基于ERP系统环境的企业内部控制研究

王毅超

摘 要：随着我国的科技力量不断发展，ERP基于先进的企业管理系统，是集信息和控制于一体的系统应用，为内部控制提供了工具和平台。在美国“萨班斯法案”的影响下，加强企业内部控制并对其现有的内部控制体系进行进一步的优化成为现代企业在管理方面的热点问题，如何在ERP的应用环境下加强内部控制管理也因此成为各大企业亟待加强的研究焦点。本文主要围绕ERP环境下企业内部控制及其优化问题进行探讨。

关键词：ERP系统 内部控制 控制模式

中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2018）03（c）-161-03

1 ERP系统与企业内部控制概述

1.1 ERP系统的概念

ERP从本质上来讲它就是一种工具。ERP系统在设计过程中可以将某些管理内容与思想集成，从而促使企业管理水平的提高。ERP系统是企业信息化建设的重要组成部分，在企业发展过程中发挥着重要作用。ERP系统也被国内众多企业所引进，成为各个行业、各种规模企业经营、管理的新手段。

1.2 内部控制的含义

美国颁布的COSO架构（1992年）对于内控的含义作了界定：“内部控制表示通过董事会领导层以及企业职员实行的，为运营成效、财务报表精确性、有关法律制度遵守性等目标达成提供保障的过程。”2008年6月底，我国财政部门、审计部、银监会共同出台的《企业内部控制基本规范》，针对内控的含义做出了如下界定：“公司董事会、领导层、监事会、内部职员实行的，目的在于达到制约目标的过程。”内控目标在于确保公司运营管理合乎法律规定，公司资产得以安全、财务报表以及有关信息精确、全面提升运营成效，推动公司达到发展目标[1]。

2 ERP系统和企业内部控制的联系

2.1 目标一致

ERP系统和内部控制的最终目的是提高企业经营的效率和效益，增强企业的可持续发展能力，实现企业价值最大化。同一个管理工具一样，这两个好处不能立竿见影，需要长期有效的运作，要在有效管理中不断深化，两个方案在具体方法上是不同的，但同样的事情，共同的目标决定了两者之间的协调关系。

2.2 系统全面性

ERP系统和各部分内容的内部控制应相互协调，形成一个有机的系统，对ERP系统的成功实施，ERP系统的企业的运作主要依赖于准确、完整的数据，一个做数据准备工作；二是建立管理信息系统，提高管理质量；三是全体员工要高度重视，抓紧时间做好信息、安全和内部控制的各项准备工作；四是要有相应的管理方法。

2.3 强调设计的过程

许多情况下实施EPR过程设计是项目成功的关键，为了适应ERP系统的业务流程设计的特点和管理的要求和作用发挥的前提保障，可以说优化企业原有的ERP实施过程中，检查规范的各个过程和效率的调整，理性的角度，监督和控制过程的程序将确保ERP运行后，企业的有效控制，内部控制制度的设计也强调和梳理筹备工作的研究，完善、有效的内部控制制度必须建立在对内部结构和外部环境进行深入分析的基础上。运用系统理论和方法，对系统的内部结构进行划分，确定系统运行过程中的关键环节和风险控制，制定有效的方法和操作规程。

3 ERP系统对内部控制的影响

3.1 ERP系统对企业内部控制的有利影响

ERP系统管理下企业内部控制的根本目的是从根本上改变企业的管理模式，整合资源配置结构，促进企业健康有序发展。例如，在销售环节，利润率的影响是生产环节的有效性。综合管理系统可以将生产环节与销售环节结合起来，提高整体销售效益。同时，集成化的管理系统可以提高对问题的响应速度，提高工作效率。

此外，ERP系统的自动执行节省了大部分人工操作，财务报告的可靠性大大提高了。公司的生产经营与财务管理有着密切的关系，但财务工作的滞后使得双方在经营过程中相互独立。ERP集成将共享数据集成在一起，通过数据库信息对财务数据进行检查，提高了跨层信息的质量。

3.2 ERP系統环境下企业内部控制的弊端

ERP系统的管理功能虽然大大提高企业的管理效率，但仍然存在一些缺陷。

（1）信息安全威胁。由于互联网的共享性和对外开外性，我国整体的企业信息安全防护能力还很不够，许多应用系统处于不设防的状态或系统安全维护得很不够。

（2）环境控制风险。ERP的集成化管理将给企业控制环境带来很多影响，比如组织结构、企业文化、绩效评价等方面都将有所改变。在这个背景下，企业的管理者就要适应在一个变化动态的内外部环境中强化内部控制和企业的向心力。

（3）系统安全风险。ERP环境下的企业内部控制体系使企业更直接的暴露在外部环境中，面临来自各方面的潜在威胁，包括系统内人员的滥用职权、越权操作和系统外人员的非法访问甚至破坏。

ERP系统内部控制的风险既包括公司层面的风险，也包括企业层面的风险，以及企业的风险。虽然企业普遍认为的风险，主要是针对内部控制业务流程风险的设计，但整体的风险管理水平还比较低，没有建立风险管理系统，主要原因在于风险管理意识薄弱、制度功能和组织风险管理不足。

4 ERP环境下企业内部控制的优化案例——以首钢集团为例

4.1 案例背景

首钢集团是国有企业，其管理理念传统，存在着业务职能分割、业务流程不合理、管理手段落后等问题。作为大型制造企业，各分公司的管理方式、工作方法差异很大，要实现科学的管理模式，必须借助科学、有效的ERP信息管理系统，管理公司的产供销、人财物等各方面的信息安全和内部控制，实现一体化管理。在这样的实际情况下，公司决定实施ERP系统以满足公司信息管理和内部控制的需要。

4.2 首钢集团实施ERP系统优化内部控制的过程

首钢ERP优化主要是建立在重组业务流程ERP系统上，建立集成共享的ERP信息平台，从财务、采购、人力资源等各个方面集中优化，整合资源。通过终端把企业相应的信息纳入数据库，在集成的信息平台覆盖325个流程，每个生产环节都实现了信息流、物流和资金流融为一体，提高了企业的发展力和经济效益。ERP系统的实施步骤分为6个阶段：（1）实施准备阶段，要想成功地管理信息化就要合适的人员配合才能进行；（2）需求分析与系统设计阶段，主要工作有现场调研、需求分析、系统设计、设计评审为确保ERP系统的实施做好指导；（3）数据采集及二次开发阶段。企业信息和数据的采集，要做到专人负责、保证数据准确、完整。二次开发要按质、按量完成；（4）系统安装、调试、试运行阶段。在企业具备硬件和网络条件下，ERP系统安装、调试和试运行；（5）数据采集、系统试运行以缩短实施进程；（6）系统正式运行、验收阶段和售后服务阶段。一个集中式 的ERP物流信息管理系统如图1所示。

4.3 实施效果及评价

根据公司ERP系统管控模式，物料采购分集采和自采，在ERP的生产计划管理子系统中，总部根据计划、产品制造、库存、采购的需要量而产生的物料需求计划（MRP），在采购管理子系统中生成各分公司采购计划，分公司通过物流系统准确判断物料需求，实施采购，避免采购的盲目性，防止物料短缺，节约资金，提高周转率。

公司内部物流实现有效降低资金占用。按ERP系统的MRP（物料需求计划）方式管理的车间根据车间MRP任务自动生成领料计划，按JIT方式管理的车间根据生产线日生产计划自动生成生产线领料计划，仓储部门严格按计划配送物料，并通过物料上粘贴的条形码进行实物交接，全程控制物料在仓库、车间的流动，提高了物流准确性，降低了车间在制和资金占用，有利于车间的现场管理。

通过ERP系统的材料发生的一切变化都自动在系统中清楚记录并条理清晰，使得材料的所有账目均与实际一一对应，做到了账实相符。通过总部ERP物流系统，采购物料、接收和入库都有准确的记录，保证了ERP系统的有效执行，总部可随时通过ERP系统抽查各公司的材料情况，以便发现问题并及时解决。

5 ERP系统环境下企业内部控制有效实施的建议

5.1 加强完善ERP信息系统业务流程

企业需要建立规范的ERP信息系统业务流程管理制度以及相关责任机制。此外，企业应对关键业务流程进行定期审核，找出业务容易出问题的环节，按照职责划分和授权，在整个流程中增加监测点和平衡点，保证对敏感业务有效监控。

5.2 加强内部相关制度的建设

内控工作的基石就是做好制度建设方面的工作，明确在ERP信息系统模式下各个职工的工作范围和职责。在投资决策中，应建立科学的投资决策机制，避免管理层一人产生的主观决策。建议引入第三方机构针对投资项目予以追踪和监管，搜集被投资者的财务报表等一些资料，而且要在相应的阶段对投资收益予以剖析，重视了解被投资者的财务情况、运营成效、合约执行状况。假如察觉到不合理之处，要和被投资者进行沟通与交流，制定处理方案。

5.3 建立外部审计机构制度与ERP监督审查机制

企业应聘请外部专业的审计机构对企业的内部控制进行评价与分析，以业务执行的全面分析为基础，对相关业务确定科学的授权审批程序，以建立相应的业务流程体系，并用制度形式增强该业务流程体系的权威性。公司的各项活动都应该以预算为中心进行，其中，每个部门和每一项业务均是在预算的严格控制下发生的。而预算的调整，能够促进预算“刚性”和“灵活性”矛盾的协调与消除。如果某些项目确实需要增加，公司应坚持预算的严肃性原则，严格根据预算调整的程序予以调整。另外，在调整预算的过程中，应该注重制度化，严格规范调整的范围、程序及权限，在制度方面对个人的行为进行规范，以保证预算处在控制作用下，具有较好的灵活性。

5.4 加强数据安全性的管理

一个良好的企业内控环境，可以使会计披露信息更加全面、真實，也使得投资方获取信息的成本更低，有助于双方信息对等，增大企业为了吸引投资虚构利润会计造假的难度。内部控制制度，包括建立组织和内部部门的企业采取的所有协调和管理的方法和措施。这些方法和措施都是在保护企业或资产增值、会计信息的可靠性和准确性的检查时间内，提高业务效率，促进相关人员遵循。对企业内部控制而言，企业内部控制制度对会计资料的处理过程有着严密的控制措施，如对会计资料的进行审核、复核，及其最后的汇总处理等，通过核对可以及时发现和纠正错误，挽回或者减少企业资产的损失，保证会计信息资料整体的真实和准确性。

综上所述，在现代信息社会，ERP系统在企业经营管理中的深入应用使企业原有的信息安全管理及内部控制管理工作发生了诸多转变，ERP环境对内部控制管理提出了全新的挑战，同时也使内部控制管理面临更多的潜在风险。而结合多数企业ERP系统应用中存在的不足与缺陷，企业必须理清ERP环境下内部控制管理的要点，对现有的管理工作进行适当的优化与调整，满足ERP环境对内部控制管理要求的基础上，保障企业经营、管理及发展的稳定性与可持续性。

参考文献

[1] 瞿贤.基于ERP系统下X公司内部控制研究[D].西南财经大学， 2016.

[2] 李珅.ERP环境下企业内部控制研究[J].天津电力技术，2015（5）.

[3] 贺延兵.ERP系统下企业内控问题研究[J].经营者，2015（8）.

[4] 任秀平.ERP管理系统在企业内部控制中的应用研究[J].中国经贸，2016（10）.

[5] 赵佳明.对ERP环境下企业内控审计的研究解析[J].会计师， 2015（24）.

[6] 史丽.ERP环境下企业内部控制模式研究[J].经贸实践，2015（13）.