人事档案管理优化策略

包太敏

随着社会体制的进一步变革，人才是最优质的资源的理念开始深入人心，无论是事业单位、公务部门，还是国企、民营企业，都在不拘一格地求贤若渴。在这种背景下，人才交流中心的人事档案管理就更加重要。这就需要我们根据社会需求，根据市场需求，进一步优化人事档案管理制度，提升人事档案管理工作人员的综合素养，加强信息化技术在人事档案管理中的应用，来实现人才交流中心人事档案管理的优化。

1 人事档案管理的重要性

人事管理需要将一个人的经历进行参考，以衡量其是否是某个企业所需要的人才，在这种理念下，人的过往经历，包括学习经历和工作经历，都需要详细而完全地记录。而人事档案管理的工作内容，就是对一个人的身份、学历、资历、工作记录等证明的保存，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。众所周知，人事管理是人才管理的代名词，科学合理的人事管理能够吸引更多的人才，并为各个企事业单位提供针对性的对口人才。而人事档案管理是人事管理的基础性工作，是其重要组成部分。当今社会开放性逐步加强，一些人在进行档案登记时并没有按照实际情况填写，这就使得人事档案工作的难度加大，而真实有效的信息是人才甄别和精准推荐的基础，因此对于人事档案管理工作来说，并非人们想象的那樣简单。

2 人才交流中心人事档案管理工作的不足分析

通过笔者的工作经历，总结人才交流中心人事档案管理工作的不足之处包括如下几个方面：

（1）档案管理信息化水平落后。随着信息化技术的发展，社会很多领域都有通信、网络技术的影子，改变了人们的生活和工作方式。对于人事档案管理来说，信息系统的应用也一定程度上改变了过去完全手工管理的方式。但目前人事档案管理工作对于信息技术的应用还是初步的、表面的，所使用的信息系统功能单一，仅仅能够将用户的信息统一集中起来，类似于一个模板化的表格，这种管理模式依然存在较大的升级空间。

（2）档案管理制度滞后。对于人才交流中心来说，人事档案管理机制依然遵循传统的工作流程，且没有对管理绩效进行严格的考核，由此对个体工作的效果不能很好地把握，工作效率难以提升，工作质量难以保障。

（3）部分工作人员综合素养低下。在人才服务中心，一些工作人员的工作能力不够好，表现出效率低下，适应能力弱，学习能力不足等，比如一些工作人员对于信息系统的使用难以适应，甚至经常出现错误。另有一些工作人员的工作态度不够端正，他们在接待时漫不经心，在查阅时三心二意，在工作中经常做私人的事情，聊天甚至吃零食等。这种现象的存在降低了人事档案管理的效果。

3 提升人事档案管理水平的优化策略

通过总结多年从事人才交流中心人事档案管理的经验，本人认为，需要从如下几个方面来提升人事档案管理的水平：

（1）完善人事档案管理制度。现阶段人事档案管理制度比较松散，因此需要从多个方面来完善。其一，以档案为准绳建立起科学的、规范化的工作流程，档案的各个内容的增删、查阅等与电子系统一同更改，不得有变。其二，引入绩效考核机制，对各个员工的绩效点进行精准地设置，使得他们的责任得以明确，并将绩效考核得分应用到日后的奖金发放和工作升迁等方面来，以提升工作人员的工作积极性。

（2）提升人事档案管理人员的综合素养。通过两个方面来提升工作人员的素养。其一，对人事档案工作人员的业务能力进行系统化培训，新员工需要给以入职培训，使得其了解和掌握工作的每一个环节，对工作流程熟悉，能够在人事档案管理工作中尽量不出差错；老员工也要进行定期的培训，使其能够不断地进步，掌握最新的政策和工作技巧（比如对信息化技术的掌握）。其二，对工作人员的工作态度和服务意识进行培训，并结合绩效考核等使得员工具有积极的心态和服务意识。在实践中，督促老员工对新员工的传帮带，督促员工们对每周的工作进行反省和回顾，提交工作周清，以减少工作纰漏。

（3）加大人事档案管理信息化建设。前文已述，人事档案管理的信息化工作相对还比较薄弱，尚处于入门级状态。对此本文认为，有必要对现有的信息系统进行升级，使其具备更多的功能。其一，智能识别信息功能，能够通过扫描等途径将档案中的有效信息进行识别，并自动地保存在制定格式的系统中，在经过工作人员的少许改动后可以保存到系统中。其二，对信息的智能筛选功能，能够根据一定的计算方法，将人员的一些不正常的信息筛选出来，这有效地解决了人工筛选复杂的难题。其三，能够根据利用一定的数据分析能力，将人事档案中的信息进行综合性地分析，得出其中某项档案信息的相关性，并由此为企事业单位的人才选择提供一定的线索。其四，实现部分信息的部分开放与共享，人事档案信息多是隐私性的，但统计数据则可以进行部分公开，这样的公开使得人才交流中心的价值更为非凡，无形中通过数据的掌控提升了人才服务中心的价值。除了使得信息系统具备更多的功能外，还需要在硬件上下功夫，置换一些新的电脑终端设备，购置精良的打印机等。

人才交流中心的人事档案管理是非常重要的，不仅为单位的人力资源管理提供了基础工作，也为企事业单位的人才选拔提供了依据。在实践中，我们存在部分人力素养不足、信息化技术水平低下、管理制度欠缺等劣势，对此，需要通过对应的措施来进行改进。相信在管理制度优化、加大信息化建设、加大人力素养培养的措施下，人才交流中心的人事档案管理水平将得到一定的改观，为单位和社会发展做更大的贡献。

（作者单位：大庆市大同区人才交流服务站）