浅谈企业档案管理与时俱进的重要性

张延华

【摘 要】文章通过分析现今企业档案的3种不同管理阶段的特点及其对企业发展的不同影响，阐明企业档案管理与时代发展同步及与企业发展同步的重要性。同时，提出了加强档案管理的具体策略。

【关键词】实体管理阶段；信息管理阶段；知识管理阶段

【中图分类号】F27 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2018）03-0238-02

0 引言

档案管理的整个历史发展进程分为3个阶段：档案实体管理阶段、档案信息管理阶段及档案知识管理阶段。每个档案管理阶段的侧重点有所不同，对档案管理的认识也不相同，因此本文对这3个阶段的特点进行分析，并阐述每个阶段对企业发展所起到的不同作用，阐明企业档案管理必须与时俱进的重要性。

1 档案实体管理的特点及其对企业发展的影响

档案作为有价值的信息资源和重要的企业资产，在企业管理中的地位越来越重要，并且发挥了积极的作用。随着科学技术的发展，档案管理方法也发生了变革，档案的科学化和规范化越来越受到重视，同时档案管理还要注重与企业的同步发展。现今，仍有不少企业档案工作理念还停留在20世纪80年代前普遍采用的档案管理模式，即档案实体管理阶段。采用档案实体管理方式的企业，档案管理工作的侧重点在于“六个环节”，即实体档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用。档案管理工作的目是实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用。档案实体管理主要手工方式完成档案整理、检索、利用等各项工作。也有一些企业虽然已经开始采用计算机等信息技术辅助管理，也着手开展了信息化建设，但缺少总体规划，难以在经济发展的同时建设一套与企业发展与时俱进的、规范的、科学的档案管理体系，这样使得档案管理的发展与企业的发展慢慢地拉开了距离，最终导致档案的价值无法体现，也无法发挥其规避和抵御各种风险的作用。这种落后的档案管理理念导致档案管理人员对档案工作极不重视，档案设施配备不足且配备落后；档案人员专业素质偏低，人员流动频繁；档案管理制度不健全，工作流程不具体、不科学等。档案管理被当成只投入不产出的包袱，使其在企业发展中形成可有可无的尴尬局面。一般来说，采用档案实体管理方式的企业，其本身的信息化建设水平很低，企业信息管理往往采用事后管理模式，对企业信息的产生、处理、传递、留存没有形成行之有效的管控制度，信息利用的效率较低，常常使企业的计划、指挥、决策、生产等各项工作的信息共享程度低、互不沟通，降低了企业的信息利用率，同时还会出现企业管理混乱的局面，在某种程度上提高了企业的投入，而且在市场竞争如此激烈的今天，降低了企业的竞争力，最终导致企业难以生存。

2 档案信息管理的特点及其对企业发展起到的巨大作用

随着计算机技术、网络与通信技术、数据库及多媒体等技术的日渐成熟和普遍使用，企业开始越来越重视档案信息资源开发工作，这给档案和档案管理的发展带来革命性的影响。这些企业已经把档案信息管理的要求和具体实施渗透到企业活动的方方面面，档案管理已从实体管理阶段进入信息管理阶段，并因此带来巨大的经济效益。2000年欧盟估计，欧盟各国政府以电子档案为主体的信息资源蕴涵了4 700亿欧元的价值。在组建上海石油天然气公司时，上海海洋地质调查局的参股为东湖油气田勘探阶段的档案资料，将这些档案资料估值1.2亿元作为股份参股。在非洲的中国企业，以知识资产的名义将档案带回国内。

进入档案信息管理阶段的企业，有统一的档案归口管理部门，档案设施配备充足，档案设备先进，档案人员专业素质高，档案队伍稳定，档案管理制度健全，工作流程具体、科学。这类企业其本身的信息化建设水平较高，能对档案信息进行独立管理，便于企业对这些信息的加工和利用，培植企业的信息资源，为企业的决策建议提供支持，这也是导致作为信息资源的档案所带来的价值和所起的作用越来越凸显的重要因素。这类企业由于建立了行之有效的信息管控制度，信息利用效率很高，决策的前瞻性很强，在风云变幻的激烈市场竞争中能够主动出击而不是被动转变，不仅能很好地立足、生存，并且也能持续不断地做强做大。

3 档案知识管理的特点及其对企业发展的重大意义

21世纪是知识经济的时代，档案这种知识资源直接关系到企业的发展和决策的制定，因此档案知识管理越来越受到重视，并且已经成为档案管理工作的一个创新点。一些企业已经率先开始推动本企业档案管理由信息管理阶段逐步进入知识管理阶段，此举在增强档案机构生存能力和面对未来的竞争能力的同时也进一步提高了企业的市场生存力和竞争力。采用档案知识管理的企业，既看重知识创新，也看重知识服务，并推动档案部门积极参与企业的知识创新与知识服务。这一阶段管理的重点是通过重组档案知识，实现档案知识的共享和创新，并且根据实际的档案管理需求构建灵活的档案管理知识服务体系，将档案管理的重点由档案实体、档案信息落实到知识库的建立。

档案知识管理阶段注重文件形成之前的提前控制，并对文件实施全过程进行管理，企业的管控能力进一步增强，工作精细化程度进一步提高。对文件采用侧重于职能、业务和风险分析的宏观鉴定方式，可以极大地提高鉴定效率与质量，以最快的速度抓住有价值的信息，对利弊得失的评估高效、科学。在风云变化的市场竞争中，速度就是金钱、效益，谁抓住有用的信息快，谁的市场分析精准度就高，掌控市场的敏锐度强，谁就会成为市场竞争的领跑者。

4 档案管理的具体策略

4.1 完善档案管理的制度

通过完善的档案管理制度对管理工作进行指导和规范，这样才能更好地落实档案管理工作，提高档案的利用效率。在档案管理的过程中，档案的收集和整理工作是基础。企业要先制定完善的档案管理制度，根据要求对档案进行整理和归档，收集档案管理中涉及的文件，并且每份档案都要加盖公司的公章，根据分类方法将归档的文件组成案卷便于档案的保管和利用，根据时间先后顺序排列，逐页编号，最终形成规范、完整的归档文件。确定档案的密级，对于一些需要特别保密的档案，需要加强工作人员的保密意识。

4.2 实现档案管理的现代化

档案管理是一项繁琐的工作，因此在企业档案管理过程中，需要工作人员具有良好的职业道德和责任心，注重计算机网络知识的学习，利用现代化的信息技术对档案进行整理，形成档案资源信息库，提高档案管理效率，达到事半功倍的效果，最终实现企业档案管理的现代化。

4.3 加强档案保密意识，使档案管理水平不断提高

在企业档案管理过程中，档案保密是档案管理的关键部分，由于档案可能涉及企业知识产权的相关内容，尤其是一些科技档案和会计档案直接关系到企业的竞争力和经济型效益，事关党和国家的根本利益，因此应该加强档案保密工作，降低档案的丢失率和泄密的发生率，同时加强档案管理工作人员的保密意识。

4.4 不断提高档案管理人员的业务素质

档案管理的人员的业务素质直接关系到企业档案管理工作的水平及成效，因此需要不断提高档案管理人员的业务素质。首先，加强思想教育培训，使档案管理人员意识到档案管理工作的重要性，意识到自己工作过程中的不足，主动学习；其次，从企业档案管理的具体需求出发设置培训内容，让工作人员掌握更先进的理论知识，同时还要学习《档案法》，加强档案规范化管理的宣传教育，只有这样，才能不断提高企业档案管理工作的成效。

5 结论

企业的发展水平和市场竞争力与企业档案的管理水平息息相关。档案管理水平越高的企业，其规模就越大，市场竞争力就越强，反之，档案管理水平越低的企业，其规模就越小，市场竞争力就越弱。由此可见，企业档案管理必須与时代的发展、与企业的发展同步。企业要想在竞争中生存和发展，就必须顺应时代的发展，高度重视档案管理工作，促使档案管理由实体管理向信息管理并最终向知识管理转变，科学有效地管理好企业信息资源，并发挥其在企业活动中应有的支撑作用。

参 考 文 献

[1]赵林霞.浅谈企业档案信息管理开发与利用的重要性[J].科技创新与应用，2012（17）：280.

[2]史晓仙.浅谈新形势下的档案管理工作[J].办公室业务，2015（23）：73.

[3]陈静.浅谈如何做好档案管理工作[J].科技与创新，2016（18）：58.

[责任编辑：高海明]