人力资源档案管理的信息化建设探讨

詹少琼

摘 要：单位长期引进人才以及人才流走的过程中产生了一系列的信息资源，对这些信息资源进行归档管理有利于单位更长远、科学的发展。在信息化大数据时代浪潮之下，先进的档案管理理念以及技术被运用到人力资源档案管理领域当中。人资档案管理要突破传统模式的桎梏，并且融入信息化手段创新管理模式。基础设施有待完善、信息化研发力度不高、档案信息化管理工作缺乏有序性等诸多方面是目前人资档案管理信息化构建中存在的短板，从而难以整合人事档案优势。笔者致力于有效合理的填补档案信息化管理工作中的漏洞，着眼于提升工作人员综合素质、加强相关技术研发等方面提出相关建议，以期对这一领域提供借鉴。

关键词：信息化；人力资源；思考

一、现代人力资源档案管理的信息化建设的作用

人资档案在单位中的作用不言而喻，其是单位档案事业良性运行的基础。国际人力资源管理理论认为档案本身也属于单位生存并发展的基础，而对其进行信息化建设则是数据信息时代的要求。这项建设主要具有以下作用：

（1）提高了档案利用效率

在人力资源档案管理中加入信息处理技术，站着科学的角度对人事档案进行处理，可以将“死档案”变废为宝，确保单位健康发展。[1]运用信息手段处理人资档案中的各项数据，与传统人工纸质管理模式有着不可比拟的效率提升。传统档案管理模式只对人事资料进行简单的处理、归纳、备案，利用率相对不高。但随着信息管理技术的逐步引入，信息管理与档案管理的结合得到了社会的广泛认可，档案利用率有了显著提升。

（2）为单位甄选利用人才提供了指引

培养与选拔人才是单位赖以存在的必要保障，而进行人力资源档案信息化建设则正好能做到这点，使得优秀血液源源不断注入单位。信息化档案管理能够在数据上反映不同人才所拥有的潜在特质，以及判断其是否具备胜任相关工作所需的专业技能和理论知识。

二、现代人力资源档案管理信息化建设中存在的困境

（1）基础信息设施有待完善

实现档案信息在单位能有效共享和利用必须依托相应的信息网络为实践基础，而多数单位在档案管理信息化建设中存在着信息网络基础设施滞后的缺陷，其抑制了单位人力资源档案信息合理转化为有效信息共享。[2]虽然我国外部的信息网络已经具有规模性、高效性，但是单位内部的人力资源档案网络前景十分堪忧，单位建立专属内部局域网进行档案管理的情形十分罕见。这一点在小规模企业中特别凸显，由于小规模企业的资金投入小，所以网络基础设施建设普遍不发达。

（2）档案管理信息化研发系统落后

人事档案信息化管理都是以数字化形式存在的，不单单是对人事信息进行整合、提炼，还是对认识信息进行归纳、复制、利用，均要求信息环境程度良好以及计算机配置在网络传输上具有高性能、高效率。笔者根据相关资料进行分析，虽然发达地区的少数单位研发了相关科学、高效的信息管理系统对人事档案进行专门管理，但是由于财力、人力等客观因素的限制，大多数单位使用自身开发的系统形成的档案复杂纷繁。一方面，大部分单位的信息化处理系统老化程度高、技术落后，使用效果并不理想。另一方面，单位对信息化研发这一项目重视程度不高，人力、财力均投入较少。

（3）人力资源档案管理人员与实际需求之间脱轨

人事档案管理事业现在正处于一个信息技术的时代，但是，由于综合素质高、专业能力强的档案管理人员人才匮乏，人事档案管理事业正出于发展滞后的局面。笔者研究相关资料后发现档案管理人员整体素质不高以及人才匮乏的主要原因大体可以概括为两个层面：1.在宏观上，人事档案管理的社会认知没有上升到应有的高度，这一专业领域在社会大众内心得不到较高的专业认同感。不仅使得单位人力资源档案管理人员对自己的发展定位、职业定位、内心定位不够清晰，也导致单位缺乏掌握信息专业技术的优秀档案管理人才。2.在微观上主要原因是自身计算机应用技术偏弱，导致档案工作效率低下。

三、完善人力资源档案管理信息化建设的建议

（1）完善基础信息设施，建设人力资源档案管理信息平台

目前，大多数单位在办公自动化方面得到了基本实现，因此要利用这一起点，将计算机技术和人资档案管理高效、科学结合，將其转换为可以直接使用的信息。同时，要加大对档案管理信息化研发系统这一领域的资金投入和人力投入，建设人力资源档案管理信息平台，其中最为重要的是建设数据库储存系统，这个系统大致包括三个子数据库：第一是知识库，第二是人力资源档案库，第三是数据库。这三个子数据库分别承担不同的人事信息分析。

（2）完善人力资源档案管理人员培训机制、职位晋升机制

首先，在培训机制方面，主要是对档案管理人员的计算机技术以及其他档案整理专业技术进行培训，帮助档案管理人员获取更多的知识。这种做法出发点是为了确保管理人员不会产生厌倦感，在单位内形成良好的学习氛围。其次，不仅要开展岗前培训，还要定期进行相关的考核和再培训。[3]最后，在职位晋升机制方面，主要是针对在单位中知识渊博，颇具人事档案管理经验，对薪酬不太敏感的人事档案管理人员。鼓励该类人员挖掘自身潜力，创新管理模式是构建这种机制的目的所在。

结语

大数据时代，现代的企业、事业单位或者其他单位部门与传统单位部门均有所区别，不论在档案管理方法、单位文化、相关技术水平、社会体制方面都有其独到的特质。而这些基础条件的正好构建了人力资源档案管理信息化探索的“桥梁”。同时，人力资源管理理论、信息数据技术与知识管理理论三者之间的有机融合，能够为人力资源档案管理信息化建设以及创新提供了更好的理论支撑。只有牢牢把握信息技术这一主线，才能使单位在激烈的市场竞争中多元、又好又快、长远的发展。

参考文献

[1] 魏玲，美国人力资源档案管理启示 [J].人才资源开发，2010（7）

[2] 靖敏杰，浅谈人事档案管理信息化建设 [J].华章，2012（35）

[3] 卢艳，基于人力资源管理信息化平台的人事档案管理信息化构建 [J].现代商业，2011（29）

（作者单位：广州市南方人力资源评价中心有限公司）