基于OAIS的高校数字档案管理平台设计方案

张楠 孙伟

摘 要：本文通过建立基于OAIS（Open Archival Information System）的高校数字档案管理平台，来完成高校各类档案的网上移交、归档、整理以及档案信息的安全存储和查询服务。实现高校档案的信息化管理，建立现代化的高校数字档案馆。

关键词：数字化档案；开放档案信息系统；业务管理；信息服务

中图分类号：TP311.52；G270.7 文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2018）03-0147-03

Design Scheme of University Digital Archives Management Platform Based on OAIS

ZHANG Nan1，SUN Wei2

（1.Comprehensive Archives of Qingdao University，Qingdao 266071，China；

2.China United Network Communications Company Limited Qingdao Branch Office，Qingdao 266071，China）

Abstract：In this paper，the digital archives management platform based on OAIS（Open Archival Information System）is established to complete the transfer，archiving，collation and security storage and inquiry service of various archives in Colleges. To realize the information management of University archives and establish a modern digital archives in Universities.

Keywords：digitization archives；open archives information system；business management；information service

0 引 言

档案工作是现代高校工作的重要组成部分之一，一流的高校应该配备一流的档案管理。本文基于开放档案信息系统（Open Archival Information System），建立了一套综合性的高校数字档案管理平台，以实现档案的数字化、信息化管理。该档案平台可以提供T级海量数据的存储、检索功能，在保证系统安全性、数据完整性、准确性的前提下，实现了档案数据的采集、管理、利用的一体化和自动化，满足了各部门在线或通过介质移交电子档案、纸质档案的需求。实现了各类归档文件的数字化存储、移交、存档以及方便直观的档案查询服务，并利用信息发布技术为学校领导和各部门的管理、决策提供了可靠依据，达到档案管理现代化水平。

高校数字档案管理平台基于OAIS，即开放档案信息系统（Open Archival Information System），是一项旨在为基于长期保存目的的信息系统建立一个参考模型和基本概念框架，以实现信息系统中数字信息的长期保护和可存取。OAIS是由美国空间数据系统咨询委员会（CCSDS）制定的标准，2003年最终作为ISO的标准（ISO 14721：2003）颁发[1]。高校数字档案管理平台以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，以高速宽带通信网络为技术设施，通过计算机互联网络有序处理和集成管理在结构各异的多种信息平台上产生的多样的电子文件、档案以及其他信息来实现档案信息资源超大规模、分布式和可扩展的跨库共享[2]。

1 系统总体设计目标

数字档案管理平台以总体性、安全性、分布性、开放性和可延展性为设计原则。将高校涉及的党群类、行政类、外事类、实物类、科研类、基建类、设备类、教学类、财会类、产品类、声像类、出版类和人物类等十三大类档案统一在一个平台上进行管理，实现网上档案信息的移交、管理、传递和浏览。为集中管理学校内部各类档案资源打下良好的基础，同时能够满足对新增档案类型管理的扩展性需求。系统实现分布式易购数据的集成管理与资源共享，更好地完成电子文件的网络化接收。根据相关档案开放性的特点，提供高效、安全、便捷的网络化查询利用服务，并根据不同的权限得到不同的信息资料。通过建立高校数字档案平台，实现各种档案信息的存储、移交、存档和利用，按照高校档案标准进行数字化档案信息的输入、编辑、浏览、验证和接收，确保数据长久保存。通过对档案、资料、网上信息、现行文件等信息的管理和整合，充分“激活”各类馆藏信息，并实现“一键检索”，发挥高校档案馆作为信息资源存储基地的作用。

2 系统功能划分

数字档案管理平臺可以对各学院、部门上传的档案信息资料进行网络化传输、存储和专业化管理，并且可以通过网络对已存档的信息资料进行直观的检索查询，大大提高了档案利用的质量和效率。通过平台的实时安全监测系统监控数字化档案资料的流转过程，在很大程度上提高了档案管理的安全性和保密性。系统功能如图1所示，主要分为三大部分：档案业务部分、信息服务网站和系统设置部分。

系统设置部分主要提供了一套系统的配置工具，可以针对不同种类的档案管理需求和规范，配置符合要求的档案管理系统，可配置的内容包括：系统权限的配置、档案管理架构的配置、档案整理规则的定制、对数据及用户使用的维护和设置工具。系统设置部分可以通过定制实现，并能根据管理规范和制度的改变，随时对已有配置进行灵活调整，用系统保障使用人员对规范和制度的执行，保障档案的业务流程的有序进行。

将档案业务和系统的设置功能分开，就可以针对不同使用者的需求，将档案业务部分的使用和操作设置的简单方便，使非计算机专业的人员可以轻松掌握系统，同时可以将用于专业人员的系统设置功能做成一个档案管理平台，为专业人员提供一个功能强大的定制工具包，这样系统就实现了功能性和易用性地完美结合。

档案业务管理是平台的核心基础功能，在此基础上進行各个维度的延展，拓展为“信息、数据、图像、想象、态度、价值观以及其他社会象征性产物”，成为各种经验的总和，由此实现知识资源的管理。在设计时要充分考虑知识资源管理的发展趋势，因此在系统功能中更加侧重于文件的收集整理和开发利用以及各种知识管理方式和结构定制工具的提供，为知识资源管理提供了技术手段。

3 系统架构

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档案管理系统采用SOA架构，采用Java平台作为应用平台。SOA架构的强大和灵活性给整个平台建设带来了巨大的好处。若是将档案某部门的成分抽象出来，并将其功效以粗粒度的状态来体现，档案馆内部或授权的某些用户就能够获得这些功效，而没必要研究后台实现的细节。采用多层结构建立数字档案管理平台，系统的逻辑架构如图2所示。

整个逻辑架构从下到上可以分为3个部分：物理层、系统软件支撑层和应用层。物理层包括基础网络、服务器和存储装备，是全部档案资源共享体系的根本物理平台；系统软件支持层包括操作系统、数据库等，提供工具软件、应用软件等的运行和操作平台；应用层是需要开发的档案信息资源共享系统，它在逻辑上可以分为多个层，每层包含一些特定的功能模块。

分析以上模型，从数据流和信息存储的角度进行如下论述。数字档案信息资源的存储采用“档案数据库+全文检索库”的模式。档案相关的文件信息存储在档案数据库系统中，形成系统的核心存储资源；纯数字化的档案原文和目录信息等构成全文检索系统的索引库，放在全文检索系统中。系统将关系数据库中的目录库和全文检索库与数字档案文件进行关联，共享电子原文，就可以形成方便存储、管理和利用的数字档案存储结构。系统通过数据采集来形成标准规范化数据，并分别存入关系型数据库和全文检索库中，最终通过应用系统提供信息服务。可以使用档案“信息服务”模块来完成对档案结构化数据的检索查询，同时也可以使用全文检索功能对全文信息进行检索利用。

4 数字档案管理平台的安全性

档案管理系统具有多用户、资源共享、分布式处理的特点，其安全性直接关系到档案管理系统运行是否正常，所以建立完善的安全体系显得尤为重要。系统的安全体系结构模型如图4所示。

本系统由若干层软硬件结构组成，通过对硬件基础、网络、操作系统、数据层几个层次进行全面地考虑和设计，针对不同的层次特点采用了不同的安全对策，并通过验证、访问控制、数字加密等手段提供安全保证。由于档案信息数据在安全性方面的严格要求，我们从系统登录安全、用户身份角色以及文件展示时的防扩散等方面进行了安全控制。用户登录后，系统主要从权限方面来进行保障。功能权限主要制约用户访问系统的广度范围，而数据权限则限制用户对数据使用的深度层次。二者联合使用，使体系权限控制加倍严密。该系统支持多种网络安全技术，比如权限管理、防火墙、防病毒和安全协议等。既可以保证档案馆内部正常工作，防止外界非法侵入，又为本系统内部网的使用者提供了访问外部信息的条件。

图4 安全体系结构模型

5 结 论

高校数字档案馆的建立是国家数字化信息基本工程，也是高校档案馆作为社会文化设施延伸为信息服务业的有效实现形式。高校数字档案管理平台是现代化高校数字档案馆的重点和技术实现平台，它是一个数字信息化合集，把高校各类档案信息的数字化，并将存储、管理、利用和发布等功能高度集中，最大限度地利用这些信息。这种平台实现分布式异构数据的共同管理与信息利用共享，能够更好地完成各类档案文件的网上归档接收，大大提高了档案工作的效率和服务质量，同时保障了档案信息的安全性。目前，我们以数字档案管理平台为核心，建立现代化的高校数字档案馆，为进一步实现智慧型档案馆打下了良好的基础。

参考文献：

[1] 章燕华，刘霞.OAIS参考模型：数字资源长期保存的概念框架 [J].浙江档案，2007（3）：38-42.

[2] 董海燕，任增瑶.数字档案馆建设初探 [J].档案与建设，2014（11）：81-82.

作者简介：张楠（1975.07-），女，汉族，山东济南人，副研究馆员，硕士研究生。研究方向：档案管理；孙伟（1975.08-），男，汉族，山东胶州人，工程师，硕士研究生。研究方向：通信工程。