安置标签，方便档案的查找，合理的对档案进行分类，在箱体的后壳板安装标签与隔板，对存放在箱体内部的档案进一步的细化，方便档案工作人员查找档案。档案管理箱的两侧需要安装提手，在其中一块侧板的内部安装斜板，方便档案管理箱的挪动。将安装座设置在档案管理箱的底板。

综上所述，这种新型的认识档案管理箱，主要的组成部分是：箱体，箱体上方开口、箱体的底板、前壳板、后壳板、两块侧板，前壳板与后壳板内侧设置的支架，前壳板与后壳板的通风窗，前壳板的透明的标签夹层、后壳板的标签组和隔板，侧板外部两侧的提手、侧板内部的的斜板、底板的安装座。其中箱体制作室使用的材料须为钢制的材料，当外部方式火灾与水灾的时候，箱体对箱体内的档案起到了保护的作用，减少了档案的损失，设置箱体侧板与斜板的夹角时，需要注意两者之间的角度，最好为三十度或者是负四十五度。在前壳板设置的透明标签夹层需要水平的进行排列，标签套需要与前壳板的内部进行铰接，使用塑料袋作为标签套的材料即可。后壳板安装的隔板，需要垂直于档案管理箱的底板，隔板的数量要少于标签套的数量。

二、使用新型档案管理箱的效果

（一）使用新型档案管理箱的意义

新型的人力资源管理档案箱内壁上部安装了支架，这个支架方便另外的人力资源档案管理箱的安置，最大程度的节省了档案存放箱的空间。在档案管理箱的内部支架后，有一个安装槽，这个安装槽与箱体的底板和底板上的安装座尺寸规格相符合，这种设计可以使档案管理箱子在摞起来的过程中具有较高的稳定性。因为这种设计，档案管理箱的箱体上没有箱盖，这样的设计减少了档案管理箱箱盖的制作材料，减少了档案柜存放的空间，方便档案管理箱的挪动，对档案管理箱进行挪动的过程中，避免档案柜的损坏造成了档案丢失。

档案管理箱颞部设置的隔板，将档案管理箱划分成不同的区域，方便档案存放时的分类管理，每个隔板区域内设置的标签套，要与隔板划分出的区域数量相符合，标记档案存放的名称，有助于档案的存取。

传统的档案管理柜没有设置相应的防潮措施，导致档案存放的过程中，档案受潮造成档案信息的缺失，针对传统档案柜出现的问题，新型的档案管理箱在前壳板与后壳板设置了通风窗，给箱子内存放的物品提供一个良好的通风渠道，加快空气的交换速度，阻止潮气对档案文件的腐蚀。

（二）新型档案箱应用效果

無论是在企业中还是学校中，档案管理的工作都是学校工作内容的重中之重，传统的档案管理柜，不仅占据了大部分的空间，而且没有对档案进行详细的分类，严重阻碍了企业的管理与学校的管理，组织的管理层需要对员工的档案进行研究分析，根据不同员工的不同经历，学生的不同情况对其进行针对性的对策安排。但是目前的档案管理柜，对档案进行统一的管理，并未对档案进行明确的划分与归类，这种情现象对任何组织都是不利的。

使用新型的档案管理箱，根据领导层的需求，可以通过前壳板上的标签，快速的找出管理人员需要的档案，极大的提高了档案查找的速度，提高了档案管理人员的工作效率，组织的管理层更愿意使用档案分析的方式对员工进行相应的考核，使企业管理层作出的决策更加的科学。

传统的档案管理柜在搬运的过程中，因为柜子的磕碰，造成了档案信息损失的严重现象，而设计出新型的档案管理箱，占地面积较小，在运输的过程中可以尽可能的较少空间，而且管理箱上部的支架后面有一个安装槽，这个安装槽与管理箱的底板吻合，增加档案箱安置过程中档案箱的稳定性，使其在运输的过程中不易掉落。若是档案管理人员对这样的搬运方式有顾虑，可以将档案箱进行拆卸，逐个的进行搬运。

使用传统的档案柜进行管理时，由于档案属于纸制品，消防等级略高，容易引起火灾，当火灾发生时，会破坏档案柜中的档案的资料。新型的档案管理箱在应用的过程中使用的材料是钢制材料，防火防水等级较高，在火灾发生时隔绝了火源，保护了管理箱内部的档案信息。

新型的人力资源档案管理箱对档案管理人员的要求比较低，因为管理箱外部前壳板设置了透明的标签，对档案进行管理的时候，工作人员对各部门之间的档案进行分类整理，部门下设的小组与团队进行分类管理，层层细化，制作好标签后进行档案的储存，当发生人员调动时，可直接根据该人员原本所在的科室，快速的找到该工作人员的档案，提高了档案管理人员的工作效率。

随着现代信息技术的进步，档案管理逐渐向着信息化的管理方向迈进，这种情况对传统的档案管理造成了严重的冲击，如果不及时的对档案管理进行改进，传统纸质的档案管理就会没落。使用新型的档案管理箱对档案进行管理时，其效率、安全性、空间节省性，丝毫不逊色于信息化的档案管理。在组织中，使用信息化的档案管理，需要为档案管理人员开辟出一间新的办公室，购买相应的基础设备，需要信息档案操作人员有着较高的专业素养。使用新型的档案管理箱，虽然也需要为其单独开辟出办公室，但是无需进行设备的购买，上文提到的箱体的使用材料，可以有效的防止火灾与水灾，安全性极大的提高。使用前壳板的标签。可迅速的找出所需要的档案资料，工作效率与使用信息电子档案效率不相上下，且纸质档案找出的档案资料更加的全面。

三、总结

由于社会的快速发展，企业组织的规模日益的扩大，员工数量也在急剧的增加，对档案管理的方式的要求越来越高，传统的档案管理柜，占据的空间大，不易挪动这些弊端，不利于档案管理，并且因为电子档案的出现，传统的档案管理形式越发的艰难。因此，新型的人事档案管理箱应运而生，新型的管理箱在应用的过程中提高了档案管理的效率，方便了档案管理的流程，提高了档案管理的安全性，达到优化企业档案管理的目的。

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