管理沟通理论视角下的办公室管理工作探析

胡梦蝶

摘要：办公室管理工作存在诸如沟通渠道不健全，沟通信息不完整等问题，应用管理沟通理论能够有效解决办公室管理工作困境。办公室可以通过优化沟通条件，丰富沟通渠道，完善信息库和信息系统建设，强化沟通的双向性和有效性，加强日常管理沟通，促进沟通方案落实，从而提升办公室管理工作效率，达成组织目标，促进组织可持续健康发展。

关键词：管理沟通理论；办公室；管理工作

一、管理沟通理论概述

管理沟通理论就是指一定组织或者管理者为了达成既定目标，而综合应用多样化的沟通方法，加强组织内外部和人员之间的信息传递、资源共享、情感交流和思维碰撞，充分发挥管理职能。简单而言就是以实现组织发展目标为导向，以组织内部成员之间的信息交流为媒介，通过沟通加强管理，提升管理效率的一种有效管理手段。

管理沟通理论萌芽于科学管理中的下行沟通研究，以泰勒、韦伯、埃莫森、法约尔等为代表。法约尔提出了“等级链和跳板”原则，为组织沟通理论的形成奠定了坚实的基础。到20世纪20年代，伴随行为科学的发展，管理沟通理论开始重视非正式组织沟通和文化沟通，强化人际沟通，此阶段以梅奥、明茨伯格和巴纳德等为主要代表，巴纳德提出了沟通渠道全面性、沟通程序规范性、沟通线路便捷性、沟通信息权威性、沟通管理工作严肃性和连续等基本沟通原则。20世纪中叶开始，管理沟通理论进入了革命性飞跃发展阶段，以西蒙、德鲁克、萨维奇等为代表，增强了管理沟通理论研究的国际性和网络性。

二、管理沟通理论在办公室管理工作中的应用

办公室要提高工作效率，推动组织发展，就必须加强沟通，借助管理沟通理论的优势，解决当前办公室管理工作面临的管理困境。在具体应用中要重视管理沟通的策略技巧、全面性、实效性和可持续性等特点。

（一）优化沟通条件，重视日常管理沟通

传统管理工作重视计划性、组织性和权威性，尤其忽视上下沟通联系。因此要加强日常沟通，让组织内部全体成员理解沟通的重要性，树立有效沟通意识，只有這样才能确实提高管理质量。但沟通是建立在一定的物质文化基础之上的，必须加强组织内部的沟通环境建设，更新沟通工具，营造民主和谐的沟通精神氛围。办公室是承上启下，连通内外的中枢部门，要加强与领导阶层和各业务部门之间的联系，还要加强沟通精神文化建设。因此办公室要注重人才培养，定期开展培训，提升工作人员的沟通能力；合理分配工作人员，保障沟通信息传递的时效性、真实性和完整性。

（二）强化沟通的双向性，丰富沟通渠道

传统沟通渠道主要是会议、通知、谈话等，方式局限性较强。伴随信息技术发展，沟通渠道发生了翻天覆地的变化，沟通手段多元化，沟通渠道多样化，沟通时间自由化。计算机信息技术成为了重要的沟通媒介，办公室可以通过企业网站发布管理信息，增强管理沟通的时效性；通过建立微信群、QQ群等疏通组织内部成员之间的沟通渠道，实现领导阶层和下级人员之间的双向沟通；通过互联网手段建立信息交流平台、信息收集和反馈系统，帮助领导阶层了解下级意见，展示沟通成果，改进管理方案，调整管理手段，提升管理质量。其次，还可以创新信息交流方式，如将传统会议“领导定基调，下级仅响应”改为“领导提议题，下级各抒己见”的模式，增强沟通的真实性和有效性。

（三）完善信息系统建设

办公自动化是目前较为普及的信息系统沟通方式之一，是互联网信息技术在办公室沟通管理中的重要应用，因此要不断完善信息系统建设的完整性和针对性。根据企业特点、发展目标、管理职能、实际运行状况进行信息系统的开发与完善，不断优化系统配置，增强互联互通。此外还要重视信息库建设，保障信息库全面覆盖人、财、物等日常事务信息、公文相关信息、绩效考核信息、会议记录等内容，进行分类管理便于存储和查询。

（四）提升沟通结果的落实效率

沟通是为了提高管理质量，促进企业可持续发展，但简单的开会、发文、部署只是纸上谈兵，必须强化沟通结果的落实。从部署、安排到执行都要进行严格的监督审查，对未落实的要探明原因，对落实中的要加强监管，对己落实的要注重效果考评，做到奖惩分明，有理有据。办公室可以按照企业内部实际情况对目标进行分解分配，监督各部门协调互助，按时保质完成任务，落实发展目标。

三、结语

综上所述，在信息大爆炸时代，增强沟通的有效性，发挥沟通在日常管理工作中的作用对于企业的可持续发展至关重要。办公室作为企业管理体系的枢纽，要注重提升办公室全体人员的综合素质，加强实践应用能力，充分发挥管理沟通理论在管理工作中的实际效用，促进企业管理的科学性和有效性。

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