浅谈中职学校档案管理工作现状与对策

赵博迪

在当前社会发展的新形势下，加强中职学校的档案管理显得极其重要。本文就目前档案管理工作中存在的一些问题进行了分析并提出建议，对当前中职学校开展档案管理工作具有积极的现实意义。

1 当前档案管理工作的现状

1.1 对档案管理的重要性缺乏认识

當前部分中职学校忽视了档案管理的重要性，片面地认为学校不同于政府职能部门，档案管理没有必要具备高标准要求，意识不到档案在教育事业上的促进作用，导致档案管理方面的投资严重不足，档案工作严重缺乏规范化的管理。

1.2 信息化管理系统建设不完善

尽管目前信息化管理方法已经推广开来，但是依然存在许多问题。（1）硬件设施及设备配备不齐全，无法为信息化管理提供完善的基础条件。（2）档案管理软件功能的不健全及软件程序开发的复杂程度较高等一系列问题，也制约着档案管理的规范化发展。信息化建设的不完善，致使信息化管理滞后，导致了档案管理工作在新形势下难以顺利开展。

1.3 档案管理的手段与模式比较落后

（1）现阶段以纸质材料为主要载体的记录手段依然比较常见。如，目前的人事资料仍以纸质材料为主，纸质的管理方式与信息化管理相比滞后性尤为突出。（2）档案内容不完善。如，我国人事档案管理突显了个人信息记录不完善、信息记录陈旧、信息记录有冲突等许多问题，究其原因依然是管理手段与管理模式的落后。（3）档案管理的风险较高。如，当前的纸质档案材料在管理中遇到火灾、水灾等突发的自然灾害事件易遭受巨大的不可估量的损失。

1.4 档案管理人员业务水平不高

现在一些职业学校严重缺乏对档案的综合管理力度，学校没有设立专职的档案管理员，部份管理人员没有档案基础也没有接受过相关的培训就直接安排上岗，这样的管理人员业务水平较低，根本不具备档案管理工作，不能科学合理地对学校各类档案进行分类、整理、归档、保管，更谈不上讲求专业性的档案开发和利用以及实行规范化的管理。

2 加强档案管理体系建设的措施

2.1 提高认识、加强领导、强化档案管理意识

加强对档案工作重要性的认识，认真学习《档案法》及有关规定，提高领导干部和全体师生员工对档案工作的参与力度，达到全员参与、齐抓共管的局面。按《档案法》有关规定，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循、有法可依。（1）要加强对档案工作的领导。主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当前新形势下教育教学改革的步伐。（2）要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、人事等各种类别的档案。

2.2 加强档案的信息化、规范化、标准化建设

要正确树立档案是学校重要信息资源的观念，需制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制，建立完善的电子档案建档、归档的制度。要通过组织档案管理人员进行业务学习和技术培训，使他们尽快地掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子档案工作的重任，并应加强以下几方面的建设力度：（1）建设档案数字化基础平台、档案信息采集和存贮平台、档案自动化管理平台、档案网络化利用的服务平台以及部分数字资源共享平台。（2）购置档案专用扫描仪，对近期使用频繁的档案和早期急需保护的档案率先进行数字化处理，实行稳步推进；做好学校办公自动化系统与档案管理系统的接口，实现电子文件的自动归档，逐步建立档案数字信息交换平台和相关的系统模块。（3）采用自建和外包相结合的方式对所有重要的纸质档案进行数字化处理，使得档案室初具信息化规模，以适应学校发展和社会进步的需要。

2.3 加强档案管理的数据库建设

档案管理信息数据库是进行档案信息化管理的基本保障。只有建立了档案信息数据库，档案管理工作才能实现简单、高效、方便快捷的运作机制。在建立数据库时应注意以下问题。（1）统一系统软件的主要信息，确保信息的及时性、准确性和完整性。（2）确保系统软件的统一，以降低信息转换的难度，促进数据的共享和沟通。（3）定期进行数据库维护与升级，使档案信息管理具有时效性和稳定性。（4）加强网络安全管理，实现数据库网络资源共享，让各部门使用人员能在计算机共享条件下实现档案信息的读取与调用。

2.4 提高档案管理人员的专业水平

档案管理是一项专业性很强的工作，特别是在当前社会形势变化不断加快的背景下，要求档案工作者不仅要有丰富的业务知识和较强的专业技能，还要熟悉对计算机、互联网以及各种相关软件的操作。因此，应确立专职档案管理岗位，配备专业档案人员，同时加强对相关档案管理人员进行技术、专业化的培训，加强其对信息化技术的熟练掌握，并要不断地强化继续教育，对档案管理人员定期进行新知识、新技术的教育，以适应档案工作发展的需要。

3 结束语

建立和完善学校的档案管理制度，实现科学、有效的信息管理自动化，有利于学校档案能及时查阅和利用。做好档案的收集、整理、归档工作的同时，既要做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现；又要熟悉档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率；更要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度把档案工作做得更好，使之发挥更大的作用。

（作者单位：湛江机电学校）