基于ERP系统环境下的企业内部控制研究

李燕

摘 要：随着信息化技术在中国企业的实践和运用，ERP系统在越来越多的企业内部控制中得到广泛应用，目的在于规避风险，对企业进行高效管理和控制，实现企业的战略目标。本文从ERP系统和内部控制的概念出发，研究在ERP环境下如何完善企业内部控制系统，对企业的内部控制管理提供建设性的意见。

关键词：ERP系统 内部控制

中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2018）08（c）-178-02

1 ERP系统概述

1.1 ERP系统的定义

ERP系统是企业资源计划（Enterprise Resource Planning）的简称，是指建立在信息技术基础上，集信息技术与先进管理思想于一身，以系统化的管理思想，为企业员工和决策层提供决策手段的管理平台。其核心思想是供应链管理，它跳出了传统企业边界，从供应链范围去优化企业的资源，优化现代企业的运行模式，反映市场对企业合理调配资源的要求。它对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力有显著作用。

1.2 ERP系统的发展概述

ERP系统的发展经历了四个主要阶段，包括20世纪40年代的订货点法；60年代时段式MRP，也称基本MRP阶段；70年代的闭环MRP；90年代的ERP系统，最终发展成为如何有效运用和管理企业资源的管理思想。

1.3 ERP系统在企业管理中的优越性

ERP最大特色便是整个企业信息系统的整合，对企业的信息进行整合、实时、动态管理，通过模块化的设计方式，提高企业数据储存量和精准度，大力提升了企业对内外环境的应变能力。

2 内部控制概述

2.1 内部控制的概念

由美国注册会计师协会、财务执行官协会、国际内部审计师协会、管理会计师协会组成的委员会（COSO）及美国会计学会发布于1996年修订的纲领性文件《内部控制——整体框架》，应该是内部控制最为完整的概念表述，即：内部控制是由企业董事会、经理阶层以及其他员工实施的，为相关遵循性的法律法规、经营活动的效率和效果、可靠性的财务报告等目标的实现而提供合理保证的过程。控制活动、风险评估、监控、信息与沟通、控制环境等五个相互联系的要素组成了内部控制整体框架。

2.2 内部控制的发展概述

内部控制经历了5个阶段，包括20世纪30年代的内部牵制理论阶段；20世纪40～70年代的内部控制系统理论阶段；20世纪80年代末的内部控制结构理论阶段；20世纪90年代的内部控制整体框架理论阶段；21世纪初的企业风险管理整体框架理论阶段。

内部控制的研究和实践在我国起步较晚，直到2008年发布的《企业内部控制基本规范》，才算是建立了我国内部控制的基本框架并且明确了基本要求。

3 如何在ERP系统下，建立健全内部控制系统并有效运行

3.1 完善内部控制环境，为在信息化系统下建设内部控制制度创造良好的氛围

控制环境是内部控制其他四个控制要素的基础，在ERP系统下，内部控制的目标和基本要求并未发生改变，仍然是保障企业合法、合规经营，保卫资产安全保证财务报告及相关信息完整、真实，促进企业实现战略目标。但内部控制信息的处理方式发生了很大的变化，向着更精确、更快速的方向转变。

3.1.1 明确划分责权利，为ERP系统下建立内部控制制度提供支持

企业的决策层、管理层、执行层在责权利上的划分要明确、清晰，确保企业中各个成员知道其应承担的责任以及所负责的活动；知道他們作出哪些行为能够被接受、哪些行为不被接受。企业的高层给予ERP的实施充分的重视，并促使企业的组织结构向扁平化转移，减少控制的层级。

3.1.2 加强员工培训

ERP系统把员工从繁琐重复的劳动中解放出来，但是人员的素质和技能会影响ERP系统的实施效果，需要对员工进行全面的培训，在思想上树立以ERP系统为核心的内部控制意识，消除部门之间的信息壁垒，提高信息内部流通速度并保持有效性；在技能上大力提升员工的业务素质，从而改善ERP的实施效果，使企业的经营决策更加高效和快速。

3.1.3 健全监督机制

为保证信息的有效沟通和内部控制的有力执行，应建立预算控制和内部审计相结合的监督机制，保证每个流程、每个岗位、每个员工都处在有效的监督之中。

3.2 加强ERP系统下管理层面的内部控制

3.2.1 企业战略和组织结构的控制

ERP系统是针对企业整体开发的信息系统，将企业的整体流程都纳于其中，实现了企业资金流、物流、信息流的整合，这需要结合企业的战略规划，对企业流程进行梳理和再造、对原有的流程优化；企业实现资源共享和统一管理。流程化能将控制责任落实到每个员工，最大限度的发挥员工的工作积极性和责任心，强调相互之间的合作；组织结构由金字塔向扁平化发展，控制的层级减少了，沟通更加简单、快捷，管理更加高效。

3.2.2 企业文化的控制

ERP系统的实施需要对员工特别是核心管理层进行培训，提高员工对ERP系统实施内控的接受度，同时让他们了解ERP系统实施的详细信息， 使他们具备实施ERP的基本操作技能，更好的实施信息化内部控制。各部门要打破条块分割，实现资源共享，企业内部的合作更为紧密，信息传递更加及时、准确。

3.2.3 人力资源的控制

传统的数据录入方式为手工录入，在ERP下系统会自动对数据进行记录、储存，数据库中储存的数据自动生成各类凭证、报表，传统的纸质文件档案越来越弱化，这种方式有很多的优越性，但系统内员工对数据篡改窃取的可能性大大增强，因此对企业的员工管理提出了更高的要求，企业应该建立定期评估、岗位轮换、职业培训等制度，对人员的成绩、表现、问题等进行考核，不仅要提高人员有的业务技能，还要培养员工良好的职业道德和工作态度，最大程度的发挥每个员工的积极性。对员工的角色和相应的权限有详细的记录和跟踪，关键岗位的人员应签订保密条款，明确其保密法律责任。

3.3 加强ERP系统下业务层面的内部控制

（1）授权控制。

为保证企业的资金安全和效率，可引入电子支付银行与ERP系统对接，在支付审批方面，采用分级授权管理方式，管理者可以在授权范围内浏览相关信息，查询供应商、客户的资金来往情况，根据管理需要导出相关财务报表。

ERP系统要严格规定所有用户的使用权限，并对用户的密码进行定期修改，确保安全，同时，使用信息跟踪功能。保证所有用户不论通过何种方式接入系统，使用何种模块都将被系统自动记录，同时，采取软硬件的双备份原则，以保证数据安全，防止信息丢失。

（2）合同及系统操作控制。

合同可以附件的方式，与企业的采购单、销售单、出入库单等一一对应，在ERP环境下的数据输入过程中，各部门职位设置应遵循内部控制中的不相容原则。数据、文件信息保管独立设置工作权限，防止有人恶意获得、存取ERP系统中的关键信息。特别是会计信息部门应该设置独立的监督、控制职能，以保证数据的正确性，防止遗漏、损失、疏漏或者不当。

（3）内部信息传递控制。

进入ERP系统的信息必须是经过审批的客户、供应商资料，以及经过审核的合同订单等，以保证输入的信息确凿无误，这样可以保证输入的信息真实、准确，以免产生错误决策；信息在内部的传递应有期限控制，经授权的人员应该在规定时间内完成复核或审批，以保证传递信息的及时和有效；严格规定进入ERP系统的人员权限，对机密信息的掌握者都应承担保密责任。

（4）全面预算控制。

将年度预算导入ERP系统中，每月可根据企业的实际情况，生成差异对比报表，进行预算执行差异分析，分析数据可供决策者使用。

4 在ERP系统下建立内部控制的机遇和挑战

4.1 ERP系统下建立内部控制的机遇

ERP作为针对整个企业的信息系统，将企业运转的所有流程都纳入其中，大大的提高企业内部控制能力，满足了企业整体管理的需要；ERP系统会记录企业所有业务的数据和记录，最大程度减少或者避免了信息的遗漏，对企业的经营管理可以提供更加准确全面的信息记录，让管理者更好的了解企业的资产状况、经营成果和现金流量；ERP系统将企业的供应商到最终端用户完全联系起来，消除了数据和报表采集的滞后性，大大提升了管理决策的效率和可靠性。

4.2 ERP系统下建立内部控制的挑战

但是任何事情都有得有失，ERP系统在给企業内部控制带来革命性变革的同时，也给企业的内部控制带来了不利的一面，随着ERP系统自动录入功能的出现，企业对于传统的纸质文件、凭证、档案的需求越来越小，逐渐出现了无纸化办公的趋势。这种没有纸质证明文件以及交易痕迹的电子档案给内部控制带来了新的风险。比如后台数据可以较容易的进行篡改、通过植入木马病毒远程控制等；加之电子文件的保存具有脆弱性，首先，电子文件载体的变质、误操作等情况的出现，会导致会计信息的丢失；其次，电子文件由于数据集中处理，会使得系统内员工的破坏能力大大增强，一个具有较高权限的员工就可以轻松的对电子文件进行破坏或者进行窃取。但ERP系统并不具有传统会计的复核牵制机制优势，其对信息的处理是在业务开始的时候就开始进行程序化操作，而业务完成时也代表着信息处理过程完成了，这种方式改变了按步骤进行的传统会计工作模式，那么传统会计循环中的后一个步骤对前一步骤进行审核复查的控制过程就消失了，而只是进行了数据的存储，并依靠存储的数据自动生成财务报表。

5 结语

从以上分析可以看出，应用ERP系统对于企业内部控制可以说是一把双刃剑，既是机遇，也是挑战，企业应加深对ERP系统的认识，在防范风险的同时充分发挥ERP系统的优点，对企业内部控制进行改进与完善，降低企业风险并不断提高运营效率。

参考文献

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