ERP系统在工程成本管理中的应用

董 燕，沈建飞，邱 俊，丁沈悦(上港集团瑞泰发展有限责任公司，上海 201999)

工程成本管理制度包含了投资费用、采购招投标及合同三大块内容。ERP 系统是成本制度的实现手段，通过完善投资管理、采购招投标管理、合同订立、施工阶段预结算流程，将费用控制贯彻到项目生命周期中。

1 工程成本管理系统概述

工程成本管理系统包括投资估算、设计概算、投资控制目标、采购及招投标、合同阶段、合同变更、结算价和竣工决算。

把握投资控制的目标，首先由设计单位及造价顾问进行设计概算的编制，并由造价顾问将设计概算按合同体系进行投资控制目标的编制及分解，而后公司将投资控制目标落实到各个部门。其次，相关部门应围绕控制目标，通过设计单位及顾问单位的限额设计、价值工程分析等手段实施设计阶段的投资控制。在采购及招投标阶段，选择优质的供应商，执行公开招标、比价等方式。通过严格的审批流程，各部门各司其职，保证过程中的透明、公正，形成有竞争力的合同价格。

合同签订以后，执行阶段的工程变更和合同索赔是成本过程控制中重要的内容，也是动态成本控制的落脚点。为了有效地控制变更的费用，在签证内部审批程序的基础上，将设计变更、图纸会审等所有与结算费用相关的内容，用“工程指令”的形式进行覆盖，并规定只有工程部对外签发的“工程指令”才能作为唯一计算索偿的依据。而“工程指令”对外签发之前，由内部“工程指令估算”进行费用估算，“工程指令审批表”在商务合约部、投资规划部、工程技术部三个职能部门及分管费用副总之间内部流转。“工程指令”对外签发之后，对执行的工程指令所花费的费用进行跟踪，“事前费用”和“事后费用”进行确认并对外签发。

2 成本管理系统

成本管理系统业务管控及成本数据分析见图1

图1 成本业务管控及数据分析界面

2.1 目标成本管理

目标成本为全项目预算(开发成本及管理费用等)，指导动态成本发生，实现成本控制前置。目标成本管理需要时刻比对动态成本，发现异常，从而实现成本控制。通过建立定位版、施工图版等多版本目标成本的方式，实现对目标成本的渐进明细，降低公司目标成本形成的难度。

合约规划指在项目的设计阶段，对于项目全生命周期内可能发生的所有合同和金额所进行的策划预计，往往随着目标成本的制定过程渐进明细，在项目目标成本基础上进行分解。建立合约规划模板，指导项目建立合约规划，方便企业将目标成本分解为具体需要执行的合同，从管理角度将科目管理转化为业务管理；合约规划的分段编制(定位、施工图)，渐进明细，建立业务部门进行成本事前筹划的管理视角；建立项目合约规划，提前为合同保留相应的金额，可以有效避免前面发生合同占用后续合同的风险。

2.2 合同管理

以合约规划为主要控制手段，通过合约规划对合同签订，设计变更，现场签证进行管理和控制。

2.3 付款管理

以合同进度款、财务付款为主要管理手段，倒逼前期数据的准确性和一致性。合同付款数据直接传递生成财务凭证。

2.4 动态成本监控

以待发生成本为主要管理对象，通过定期的成本规划，对已订立合同金额“待发生合约规划、预估变更”进行统计和检查，实时反馈项目总成本情况及已发生成本情况，及时发现成本异常和成本风险。

2.5 采购招投标管理

2.5.1 供应商库搭建

建立供应商管理体系，对于收集到的供应商信息首先进行资质审查，基本满足要求的供应商进入供应商库。入库后完成供应商的资质、联系人、产品、规模、经验等相关信息整理。在招投标前期对可选择供应商进行进一步入围候选考察，并决定是否入围。实现供应商信息的电子化管理，便于随时查询和修改，提高效率。

2.5.2 供应商评估体系管理

对签订合同的供应商履约执行情况，由多个部门进行评估，得出供应商履约执行情况的结论，作为未来是否合作的参考。评估结果系统会自动统计、呈现，为评估报告的编制提供数据支撑，并能使评估信息的结果落到实处。

2.5.3 采购计划管理

通过采购计划编制和上线，实现计划可视性，在计划节点，系统会自动提前发出“准备提示”给相关责任人，提醒责任人及时按计划启动采购招标、比价的前期准备工作，起到了很好的工作促进作用。

2.5.4 采购招投标执行情况管理

采购招投标各环节的资料保存困难，过程中的内部沟通常常反复，效率不高，工作难以高效开展。根据公司的管理实际，即以项目的方式进行分类管理。

(1)将公司采购招投标制度中各部门权责、流程设置在系统中予以固化、规范和反映，通过待办事项提醒、采购招投标计划执行示意图督促和提醒各职能部门责任人及时完成工作任务。

(2)通过对各类采购招投标过程的梳理与细化，制定既符合管理规范的业务流程步骤，又预留一定灵活性的便捷操作，使采购招投标过程合规高效地开展。

(3)通过系统的工作流程审批，提高流程审批效率，保证采购招投标计划的顺利进行。

(4)对于内部招标项的信息进行权限控制，仅采购招投标工作人员及领导可见，确保信息安全并控制审计风险。

(5)对采购招投标历史数据进行沉淀和积累，以供后续工程内容参考。

3 移动审批+移动报表成果及作用

3.1 移动审批

基于主流手机系统的审批软件，提高企业办公效率，加快施工单位上报变更效率，解决企业管理层因为外出而无法正常办公所带来的不便。日常业务审批都可以通过手机来完成，实现及时的消息提醒，真正实现移动办公。

3.2 移动报表

随时随地打开手机查看核心关键指标情况，见图2。

图2 手机移动报表

4 成果效益及应用前景分析

4.1 对产业的影响和作用

房地产是公认的上下产业链长、专业性强、数据量大、投资周期长、风险程度高的资金密集型行业。随着信息化管理系统的风靡，通过信息化建设提升企业管理水平已经成为行业共识，各个公司都或多或少地建立几个系统来支持业务运作。根据之前对于国内近百家房地产企业的实际应用调查，目前国内房地产企业管理都有几个通病：企业的信息流通不畅、资源共享不足、应用系统之间缺乏统一平台、企业领导的监控、任务分配、执行情况的管理不够完善等。

越来越多的房地产企业意识到，可以通过 ERP 管理系统的使用，以实现提升房地产企业管理效率，降低房地产企业成本，促进各部门工作协同。

4.2 对业务的影响和作用

(1)管理层及时便捷查看项目信息，支撑决策。能够随时分项目、分业态，对多项目进行动态成本对比查询，了解当前项目的最新动态。同时准确洞悉项目成本是否在可控范围之内，准确获悉项目资金占用情况，同时可以随时了解到各个项目当前采购招投标计划以及采购招投标成果、合同执行情况。

(2)落实责任成本。在系统中，成本的发生都会落实到有关的责任部门，从而为今后的精细化考核提供依据。

(3)加强源头控制。一个开发商在项目中的成本主要通过招投标、合同、非合同请款3种方式产生。系统实现了这3 种方式的审批生效流程，一切变动都受到目标成本的控制，并且实时反应变化前后的动态成本。

开发商的项目管理是一个变化的管理，提前支付、超付、变更“黑洞”等成本管理上的漏洞也往往在这些变化中发生。抓住设计变更、现场签证、合同变更等最经常发生的变化，通过动态成本实时反映这些变化对成本可能产生的影响，并加以控制；通过流程使这些变化受到了控制，从而从目标和过程两方面加强了控制。

(4)增强供应商信息真实性，供应商库及时动态更新。通过云采购平台与 ERP 供应商平台的打通，实现了供应商信息由自身更新，开发商快速对调整内容进行审核，从而确保供应商信息及时准确。

(5)加强过程管理，资料归档整合。通过项目全生命周期开发招标计划的管理，对贯穿项目全生命周期的采购计划进行跟踪，加强对采购关键过程的管理。同时，通过最终稿电子版文件的归档，确保资料的及时准确，便于未来的查阅及复用。

4.3 产生的效果

(1)统一管理，信息共享。所有的信息只有一个输入的途径，这样保证了信息的准确性和唯一性，同时能实现信息共享的效果。信息在系统中的传递时间同以前的书面传递相比，时间大幅减少，确保了管理效率的提高。

(2)规范各环节业务流程，完善管理体系。增加管理透明度，通过流程驱动工作窗口，工作流程上的相关人员都能了解工作的进展情况，不会发生以前不知一项工作在何处停滞的情况。

(3)强化过程控制，实现对成本业务关键环节的控制，有效降低成本。对成本管理的主要流程进行有效的管理和监控，通过制定相关指标和参数准确及时地反映出整个成本管理过程中可能存在的问题，将事后控制转变为过程控制。通过强化过程控制能够使问题及时暴露，使管理层能够及时采取相关措施进行解决，减少企业的管理费用、节约项目投资，从而有效地降低成本，提高项目利润率。

(4)提供决策支持，增强企业竞争力。企业运用管理信息系统，能有效地提高信息的传递速度和信息的真实性，企业的高管也能及时地获取有关的信息，辅助企业决策。

4.4 项目评估

内部对标：与企业原有信息化的对标相比发现，本次信息化系统在供应商管理、采购管理、成本管理方面多维度地提升了工作效率，业务执行变得严谨、规范，在实现精细化管理的同时强控了业务，规避了部分风险。

5 结 语

未来可从应用范围进行拓展，深化 ERP 系统的应用范围，从工程、设计、营销等多个方面入手，实现各条工作线之间相互联动，全面实现财务业务一体化。通过对于 ERP管理系统的整体规划、一体化建设，提高企业的整体信息互通和流程协同，在信息化平台基础上实现经营和管理的专业化、规范化和精细化，进而提升企业的运营效率，实施信息一体化建设。