浅谈办公室文档一体化管理

崔理华

摘 要：在档案信息化进程中，文档一体化是必然趋势和发展方向，它打破了原有文件与档案分治的状态，有利于提高文档管理的整体绩效。本文基于传统档案管理工作的弊端，对文档一体化进程中产生的理论基础进行了阐述，对文档管理的现状进行了必要的分析，发现了文档一体化进程中存在的问题，最后对如何落实“文档一体化管理”提出了相关建议。

关键词：文档一体化；档案管理；现状；建议

文档一体化理念是在档案管理的过程中逐步摸索出来的，不仅仅适用于传统的纸质环境下的档案管理工作，在电子文档管理中也得以延续。文件和档案的一体化管理，不是指把文件和档案简单地二者合一，而是要求把相互联系的文件处理工作与档案工作作为一个整体加以综合管理，从而实现便于社会各方面的利用。

一、文档一体化管理理论基础及其案例分析

（一）文档一体化管理的理论基础

文档一体化管理在不同的发展阶段，其依托的理论基础也不同，本文将对文件生命周期理论、电子文件生命周期理论和文件连续体理论进行介绍。

首先，“文件生命周期理论”基于美国档案学者谢伦伯格的价值论将文件划分为现行文件、半现行文件与非现行文件，它表明，文件的前端控制以及文档的统一管理，必须要在统一的管理制度下才能确保档案工作的顺利

进行。

到了20世纪90年代中后期，随着计算机与网络技术的应用，出现了电子文件生命周期理論和文件连续体理论。冯惠玲教授认为，在电子文件生命周期理论中，电子文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，这个过程可以纳入统一的电子文件管理系统之中。

而文件连续体理论通过描述文件保存轴上4个坐标的变化引发身份轴、事务处理轴和凭证轴上特定坐标的相应变化，揭示出文件的整个运动过程。对比以上的三个理论，可以发现文件连续体理论打破了文件保管的阶段区分，构建了一个多维坐标体系来描述文件的运动过程。

（二）案例分析

以吉林省和长春市档案局开创的“吉林模式”为例，可以发现它本身就是文档一体化理论的实体应用，从文件的行程到归档，都是根据预先设定的模式自动实现在线归档，流程统一。在这个过程中主要是应用信息技术把各项标准规则写入文件的存储、整理、归档系统，然后在文件形成之后，电脑自动判断结果，进行哪一部分。在这个过程中尤其要指出的是文件的价值鉴定，以前都是通过人工鉴定方式来判定文件是否能成为档案，现今通过计算机，为了防止出错，“吉林模式”中启动了二次鉴定程序，把每一份文件都按照标准进行严格比对，由此完成文件到档案的转换。现今，此模式也被称为“三位一体法”模式，因为它将文件的登记、立卷、著录同时进行，这也是它的独特之处。

二、文档一体化管理过程中存在的问题

（一）办公室人员信息化管理能力有待加强

文档一体化流程的实现离不开技术的支持，并且随着信息技术的发展，人们的信息素养水平也在进步，但仍然存在很多办公室业务人员没能跟上时代的步伐，总是一种得过且过的心态。在此，具体的表现是信息化能力的缺失和信息管理技术的缺失，缺乏信息意识，对文档一体化管理流程还不熟悉，这对档案的数字化来说同样也是一大难题。

（二）办公室文件管理人员前端控制意识欠缺

在电子环境中，文件的存储还存在着一定的缺陷，不仅仅指技术环境下的兼容问题，同样也指办公室人员对文件管理的不到位。由于管理人员对管理流程还不熟悉，对文档的侧重点仍是后端，重利用轻前端的保存流程，如何才能确保文件完整、安全的保存下来，也是文档管理的重中之重。由此造成了文件在产生后或许还没来得及归档就已经丢失，是档案信息的一大损失，对档案后期的利用影响更是无法挽回的损失。

（三）档案管理系统与业务系统处于离散状态

随着文档管理系统的出现与逐步成熟，各种企事业单位都开始应用文档管理系统，由于种种原因，很多部门还没能很好地应用档案管理系统，以OA系统为例，它的管理层次仍是档案管理为一个单独的系统，业务处理系统又是额外单独的系统，两者没有实现巧妙地配合。业务管理过程中产生的数据仍然在业务系统进行处理，实现文件的鉴定，最终归档，仅仅是把业务人员认为重要的文件实行了存储归档操作，并没有整合档案人员的意见，这种处理方式造成了很多元数据的大量流失，很多文件无效归档问题层出不穷。

三、实施文档一体化管理的建议

（一）文档一体化管理理念及技术的培养

由于档案管理系统和业务系统仍然处于离散状态，这时就要从文件的前端对工作人员的档案理念进行培养，保证文件元数据是文档管理工作的前提所在。在此，需要文件管理人员积极学习档案文化，熟悉文档管理的流程，确保文件在形成、流通、管理过程中最终能够完整保存，防止文件流失。此外，档案人员也要学习文件管理工作，对文档一体化系统的技术不仅要做到“知”技术层面，还要做到“懂”技术的层面，这样才能在系统出现问题的时候不至于一无所知，对系统能够更好地维护。

（二）文档管理系统的融合

现在，文件的保存环境还不是很稳定，存在兼容问题，所以在进行文档管理系统设计时要避免这一问题的产生，需要技术人员的努力，把文档管理系统涉及到的方方面面尽可能地做到完美，使各个子系统之间能够相互兼容，确保文档的长期保存与利用。因此，建立整体运作体系刻不容缓。我国企事业单位在设计文档管理系统时可以参照数字档案室的建设，它在完成本系统的档案数字化基础外，还实现了业务管理系统和其他档案管理子系统的融合。

（三）工作流程的标准化

工作流程的标准化需要依靠档案和文件管理标准的统一化，需要统一的著录方式和统一的行业标准，在此，需要档案管理部门同文件管理部门共同协商，制定统一的标准。之前档案部门出台了很多行业标准，但那仅仅是适用于档案行业，标准要随着环境的改变而发生变化，要想在今后的业务系统中实现统一，还是需要通入文件的元素在内，重新制定标准。否则，文档一体化工作永远只能是空谈，在今后技术环境改变后，仍会面临很多问题。办公室要使文件工作与档案工作标准一致化，只能是以源头为开端，对整个文件生命流程进行标准化管理。

四、结语

办公室文档一体化管理目标是实行文件、档案一体化管理所要达到的管理效果，是依据现实需求改善管理手段的指向。本文在已有研究基础和管理现状上加以总结，尝试更加系统化地归纳了文档一体化的内涵，旨在为未来的文档一体化管理提供一定参考。在现今的数字化环境下，不论是办公室人员的档案意识，还是业务环境同档案管理的整合速度都需要加快，打破常规，现阶段的两者统一迫在眉睫。通过制定切实有效的管理制度，实现对元数据的集成，才能更深层次挖掘档案的价值，同时也是文档一体化工作的最终目标。

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