大数据环境下企业档案信息资源开发利用

韩颖

【摘 要】随着科学技术的飞速发展，计算机技术、互联网技术的应用愈发普及，云计算、云存储等技术也得到了极大的开发，人们获取信息的方式更加多样化，数据的获取更加快捷，大数据时代已经到来。大数据为人们带来极大便利的同时也使竞争更加激烈，而企业中具有重大价值的信息往往存在于其档案中，因此企业档案信息资源的开发与利用至关重要。要明确企业档案信息资源的重要意义，发掘其中存在的问题，并对其进行有效的完善与改进。

【关键词】大数据；企业档案管理；企业管理；信息化建设

【中图分类号】F272；G270 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2018）05-0250-02

大数据时代最明显的特征为数据信息的海量化，同时在计算能力、数据形式、数据价值等方面均得到了巨大的提升，大数据时代的到来对社会的各个方面均产生了巨大的影响，在企业档案信息资源的管理方面也不例外。习近平总书记曾对档案工作做出评价：宝贵经验与惨痛教训的总结、社会发展规律的充分认知、国家的可持续发展均离不开档案资源的科学管理、有效开发与合理运用。其重要性不言而喻，因此大数据时代下，企业档案信息资源的开发利用需要充分利用大数据为其带来的便利，进而切实促进企业创新，提升企业竞争力。

1 企业档案信息资源开发利用的重要意义

1.1 提升企业档案管理质量

企业的发展需要具备良好的数据采集机制，档案管理正好为其提供了有效的渠道，企业的运转正常与否直接受到档案资源管理质量的影响。大数据时代下，企业运行的各个环节均需要融入现代先进的科学技术，档案资源的开发与利用若能够充分运用大数据带来的便捷，将会使企业生产的各个环节实现良好有序的连接，企业生产的经验、有价值的数据信息也得以实现有效的保存，进而增强企业运行的整体性，企业员工的生产活动更加有序、领导者决策更加科学。大数据时代下网络化管理将大幅减轻工作压力，减少相关工作的投入时间，同时提升企业管理的精确性，减少企业管理的失误，在真正意义上提升企业档案管理的质量。

1.2 推动企业决策及人才建设

大数据时代，企业得到了绝佳的发展机遇，但同时其所面临的挑战也愈发严峻，企业档案管理正在从以往实体管理的方式向信息资源管理的方向转变。如今随着互联网的涵盖范围愈发广阔，网络上的数据信息也更加全面，而大数据为信息资源提供了更加广阔的渠道，并且其中蕴藏的资源更是浩瀚无边。在这样的条件下，企业的宣传得以更加深入的开展，同时档案信息也得以快捷的整合与处理，对企业的正确决策具有重要的意义[1]。同时，大数据时代下，档案信息资源的充分开发与利用为从业人员提供了良好的学习渠道，对最新的网络技术与相关知识能够实现充分的了解与应用，从而提升其自身素质，促进企业的人才建设进程。

2 大数据环境下企业档案信息资源开发利用中存在的问题

2.1 企业档案的信息化建设不足

受企业规模、资金及企业实力等多方面因素的影响，大型企业由于具有充足的资金，在档案资源的信息化建设中能够进行较大的投入，但是一些中小型企业由于运营的实力及资金均有限，其在信息化建设中的投入明显存在着较大的欠缺。大数据时代，企业档案信息资源的有效开发与利用需要具备先进的技术及优秀的人才，其中也需要相应的配套设备。要使得档案信息资源开发与利用工作实现质的提升，在档案的数字化、硬件设备建设、软件应用开发等方面均需要有巨大的投入。同时，企业要获得更多的效益，在其信息资源的开发中要紧紧以自身网络建设为依托，而在实力较为弱小的中小企业中，在竞争日益激烈的大数据时代中的生存都难以保障，在档案资源的信息化建设上的投入更加不足。

2.2 档案信息资源的质量需要进一步提升

数据信息的海量化是大数据时代的显著特征，在浩瀚的信息资源中如何获取最有价值的资源是企业档案管理必须具备的基本技能，但是在企业档案信息资源的开发中，质量却难以得到保证。这其中的因素众多，首先，企业为尽可能提升自身所具备的信息资源，在档案信息的整合中通常会从各个方面进行资源的收集，这在一定程度上提升了档案资源的丰富性，但是由于种类的增多，工作人员在短时间内将各种有价值的信息资源筛选出来是不切实际的。其次，如何有效鉴别有价值的档案信息资源是一项繁琐的工作，在信息资源的初期收集与整合中就需要进行严格的把关，同时在资源的录入工作中也需要对其进行严格的控制，因此如何充分地整合档案信息资源成为众多企业稳定发展面临的问题。

2.3 档案信息资源的开发与利用存在一定的安全隐患

虽然大数据时代使档案信息资源的管理与开发更加便捷，但是相应的也使得其危险系数提升，稍有失误则可能使企业机密信息泄露。首先，大数据时代下，丰富的信息资源使得工作人员的工作压力增加，对各种资源需要有明确的区分与辨别。其次，在安全保障层面仅仅采用身份证识别是远远不够的，这种技术对用户的约束效果微乎其微，当前人们入侵企业档案信息资源的手段多样，开放的互联网络为黑客的入侵提供了便捷，同时病毒的入侵也对企业网络信息资源产生了巨大的挑战，因此企业档案信息资源需要一批高素质人才，建設完善的网站防火墙，进而保证企业信息资源的安全[2]。

2.4 企业档案管理人员的整体素质有待提高

大数据时代，档案管理工作中的技术含量越来越高，各种配套的设备不断配备，并且档案信息资源的载体也更加丰富，大量知识型、视听型等资源呈现在人们面前，这些变化使得其对管理人员的个人能力、综合素质等要求不断提升。当前档案信息资源的管理人员的综合素质大多不足，多数为从事计算机方面的管理人员，他们对档案信息资源的管理通常从技术层面的角度开展工作，然而大数据时代下，不仅需要档案管理人员具备过硬的计算机操作能力以保障信息资源的安全，同时还需要具备良好的档案管理能力。

3 大数据环境下促进企业档案信息资源开发利用的策略

3.1 建设完备的基础设施以提供技术支撑

企业档案信息资源要得到充分的开发首先需要具备一定的技术支撑，档案信息资源的收集、整合、处理、存储等均需要以相应的硬件与软件为前提。尤其中小企业要获得长久的发展，档案资源的信息化建设必不可少，可以通过精简预算为档案建设提供相应的资金支持。硬件层面需要引入先进的计算机、路由器及交换机等设备以实现高效的信息处理。软件建设则可以根据自身特点及企业的实际发展情况，引入相应的网络系统，从而真正实现档案信息的数字化[3]。

3.2 依托大数据提升档案信息资源质量

大数据时代的到来对以往企业的资源整合方式提供了新的途径。档案信息资源的内容得到了极大的丰富，企业的档案管理实现了网络化，档案网站成为企业形象的代表，是其向外界宣传与从内部决策的重要平台，其丰富的内容及独具特色的内容设计极易吸引用户。同时，档案信息资源的含量巨大，需要充分运用云计算技术，这是信息资源整合过程中至关重要的技术，通过构建相应的云平台，完善自身不足，以充分实现信息资源的整合，切实提升其质量。

3.3 建设严密的安全体系保障信息资源的开发利用

由于不法分子植入病毒及一些黑客的入侵，企业档案信息资源仍具有较大的安全隐患，仅从病毒查杀和反黑客的技术手段通常难以有效提升安全系数，企业机密、资源共享及企业审计等方面的工作均需要大力加强。首先，对企业机密信息需要设立一定的权限，并进行严格的加密，除企业高层外尽量减少其他人员的接触，同时对拥有权限的高层签署协议，防止高层为自身利益而泄露机密。其次，企业档案资源的信息化归根结底是为了实现資源的共享，企业人员在查询、宣传相应的信息时，需要严格遵守相关规定，对企业人员根据职位的不同设置相应的级别，禁止没有权限的用户非法访问相关内容。最后，企业可以完善审计流程，成立专门的审计小组，对企业的档案系统进行严密的监测，及时发现安全隐患，并及时做出应急措施。

3.4 加强企业档案管理人员的整体素质

档案信息资源的开发与利用离不开高素质的企业档案管理人才，企业需要对档案信息资源的开发予以高度重视，加强管理人员的培训工作，为其提供良好的学习平台，使其从思想上得到根本的转变。由于档案信息资源的管理具有一定的特殊性，不仅具有巨大的信息含量，在某些层面还具有一定的机密性，因此档案管理人员的培训需要有针对性的选拔与培训措施，比如在选拔初期就要对其思想觉悟进行充分的考察，遵循宁缺毋滥的原则，选择最优秀的人才。同时，在工作以后也需要定期对专业能力、思想觉悟、计算机水平进行培训与考核，提升其学习能力，适应如今先进技术更新的节奏，增强其综合素质，以保障档案信息资源的安全、有序，进而提升档案管理人员的整体水平。

参 考 文 献

[1]李晓晨.新时期档案信息资源开发利用工作的探索[J].办公室业务，2016（4）：83.

[2]吴永红.信息时代对企业档案信息资源开发利用的思考[J].黑龙江科技信息，2015（11）：178-179.

[3]律宝文.企业档案信息化建设中存在的问题及对策[J].办公室业务，2014（8）：42.

[责任编辑：高海明]