浅谈档案信息化

刘玲霞

摘 要：档案数字化是一种将传统介质的文件转化为电子文件的技术，本文主要从以下几个方面浅谈档案信息化工作：第一部分为档案数字资源建设，首先对档案数字化的定义作浅要剖析，这一技术是数字档案建设的基本工作；其次从不同角度浅要介绍电子文件管理和数字资源管理，要想让电子信息资源保留时间长久，就必须保证在文件生成与运行中不出问题。第二部分为数字档案馆建设，文中解释了这一概念的基本定义、构成要素和平台建设注意点等，档案信息化管理需要有安全的保障，这就势必要提高档案管理人信息化的管理技能。最终综合全文，笔者对档案化的工作发展做出未来展望。以期在未来的工作中，加强自身能力，更好地为国家档案信息化管理做出自己的贡献。

关键词：信息化；档案管理；云数据

1、档案数字资源建设

1.1档案数字化

档案数字化是一种将传统介质的文件转化为电子文件的技术，这一工作的完成需要多种先进技术加以辅助，比如扫描技术、CCD技术等，这一技术是数字档案建设的基本工作，给档案建设提供了强大的技术支持。这些电子文件最后会以档案数字信息库的形式呈现，要想实现这一任务，中间需要有这数据压缩技术的支持。为实现高效检索，电子文件需要与互联网进行联接，利用局域网，档案的服务功能更加健全，共享性与便捷性明显得到了提升。

1.2电子文件管理

在档案建设中，电子文件与数字档案需要紧密配合，对接默契，而如何有效达到这一目的，是当前亟需解决的问题。电子文件的概念应是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件功能的数字信息，又是以数字信息为技术特征的文件。这样看来，电子文件在某种程度上也属于普通文件。其来源主要有三个方面；第一是办公自动化OA系统里流转的文件；第二是在社会活动中所形成的电子文件；第三就是传统纸质档案转化来的电子文件。

电子文件的管理过程中元数据是非常重要的工具，它可以有效的对电子文件进行安全控制，保障电子文件的真实性、完整性、可读性。元数据有辨别电子文件真实性与保护文件真实性的作用，在数据的生成的过程中，元数据进行了全程的监控。繁多的电子信息之间联系并不紧密，要想建立成一个完整有系统性的结构，元数据在其中便起到了至关重要的作用，一方面，他可以保护电子信息，另一方面，也维护了电子文件的完整。另一方面，从文件集合的层次上看，元数据记录着文件之间的有机联系，从而保证了事务活动记录的完整。第三，元数据保证了电子文件的可读性。

1.3数字资源整理

电子档案与传统纸质文件一样，在建设时也需要对数据进行归类。因此，建立档案目录是首要的工作，通过这一工作，可以有效的控制和排列档案信息，从而增强数字资源建设的有效性和安全性。在整理过程中数字资源的甄选鉴定工作将数字资源的质量提升品质更加方便利用者的检索查阅。

1.4电子信息资源长期存储

要想让电子信息资源保留时间长久，就必须保证在文件生成与运行中不出问题，因此，加强该方面的管理，在一定的管理原则下，制定出相应的管理措施，努力实现管理目标。

1.4.1全程一体化管理原则：

在电子环境中，电子文件的信息存储分散，容易更改，不存在单一的、一成不变的固定载体，载体控制的方法体系彻底失效，需要重新构建以系统控制为核心的方法体系，即通过功能完备的电子文件形成的业务系统、档案管理系统和数字档案馆系统来保证电子文件的真实性、完整性和可用性。这样的方法体系必须做到电子文件形成阶段和保存阶段的全程统一，即实现电子文件形成系统和长期保管系统功能的集成配套。只有电子文件建立了一个完整的管理体系并对电子文件的生命周期做到全程监控与管理，这样才能符合电子文件的特点和管理的基本要求要求。

1.4.2前端控制原则

为了实现统一管理，电子文件管理系统必须得到有效控制，而前端控制很好的地解决了这一类问题。相较于可以永久保存与销毁的末端，前端的功能主要是规划整个管理系统，在文件形成阶段，这些问题都需要得到控制与解决，而处在前端与后端之间的中端，则负责整个管理过程的整理鉴定等。

2.数字档案馆（室）建设

2.1数字档案馆释义

为了实现各级各类档案馆的资源共享，方便人们生活，满足人们需求，国际档案局以及档案信息资源管理数字档案馆建设规程DB32/T1892-2011 都一致提出，应该利用这个大数据快速发展的时代，努力将数字档案加以落实与发展。用以前的实体档案馆代替现如今的虚拟档案馆，是人类社会的一大进步，数字档案馆利用充分的档案信息资源，通过采集、加工、存储、管理等一系列步骤完成对档案的规整工作，现代信息技术给数字管理提供了这样的可能性与机遇。因此，数字档案馆是智能的体现，是一种新形式。

2.2 數字档案馆构成要素

2.2.1 基础设施设备

为了完成数字档案建设，中间需要有基础设施给予支持，而在基础设施建设中，构建网络环境起到了按重要的作用。同时，配置硬件设备也是其中重要的一部分。这二者缺一不可。

（1）网络环境的构建

档案管理中的网络除了必须依托于互联网之外，局域网与政务外网也是重要的组成部分。这三者共同承担了共享信息资源的任务，为档案资源的安全与有效运行提供服务。局域网的构建主要是各部门信息资源的互通，使数字档案在一个局域的平台对日常的办公活动，档案资源的“收集、管理、保存、利用”的管理，是数字档案馆的基础平台；电子文件中不乏涉及机关单位，这一类信息传输需要依靠政务外网，相对于面向公众的互联网，它承担着传输保护党政政务方面文件的任务，而不仅仅实现为了实现资源共享。

（2）硬件设备的配置

数字档案馆建设需要有硬件设备进行支撑，其中的设备除了有网络、存储之外，数字化与终端设备也起到了关键性的作用。服务器的配置取决于数据规模用户数量及访问量等参数；网络设备结构复杂，它包含内容众多，比如传输介质、集线器、交换，而路由器与光电转换作为其中的媒介，更是必不可少的；存储设备主要包括磁盘、光盘、磁带等；数字化设备包括草苗裔、数码摄像机和照相机、非线性编辑系统等；输入与输出是终端的必备，所谓输出设备，是指可以将信息传递出去的物品，通常包括打印复印机，PC端等。

数字档案馆的运行效率与硬件设备的配置息息相关，在数字档案馆建设中硬件设备的建设与投入应该占总投入的半数以上，由于所有的硬件设备在不断的更新换代，并且由硬件设备所引发系统故障与数据是灾难性的，所以在硬件设备的配置上的投入是一个连续不断的过程，也是在整个建馆过程中占有非常重要的地位。

2.2.2 数字资源数据库

档案资源数据库类别清晰，结构简单。其中的目录数据库在目录页呈现，其重要性不言而喻，其科学性直接导致了使用者检索的速度。因此，在设置这一环节时，应考虑多种因素。除此之外，内容数据库也意义重大，它包含了很多重要信息，比如平面数据、数字化电子文件等，这些数据价值与意义都异常特殊。最后，元数据库也发挥了重要的作用。元数据数据库是电子档案重要依托，是系统最原始不可修改的数据，它与内容数据库建立了一种持久的联系使得电子档案更加安全稳定。

2.3档案信息管理平台建设

2.3.1应用系统建设

档案信息管理平台包含的业务较多，不管是电子文件的收集管理还是保存利用，依托于数字档案馆里系统，应用系统都进行了一一的完善，这一建设的完成，充分体现了数字档案馆的成果。应用系统的建设是根据各类信息化需求在融合档案信息资源与办公自动化系统对档案信息化系统软件功能的设计，丰富检索手段，改善检索效果，更加便捷与使用者与信息资源的使用率的提高。

2.3.2服务平台

数字档案的服务对象有其特殊性，因此，安全保障是必须要考虑到的，在网络设计的环境中，我们应该实时注意网络环境变化，局域、政务与互联网三大网络应紧密配合，形成综合管理，共同建设数字资源平台；首先，局域网的档案综合管理平台容纳全部的档案信息资源，它是对日常的业务与核心资源的管理；依托于党政机关用户，在建设政务外网时，考虑到数据的价值性与保密性，应该对数据再加以优化处理，最后实现资源的共享。

2.4档案信息化管理安全保障

我国逐渐对档案信息化管理加以控制与管理，数字化档案馆（室）作为其中的代表，发挥了重要的作用。档案馆是否可以持续稳定发展，在一定程度上是由安全性决定的。安全保障方面，大致可以从两个方面进行介绍。一方面立足于管理的安全问题。信息化管理的安全性首先是软硬件的安全问题，现代科技的发达信息管理过程中会遇到病毒、木马等程序破会性地入侵，这样就需要档案馆（室）可以严格遵守管理制度，在运作时实行安全认证、防火墙以及异地灾备等的制度。第二方面就是档案信息化管理的保障問题；为了安全进行管理，其保障内涵也涉及多方面，比如机制上的，人力与资金上的等等。之所以进行这么多程序，就是为了避免数据出现丢失毁坏等各种意外。同时，在保存时间上，也正在采取措施，延长时限，保证其稳定发展。

2.5提高档案管理人信息化管理技能

在科技与时俱进的现代，数字档案馆（室）建设需要管理人员即熟悉档案管理业务，又精通网络服务、电信技术应用的复合人才，这相对传统档案馆的管理人员的基本素质要求有所提高。这样就要求档案管理人继续学习增加自己的对科学文化、管理技能、电子信息等方面知识的掌握；培养档案管理人员在信息化技术与档案管理工作的知识技能，寻找其相关性与信息技术应用能力；组织管理人员接受再教育，提高自己的专业知识素养；积极参加档案工作者的学术交流活动，保持钻研的科研精神，对学术的研究与档案业务要进一步的探讨，从理论到实践提高档案管理工作的效率。

3.档案信息化工作发展展望

伴随互联网的迅速发展，根据数据检索与记忆功能，人们在无形之中便已经泄露了自己的相关信息，让自己成为了“被操纵”的对象。不得不承认，大数据悄然地改变着我们的生活与习惯。此时，档案展现了他们自己独有的优势。

如今云计算发展迅猛，虽然发展得并不成熟，但在一定程度上，也给档案管理提供了新的契机。云的灵活性与变通性很强，随着互联网不断发展，云的自动化与智能化也在不断升级，在这个虚拟化的世界里，云拥有了对这一方面的掌控与主动权，伴随需求的不断变化，云也可以进行不断的调整，从而进行资源再享。

云端有三类。首先是公有云，它大多以交易的形式存在，即供应商将云空间租出去，租用期间，给予正常的云服务，它的特点是方便快捷，因此也成为人们日常生活的常用程序，邮件以及企业管理等运用的大多都是这种形式的云端。其次就是私有云，它是由一个租户箱供应商租用云空间，独自享有云服务的所有优势，但是私有云就需要用户对它进行控制与定制，由于获得对云的控制权，所有很多公司把他们的数据中心至移私有云，在其中运用企业核心应用，这些应用是企业独特竞争力所在，比如研究、制造、供应链管理等。混合云端时是在私有与公有的基础上建立的，它完美地结合了二者的优势。除此之外，其灵活性较强，这就保证了在用户需求不明确的时候，它仍然可以持续的运作，开发出具有创意的应用。在将来档案信息化管理中，不同种类的云将让不同所需者得到无法想象的便捷。

4.结束语

本文通过对档案信息化的定义介绍、基本工作内容构成，平台建设注意点等方面的阐述，最终综合全文笔者做出未来档案工作信息化的展望。在科技与时俱进的现代，数字档案馆（室）建设需要管理人员即熟悉档案管理业务，又精通网络服务、电信技术应用的复合人才，这相对传统档案馆的管理人员的基本素质要求有所提高。档案展现了他们自己独有的优势。如今云计算发展迅猛，虽然发展得并不成熟，但在一定程度上，也给档案管理提供了新的契机。因而作为档案行业从业者，增强自身专业性，定期参与培训，提高自己的专业知识素养是非常重要的，除此之外还应该积极参加档案工作者的学术交流活动，保持钻研的科研精神，对学术的研究与档案业务要进一步的探讨。相信在未来的社会发展中，档案信息化工作必将更上一层新台阶。

参考文献

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