浅谈特大型国企档案的规范化管理

秦振萍

摘 要：国企国内外合作与交流越来越多，当今信息化、数字化、多媒体等新技术快速发展，传统的档案管理需要跟上时代的变革而发展。国企档案不仅要实现规范化管理，更要发挥好档案的服务职能，为企业发展提供帮助和支持。分析档案管理存在的问题，提出改进措施，创新管理模式，适应变革需要，做好新时代国企档案的规范化管理，对于国企的发展具有重要的现实意义。

关键词：档案管理；问题；措施；规范

随着大型国企尤其是特大型国企的不断发展壮大，国内外合作交流越来越多，国企的管理模式正在向网络化、信息化、数字化方向转变；同时，随着计算机网络技术的快速发展和生活中无处不在的计算机、网络技术的广泛应用，信息化、数字化、大数据时代已经来临。这些都给档案管理带来了新的挑战。国企档案管理工作者需要不断改进和创新管理模式，适应发展的变化要求，才能更好地实现档案的规范化有效管理。

一、当前档案管理面临的问题

（一）纸质文件不适应数字化信息化带来的变革

随着大型国企管理水平的不断提高，一体化、国际化、集约化程度越来越高，ERP、OA等大型管理软件都有了大规模的应用，已经普及到日常工作的每个环节。纸质的文件管理模式显然不适应数字化信息化带来的变革；档案管理从以纸质文件为主的方式，转变为为纸质、电子文档等多种载体共存的方式。但是，目前档案管理的信息化水平仍然很低，档案的检索依然主要依靠手工，影响了档案查找利用的效率，一定程度上降低了档案利用价值。

（二）档案编研工作力度不够

档案的编研是档案管理工作的重要组成部分，但是目前档案编研工作非常分散，通常是“谁的业务谁负责、谁的资料谁归档”，造成该归档的没有完全归档，归档的内容尚不完善等等问题的出现。加之，各部门重视程度和责任不明确，造成档案管理内容不全、不规范。

（三）档案信息利用率低

一方面档案编研、收集的不完整，会导致档案缺乏完整的记录，降低了其利用价值；另一方面，档案利用制度不健全，造成有的档案没有发挥其应有的价值，都会导致档案信息利用率低，不能发挥其服务功能。

二、国企档案规范化有效管理的措施

领导重视和主抓主管，是做好档案管理的关键，实现国企档案的有效管理首先要做好顶层设计，落实档案管理的领导责任分工、提高企业对档案管理工作的重视程度，为管理制度的实施做好保障。要对标国企档案管理先进公司先进管理模式，遵循企业发展规律，立足企业实际，做好管理的顶层设计和整体谋划，完善配套措施，增强管理的系统性、整体性、协调性和可操作性。

（一）健全管理机构

健全的档案管理机构是管理工作走向规范化的基础。特大型国企管理层级多，档案繁杂。要做好档案管理，首先要成立以国企主要领导任负责人、下级单位负责人和专业的档案管理人员组成的强有力的档案管理领导小组，全面负责企业和所属企业的档案一体化管理。以加强对档案管理工作的领导，提高档案规范化管理水平，强化档案整体建设，形成档案管理网络，形成各级负责、齐抓共管的管理体制。

（二）制定完善的管理制度并加以实施

完善的档案管理制度是做好档案管理的可靠保障。要制定企业统一的档案管理办法、档案分类规则、档案评价规定、归档文件整理规范等一系列、涵盖档案管理全流程的档案管理制度，使得每一个涉及档案收集、编制、归档、管理等相关的人员都有一个统一的标准来参照执行，使得档案管理的全过程有章可循、有据可依，为规范化管理做好制度保证，使得档案管理工作更具标准化。

（三）建立档案管理纳入绩效考核

制定适应企业特色的档案检查考核办法，制定统一的检查方法和考核标准，并对档案管理采取绩效考核管理，可以推动档案工作的落实力度。从管理上，通过明确档案工作的工作目标和工作标准，可以起到沟通、学习、改进等作用；从激励上，通过奖优罚劣，可以调动和促进档案管理人员的积极性，促使他们更加积极、主动、规范地去完成档案资料的收集、整理、归档、借阅及利用工作；从导向上，以档案工作规范化为绩效考核标准，以考核标准规范工作行为，確立档案工作方向；从监控上，通过绩效考核，对档案工作过程、环节、质量及效率等方面进行监督、规定及考评，获得反馈信息，可有效促进调整和改进档案工作；从约束上，将档案工作纳入绩效考核，与奖罚挂钩，可以对档案管理部门和人员起到较好的约束作用。通过绩效考核，查找并改进、完善档案管理的薄弱环节，最终提高档案管理整体工作水平。

（四）创新管理模式

1.建设并应用信息化的企业档案管理系统

借助计算机网络技术、信息技术和良好的办公资源，开发适应性强的企业档案管理信息系统，实现电子档案和纸质档案一体化管理。档案管理系统既可以自成体系，提供完整的用户档案管理和网络查询服务，也可以与企业自身的OA办公自动化系统相结合，形成更加完善和高效的信息管理网络，高效、完整地实现人们对各种类型的档案资料进行电子化、网络化集中管理，并对其流转过程进行实时的监控。在传统的档案管理基础上实现企业档案管理的信息化和数字化水平，以提高企业档案管理系统的整体水平和查询服务效率，提高企业档案管理的工作效率、自主性和灵活性。

2.实现档案一体化管理

融合国企的文秘制度和企业的档案管理工作，设置文书兼档案管理员岗位，实现对企业文档源头的管理控制，保证企业档案管理工作流程的科学化和合理化。从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性、元数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通、完整性。档案管理的文档一体化，需要文书具有较强的档案意识，在文件流转的过程中及时的做好不同文本的保存和上缴工作；同时，对归档范围有明确的了解，保证文档归档的系统性和完整性。充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、流转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体，达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，同时，档案部门可以摆脱繁琐立卷的工作。

3.提高档案的利用价值

规范档案管理、发挥其应有作用，是做好档案工作的根本目的和中心任务，也是档案工作赖以存在和发展的基础。丰富、齐全、完整的原始资料是形成高质量的档案的前提条件。为保证档案的齐全完整，就需要加强档案征集工作，确保档案原始资料齐全。同时把好接收关，特别注意接收一些有科研价值的专业档案。创新企业档案的管理模式，转变单一的管理模式为信息集中的企业档案管理方式，实现企业档案中的信息资源整合，形成资源共享，提高企业档案管理的开发利用价值，实现企业档案管理工作的最大效益。随着《档案法》等法律法规的颁布实施和对档案重要性认识的提高，查阅档案的人员越来越多，档案工作已成为社会事业中不可缺少的一部分，其重要性不言而喻。

4.加强档案管理的培训与交流

定期不定期集中所属单位档案管理人员，进行档案知识、计算机网络技术、新媒体应用等新知识的学习，提升专业业务素质和计算机信息技术；同时，采取“请进来、走出去”的方式，一方面请档案管理方面的专家上门指导；另一方面，组织档案管理人员到一些模范企业学习档先进经验和业务流程。加强档案管理的交流、检查督促和奖惩，提高从业人员的积极性、激发他们的工作热情，推动档案管理工作水平不断提升。

企业档案是企业发展的直接见证，是企业的一项无形的宝贵财富，也是与企业同步发展的无形资产。档案管理是企业尤其是特大型国企管理工作重要的组成部分，是提高工作效率、创造效益的重要条件，对于企业提高决策能力、科学发展具有重要的现实意义。企业档案管理工作者要加强业务学习，适应快速变革的发展需要，紧跟信息时代步伐，加强档案管理工作的创新，不断利用新技术新方法进行档案管理的探索和实践，从而实现国企档案管理工作的规范性和有效性，为国企可持续发展提供支持和帮助。

参考文献：

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