英国档案利用工作对我国的启示

2018-09-10罗吉鹏

档案与建设 2018年3期

罗吉鹏

[摘要]档案利用是档案工作的重要组成部分，关系到档案馆能否为用户提供所需要的信息，以及用户通过档案的利用能否满足自身的利用需求。英国档案部门对档案的利用极为重视，在档案利用工作上采取一系列社会化的措施并取得了显著效果。通过研究英国在档案利用意识、数字化档案利用、档案的开发性利用等方面所采取的措施，以期可以启示当下我国的档案利用工作。

[关键词]英国档案利用利用意识数字化利用开发性利用

[分类号]G279.1

Enlightenment to Our Country from Archives Utilization in Britain

Luo Jipeng

（The School of Management ofAnhui University， Hefei，Anhui， 230039）

Abstract： Archival utilization is an important part of archival work， related to the archives can provide users with the information they need， as well as the users through the use of archives can meet their own needs. British archival department attaches great importance to the use of archives， on the archives utilization work also takes a series of socialize measures and achieved remarkable results. By studying the British takes measures in the use of awareness of archives， the utilization of digital archives， the exploitation utilization of archives and so on， hoping to provide enlightenment to our countrys archive utilization. Enlightenment to Our Country from File Utilization in Britain

Keywords： British； Archives Utilization； Use Awareness； Digital Utilization； Exploitation Utiliza？ tion

档案工作作为一项服务性的工作，已日益渗透到社会生活的方方面面，各项工作的开展已经离不开对于档案的利用，但是“信息时代最使人惊奇和令人遗憾的方面之一是档案这种记录信息的最古老而持久的形式，虽然对于每个国家和每个民族都是唯一的和至关重要的，却仍然很少为人们所知道和了解，因而，这个信息资源从总体上说，还很少得到有效的利用。”[1]由此可见，档案价值的普遍性和档案利用的局限性仍然是制约我国档案事业发展的一对矛盾。

英国作為老牌的资本主义国家，在世界上最早开始了现代化的进程，虽然在档案管理体制、档案法律、档案的历史进程等方面与我国存在众多的差异，但在档案利用工作上仍有值得我国借鉴的地方。

1英国档案利用特征

1.1强调档案利用意识

档案利用意识属于历史的范畴，各国政治体制、经济文化科技水平不同会产生不同的档案利用意识。档案利用意识虽抽象，但始终处于动态的发展阶段，随着社会档案事业的发展而不断发展。不同的国家有不同的档案利用意识，但在提高档案利用意识的措施和理念上却存在共性和互补之处。

英国身为世界强国，最早走上了现代化、文明化的道路，英国较高的档案利用意识与其公民的高素质有关。“英国高校众多，目前约有大学130多所，学院123所，高等教育学校50所。”[2]英国的高等教育入学率可以达到50%，高素质造就了英国公民普遍具有良好的档案利用意识，熟悉在何时何地利用何种档案，这也为英国的档案利用创造了良好的外部环境。在英国人看来，档案只有充分利用才能最大限度地发挥其价值和满足社会各方面的利用需求。基于这种认识，档案部门和社会各界都注重通过档案宣传来提高公民的档案意识。“档案意识提升运动”（Archive Awareness Campaign，以下简称AAC）就是英国国家档案理事会为了提高全社会的档案意识、开发档案资源的价值而在全国举办的档案宣传活动。AAC的活动主体不仅包括各级各类的档案馆，更融合图书馆、博物馆、戏院、剧场等文化机构，全国每年围绕某个主题开展形式多样的档案宣传活动，主题涉及亲情、爱情、友情等人性化的方面，“各地的活动形式都力求创新，融趣味、休闲、探古和教育于一体，很受大众的欢迎，从而也一改大众对档案馆和档案的传统印象，提升了大众的档案意识，吸引了新的用户群体”[3]。在AAC的推动下，英国公民的档案利用意识有了长足的进步，已不再把档案馆看成是满足学术需求和实际需求的场所，注重休闲利用便是公民档案意识提高的显著表现。当走进英国国家档案馆（简称NAUK）时，会发现老年人在查阅历史档案、家谱档案，中年人在浏览着国家的现行政策、法律法规，年轻人则参观着主题多样的档案展览，“整个社会应该把档案馆看作是它的一个文化机构，即使是贴上‘文化娱乐甚至‘消遣的标签也是无可厚非的。”[4]英国正是把档案馆看成是文化休闲机构，揭开档案馆“神秘的面纱”，才吸引了普通公民前往档案馆利用档案，营造出全社会利用档案的良好氛围，带动全社会档案利用意识的提升。

1.2重视数字化档案的利用

信息技术的迅速发展，在改变社会交往方式的同时，也在改变着档案利用的方式，英国档案界在档案利用的网络化和数字化上已日趋成熟。英国各级档案馆依托网络技术，鼓励公民对已完成数字化的档案展开利用。数字化可以使广大公民直接获取包括行政信息在内的档案资源，在一定程度上削弱了社会等级所造成的信息流动障碍，使整个社会结构变得扁平化。

首先，英国政府重视数字化档案的利用。英国在档案管理体制上属于分散型，国家各级档案馆之间既没有隶属关系，也没有业务指导关系。各级各类档案馆在馆藏来源、结构、载体等方面存在差异，制定出统一的数字化政策不切合实际，因此英国政府成立国家数字化档案中心（简称NODA）来协调全国的档案数字化工作，确保全国档案馆的数字档案長期可用，并对全国格式不再兼容的数字档案予以保护。如“英国广播公司BBC在1986年刻录《末日审判书》时遇到一些难题，由于技术的发展，当时采用的LV—ROM存储技术已被CD—ROM和DVD技术所取代，大部分LV—ROM存储格式的光盘由此变得无法识别”[5]，此时NODA就要采用先进的技术去处理这部分无法识别的数字档案。其次，英国各级档案馆立足于公民的需求和档案的保护对馆藏档案进行数字化。根据文件生命周期理论和文件双重价值理论，移交档案馆的档案基本处于非现行状态，第二价值逐渐超越第一价值，利用范畴由文件的生成者扩大到整个社会，数字化档案的利用者主要集中在充满休闲利用需求的普通公民，因而英国的档案馆多以生活化专题的形式提供数字化档案的利用。如NAUK馆藏最古老的档案《末日审判书》，记载了英王威廉一世统治时期全国每个庄园主拥有的劳动力、牲畜、森林、土地等，是了解当时经济状况最好的资料，为响应公民的利用需求，NAUK对这部分的档案率先实施数字化，使社会各阶层公民都可以无障碍地利用这部分档案。最后，利用数字化档案举办主题丰富、内容多样的在线展览。在线展览是英国各档案馆宣传馆藏资源、提高公民档案利用意识的主要手段，多样化的主题一直深受英国公民喜爱，如“20世纪的英雄和恶棍”“加勒比历史揭秘”“泰坦尼克号100周年展”等，“展览的设计者通常会根据展览的具体内容设置展览导航图，部分展览还添加了动态时间轴，进一步方便了用户查找或浏览自己感兴趣的内容”[6]，但这些都离不开对数字化资源的利用。

1.3开发性的档案利用

档案的本质属性是原始记录性，所记载的内容具有颇高的真实性，并发挥着凭证的作用。受休闲利用、普遍利用观念的影响，凭证性的需求在社会总需求中比例不大，“因此，档案信息资源开发利用应成为日常工作的重点”[7]，经过加工后的信息既保持着很高的真实性，又能满足档案用户多样化的利用需求。

NAUK借助社交媒体对馆藏档案进行开发利用。Web2.0时代，社交媒体在渗入人类生活的同时，也在改变着人类的交往方式和获取信息的方式。社交媒体以其高度的参与感、共享感、归属感、交互感获得大量用户。NAUK也把部分档案资源的开发利用与社交媒体相融合，如YouTube、Facebook、Twitter、Flicker等。以Flicker为例，作为“Yahoo旗下的图片分享站点，不仅提供免费及付费数字照片存储、分享方案之在线服务，还提供网络社区平台”[8]，NAUK有着海量的图片档案，但是大部分的图片缺乏著录信息，很难提供利用。NAUK便借助Flicker的平台，将信息不全的图片发布进行共享，允许用户对照片添加标签，之后由档案馆对标签进行整合，“目前利用者已经为25757份档案添加了13428个标签”[9]。

英国在档案利用的基础上提供扩展服务。所谓的扩展服务就是NAUK在为公民提供基本档案工作服务的同时，衍生出来的“超出原范围”的服务，即档案文化产品的开发。档案文化产品的开发本来就是档案馆利用档案的一种商业性行为。NAUK既在馆内建立售卖档案文化产品的实体店，又在自己的官网上开设专门的“Bookshop”方便用户的购买。通过浏览“Bookshop”可以发现，NAUK是以专题的形式来开发档案文化产品，如家族史、女性史、战争史、英国史等。虽然“Bookshop”名为书店，但是出售的产品不局限于书籍，包括书签、明信片、钥匙扣、珍藏品仿真件、图片集等。档案文化产品的开发是对档案内容资源开展的深层次的利用，把依附于档案物质载体上的内容提炼出来，加工成喜闻乐见的产品，不仅增加了英国各档案馆的经费，也探索出利用档案的新模式。

2启示

2.1转变档案宣传思维

良好的档案利用意识离不开社会化的档案宣传活动。长期以来，我国的档案事业受到“重藏轻用”思想的影响，造成整个社会的档案利用意识始终处于较低的水平。英国在二战之后档案事业能如此迅速的发展，最重要的一点是英国的联邦和地方档案馆树立社会化的档案意识，他们把自己视为档案物质载体的保管者，而不是档案信息内容的占有者，有义务在法律允许的范围内对馆藏档案的内容进行深度开发，通过形式多样的档案宣传活动吸引更多的公民前往档案馆利用档案。

借鉴英国的经验，要转变档案宣传思维。第一，举办亲民化的档案展览。档案学家威尔夫雷德·史密斯说过：“普及档案材料常用的方法是举办展览。”档案展览作为目前使用率最高的档案宣传方式，在提高我国公民档案利用意识上发挥着不可或缺的作用。档案展览只有围绕公民所关注的热点问题，才能激发他们档案利用的意识。但目前我国的档案展览在主题上呈现趋同现象，政策法规、历史人物等宣传过多，忽视热点民生问题的宣传，很难让公民产生对档案的共鸣。第二，跨机构开展档案宣传。英国“探索你的档案周”活动，由英国国家档案馆联手英国与爱尔兰档案与文件协会主办，整合全国200多家档案馆与博物馆的资源，充分挖掘档案的价值，组织内容丰富的线上和线下专题展览，宣传档案来提高公民利用档案的意识。在坚持档案部门主体地位的同时，可以连同其他机构开展档案宣传活动，如我国博物馆也珍藏着大量档案，应充分发挥其他文化机构的价值。第三，借助社会焦点宣传档案。“英国国家档案馆图书商场开始‘黑色星期五的促销活动，许多商品使用折扣码即可购买”[10]。NAKU抓住“黑色星期五”这一焦点，把档案与社会生活相结合，既宣传了档案也提高了社会的档案利用意识。我国档案部门也应该借助社会焦点，充分宣传档案的价值及重要性，唤醒社会大众深睡的档案利用意识。

2.2提高数字化档案利用质量

档案的数字化建设可以“将分散于不同载体、不同地方的档案信息以数字化的形式存储，以网络化的方式连接，实现了档案信息资源的及时利用与共享”[11]，数字化的全国档案利用体系可以克服档案利用的地域限制。

相较于英国数字化档案的利用，我国在开发利用数字化档案时需把握好以下几点。一方面，在加快各级各类档案馆馆藏数字化的进程中，坚持质量优先原则。所谓“质量”就是以社会需求和档案保护为出发点，优先扫描公民利用率高或基础状况不佳的档案。限于人力、物力、财力，英国各档案馆档案数字化的总量不是很大，但数字化档案的利用率却极高。根据《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，到2020年底，“全国各级、地方级和县级国家综合档案馆馆藏永久档案数字化的比例，分别达到30—60%、40—75%、25—50%”，截至2016年底，全国数字化档案资源达到2243万GB[12]，我国在数字化比例上呈现稳健的增长趋势。反观2016年全国各级各类档案馆共接待655.2万利用人次，数字化档案利用者只有206.3万人次，占到31.5%。相比于英国的高利用率，我国数字化档案在内容上没有满足多数利用者的实际需要，可利用性不高。不应为了数字化而数字化，应优先数字化公民关注度高的档案，切忌按照档案馆排架的顺序依次数字化，在考虑成本的同时更注重质量。另一方面，要拓宽数字化档案的利用渠道。档案数字化是档案馆今后提供服务的基础和前提。目前各档案馆在数字化资源的基础上基本以被动服务为主，利用者多出于学术、实际的需求去利用数字化档案。我国档案馆要树立主动服务的理念，积极利用数字化档案拓宽利用渠道。NAUK网站就利用其高质量的数字化档案，举办了超过60个在线展览，使英国公民足不出户就可以享受到高质量的数字档案利用体验。

2.3坚持开放性的开发利用

档案开放性的开发利用，要坚定开放性的开发理念，强调档案利用范围的广泛性，扎根于丰富的档案信息资源，借助现代化的开发手段和社会资源，最大限度地开发出档案的既有价值和附加价值。

利用社交媒体。社交媒体在丰富公众利用的形式、增强利用体验的同时，还能吸引公众参与到档案的开发利用当中，转变公众身份。不同的社交媒体有不同的特点，如果只利用一种难免会有局限。NAUK就在多个社交媒体上注册了账号，Twitter用于档案馆与用户的在线互动，Flicker用于照片档案的开发利用，YouTube用于视频的宣传。多类型的社交媒体增强了用户与档案馆的互动，使其获得满意的利用体验。我国各级档案馆已认识到社交媒体在档案开放性利用中的作用，大都开通微博账号和微信公众号。但从目前来看，官方账号普遍存在利用率低、内容更新慢、用户参与性弱等缺点。社交媒体使公众成为开发利用的主体，如将著录信息不全的照片档案放于公开的社交平台上，鼓励公众为其添加标签，完善检索信息。

商业性的开发利用。档案文化创意产品就是商业性开发利用的产物，其依赖于多元的馆藏结构，是对档案所蕴含的文化、历史、地理、民族等价值的深度挖掘，是一种扩展性的利用。长期以来我国档案馆受政治性和保密性的影响，多数缺乏档案商业性和社会化开发的思维，条块分割的管理体制也限制了商业性的运行。档案文化创意产品的开发需要档案馆转变观念，立足档案馆的文化属性，从档案社会化需求的角度来开发档案，设计出满足人民群众精神需求的产品。档案馆可以借鉴博物馆、图书馆等文化机构的经验，我国的博物馆和图书馆在文化创意产品开发上已走在档案馆的前列。“2014年10月10日，故宫博物院在其89周年院庆当天，将景区内的‘故宫商店正式拆除，取而代之的是在红墙外的‘故宫文化创意馆。”[13]这一变化不仅拉近故宫与普通群众之间的距离，也突出以“文化”和“创意”为核心的开发理念，具有立足历史、关注当下、着眼未来的大局观念。档案馆在坚持其档案实体保管者的同时，也要把自己看成档案内容的利用者，利用档案的内容特征开发出创意度高、吸引力高、科技含量高的产品，弥补在文化创意产品开发上的缺位。

参考文献

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[2]孙祖荣.英国高等教育的现状与特点[J].教育教学论坛，2013（46）：155-156.

[3]颜川梅.英国“档案意识提升运动”的启示[J].中国档案，2007（10）：66-67.

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[5]罗滦.英国档案事业发展的新趋势[J].北京档案，2010（3）：42-44.

[6]颜海，张丽，董雨.英国国家档案馆在线展览的亮点及启示[J].中国档案，2017（11）：76-77.

[7]陈永生.档案利用现象的归纳与分析[J].档案学通讯，2004（6）：28-31.

[8]张学斌.国外档案信息资源开发的新方式探析——以英国国家档案馆为例[J].档案与建设，2014（3）：15-18.

[9]英国国家档案馆在Flickr上图片数量统计[EB/OL].[2016-2-22].http：//www. flickr.com/photos/nationalarchives/.

[10]朱兰兰，马倩倩.英国国家档案馆网站信息服务的特点[J].档案学通讯，2010（5）：61-64.

[11]王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].档案学通讯，2011（6）： 54-57.