加强高职院校档案信息化管理的措施

王颖

摘 要：随着我国高职院校教学改革与发展和档案信息化建设的到来，高职院校档案管理工作也迎来前所未有的机遇。为此加强和改进高职院校档案管理工作，提高档案信息化管理水平，让档案信息更好地为学校教学管理与改革发展服务，是高职院校档案管理的发展方向。对此，笔者结合工作实践谈谈自己的粗浅之见。

关键词：高职院校；档案信息化；管理措施

一、高职院校档案信息化建设的内容

第一，基础设施建设。做好高职院校的档案信息化建设工作，首先要为其配备良好的软硬件基础设施，其中硬件设施应包括扫描仪、计算机、打印机、复印机、存储器等必要的工作辅助设备；软件设施主要是指做好档案信息化建设工作需要的信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件或程序等的支持。第二，标准规范建设。在计算机网络平台上，规范化、标准化的操作是保证数据平台功能正常发挥的前提条件，为了有效实现资源的共建、共享，各大高职院校之间应该加强联系，密切合作，首先建立一套统一且标准的工作原则和工作规范，使档案信息系统设计和应用、档案馆藏数字化以及地方檔案馆数据资料库存互联得以顺利进行。第三，信息资源建设。一方面可以使档案管理与学校业务管理部门实现无缝对接，为各部门发展提供必要的资料，从而为学校的整体发展策略制定、教学质量的提高和高素质人才的引进提供权威的数据支持；另外一方面，可以打造一个全方位的信息传播技术平台，提高数字档案的利用效率和服务能力，使院校之间的互联互通成为可能，促进我国高职教育的整体发展。

二、高职院校档案信息化管理的重要性

（一）可以推动高职院校发展

近几年，高职院校为国家培养了大量高素质人才，我国当前对技能型人才需求较多，因此国家大力扶持高职教育的发展，我国高职教育规模不断壮大，对档案管理工作提出了更高的要求。传统高职档案管理模式已与时代发展不相适应，急需创新高职档案管理工作，实现高职院校档案管理的信息化发展，推动高职教育的稳定前行。

（二）加快高职档案的开发利用

在过去较长时期内，高职档案管理以收集档案资料为主，而不能积极研究档案材料，在保存档案时以纸质形式为主。为查找档案信息带来了较大的难度，而且纸质档案也不易实现信息共享，不能真正展现档案材料的价值。尤其是教学、文书、人事档案有着较高的使用频率，在查找过程中依靠人力则增加了档案管理人员的劳动强度。在高职档案管理工作中引入信息化手段有利于开发利用档案资源，当前一些高职院校已经建立了档案信息库，在检索档案信息时可以利用计算机，从而有效提高了操作效率。

三、高职院校档案信息化管理现状

（一）高职院校对于档案管理信息化的认识不够

高职院校的档案管理工作，近年来正面临着巨大的转型期，一方面，要将传统的实体化档案管理转变为数字化档案管理，各项数据的扫描、录入、整理、归档是一项系统性的大工程；另一方面，要实现档案信息化与网络资源的合理配置，以实现档案管理工作由封闭、半封闭状态向开放状态的转变，提高资源的利用率，实现教育资源的共享。但是与此同时，我国大多数高职院校的档案管理部门规模小、投入少、起步晚、人手紧缺，与上述巨大的工作量对比，造成了高职院校的档案管理转型工作几乎无从入手。

（二）档案安全不能完全保障

尽管很多高职院校对档案的管理是比较严格的，但由于网络的普及，信息化技术的日益更新，网络系统并不是始终安全的。很多学校因不太懂这方面的知识，网络系统始终没有更新维护，导致信息泄露的情况也并不少见。现在很多的诈骗团伙之所以能够诈骗成功，就是网络上的信息被窃取，校方监管不严导致的。

（三）管理人员综合素质较低

根据高职院校档案管理现状发现，在进行档案管理团队的建设时，并未满足良好素质与科学高效等要求，使其整体缺少科学性特点，多数档案管理人员更是身兼数职，普遍未进行相关专业培训，同时不具备专业技术培训，使其信息化水平较低，不仅会影响档案管理工作的展开，而且还会阻碍信息化建设，使管理人员呈现基本知识、技能交差的现状。

四、加强高职院校档案信息化管理的措施

（一）切实转变档案管理理念

档案信息化建设的发展形势迫切要求高职院校转变档案管理观念，“将侧重点放在对信息的高效利用层面，从而挖掘信息中的潜在价值”。而档案管理观念的转变，一是需要高职院校的管理者从思想上对档案信息化管理要有充分的认识，从而在决策过程中才会把档案信息化建设摆上议事日程；二是需要制定切实可行的高职院校档案信息化建设工作计划和长期规划，同时将档案工作与高职院校其他重点工作同安排、同部署、同落实。

（二）加大档案信息化建设的投入力度

想要实现档案信息化建设，就需要加大档案信息化建设的投入力度，从多个方面确保档案信息化的顺利实现。首先，要完善校园网络建设，为档案信息化建设提供基本保障。档案信息化建设是在网络环境下完成的，通过网络能够实现档案信息的数据化处理，并将档案信息传递到档案管理系统；其次，要完善硬件设施，购买计算机、交换器等基础设备，为档案信息化建设提供必备工具；再次，要有完善的软件系统，高校可以自己购买档案管理系统或者通过技术人员制作自己学校的档案系统，只有具备高效的档案处理系统才能有效将传统档案转化为数据档案，实现档案数据化管理；最后，还要提高信息化档案管理的防御措施，确保网络环境下档案信息管理的安全性，要建立安全防护系统，定期对网络环境进行检测，为档案信息化管理提供一个稳定、安全的环境。

（三）提高安全意识，确保资料不丢失、不外泄

档案管理工作中非常重要的一项便是保密安全工作，但由于信息化技术的发达，各种黑客、病毒等防不胜防，再加上工作人员的操作失误、设备的老旧与损坏等状况，档案的安全工作任重道远。但应该尽最大的努力来保障档案信息的安全。首先，学校应经常开会强调安全意识的重要性，来保证工作人员在思想上不放松。同时，可以组织档案管理人员学习新的信息化技术，学习国家颁布的新的法律法规，掌握应对档案安全问题的各种方式方法，使档案工作者逐步成为档案知识全面、计算机网络技术娴熟的复合型人才。最后，采取有效措施保证网络的安全，将档案安全问题的损失降低到最小。

（四）提升管理人员信息技术应用能力

为了实现信息技术有效应用，在进行高职院校的档案管理时，应该将提升管理人员信息技术能力作为基础，若是管理人员缺少较强技术能力，则会直接影响管理系统发挥其效应。对此，高职院校档案管理人员需要不断加强自身综合能力，积极参加相关技能培训与宣传活动，以此提高管理人员的计算机技术能力。除此之外，高职院校还应该加强高素质、高能力人才的选拔，通过有计划的纳入优秀人才，且满足应用型与复合型需求，从而做好自身档案管理工作，同时实现信息技术的高效运用。

五、结束语

高职院校档案管理信息化是现代化发展的需求，有利于提高高职院校的管理水平和档案使用效率，在信息化管理中，高职院校要结合自身情况，从高职院校档案管理的具体情况出发制定合适的信息化管理策略，只有如此才能有效发挥高职院校档案管理信息化的水平。

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