“互联网+”背景下的高校档案管理模式探究

陈小磊

【摘要】在“互联网+”作为一种国家发展战略的大环境下，高校的档案管理工作也应该紧随时代发展风向标，根据自身情况去探究新的管理模式。在“互联网+”时代，网络技术及信息技术的发展，使数字化、信息化、网络化逐渐引领这个时代的潮流。在这样的新形势下，档案管理应改造升级传统管理方式，不断发现并利用新的发展引擎，为打造智慧社会、智慧生活服务添加新助力。故此在“互联网+”的背景下，高校的档案管理模式工作应与互联网有机结合，在档案管理工作的系统化、数据化、及档案利用服务方面进行不断的探究和创新。

【关键词】互联网+ 创新 思维 资源整合 系统构建

【课题项目】“互联网+”视域下高校党建档案管理模式探究，课题编号：DJY201702。

【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2018）07-0002-01

一、“互联网+”背景下的管理体系构建：

1.培养互联网络思维模式，将原有档案管理模式与互联网络结合来开展工作。

目前高校一般大学生的基本的纸质档案材料包括高考材料、录取表、毕业生登记表、中学生登记表、学校鉴定表、考试成绩表、素质拓展表、奖励及处分材料、党员材料等信息。档案资料基本都是纸质版的，一旦出现问题需要修改，工作量大，而且部分材料修改很难实现。

2.高校档案管理工作信息化建设的基本内容。

（1））软硬件设施的建设。高校档案管理工作的信息化离不开软硬件设施的支持，对于硬件设施主要是提供用于档案管理工作所需要的计算机以及存储设备，工作主要内容是做好计算机以及电子文件存储设备的安全维护与数据备份管理。对于软件设施，则主要是选择操作容易、维护简便以及具有查询功能的管理软件。通过充分、全面的软硬件设施，确保高校档案管理信息化的顺利开展。

（2）高校档案信息资料。高校档案信息资料的收集整理主要是按照规范、标准以及统一的数据格式对各种电子文件资源进行整理，可以在档案管理信息部门设置中心系统，作为收发、存储以及整理电子文件的中转站，提高信息的收集以及保管工作的效率。

（3）档案管理系统的安全保密。由于部分高校档案信息资料属于具有一定密级的资料，因此对于这些资料，既要确保档案资料的真实、可靠、完整，同時也要确保电子档案数据库处于安全可靠的状态，对这些电子档案进行访问使用必须经过相应的授权后方可执行。

二、建立网络学籍管理系统的必要性与优越性：

1.随着互联网技术的快速发展和网络应用的普及，我国高校原有的半手工操作的小型数据库已经很难适应新的发展趋势，所以需要建立一套完整的、规范的学生学籍档案信息管理系统，实现管理信息化、规范化和科学化，构建一体化的管理和应用服务平台。

2.从学生入校开始的一切档案资料录入档案信息系统进行信息化存储。高校可以建立自有的档案信息数据系统。专门用来存储和管理学生日常档案变动，充分利用互联网技术实现资料录入、修正、监督、反馈和查阅等。

3.学籍管理工作的信息化可以极大的提高工作效率，做到情况反映及时迅速、数据统计准确可靠，信息搜集全面客观。

4.加强各教学、系部之间的信息交流，便于各级领导和部门掌握情况。

三、互动式档案管理系统模式的优越性：

1.在“互联网+”的背景下，档案管理体系不再是以往的单方向传递信息。利用互联网技术，将纸质档案材料信息化，以档案管理部门为主，实现学生、辅导员、档案部门管理人员等多方面信息的增补和修正。

2.在不涉及学生隐私的前提下，可以使得各方面的信息互动反馈，这样做一方面能够避免信息的失真，另一方面能够及时对信息进行补充和修正。对此从两方面进行探究。

四、加强数字化建设，进行数字资源整合：

1.档案工作者可以将传统的纸质档案数字化，与互联网、新媒体信息的收集、整理、归档相结合。就目前来看，互联网信息已经占相当大的比重，忽视对互联网及新媒体信息的归档，不利于档案信息的完整性保存。

2.在重视互联网信息档案归档的同时，档案管理部门还要对互联网信息、新媒体信息的分类等方面进行研究，其特性决定了与传统档案分类的区别。

五、“互联网+”背景下档案资源信息资源共享系统的建立：

档案管理机构应共同协作，建设全国开放档案信息资源平台，真正将互联网与档案融合，不断完善“互联网+档案”的资源建设，逐步把全国已上网开放的档案信息集中收集起来。积极推进档案信息资源共享，通过信息平台或传播渠道把档案信息传播到公众中去。国家档案局网站已经开通“国家开放档案信息资源共享利用系统”。

六、高校档案管理信息化完善策略研究：

1.实现高校档案管理信息体系的标准化。提高高校档案管理信息化建设水平，应该注重对高校档案管理信息化体系的建设制定相应的标准。高校档案管理部门可以结合国家制定的《电子文件归档与管理规范》以及《CAD电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求》等规范性的文件，并结合高校管理部门的实际情况，制定标准的工作流程，指导高校档案资料的收集整理以及归档保存工作。通过这种制度管理的方式实现高校档案管理的标准化与规范化，促进高校档案管理工作的顺利开展。

2.结合高校的实际情况建立档案数据库以及网络平台开展档案管理工作。高校档案管理部门应该根据自身的档案类型将其分为教学科研档案、党政管理档案、教学设备档案、基建档案、人力资源管理档案以及学籍档案等几种类型，分门别类地建立档案资料数据库。其次，应该根据高校档案管理的数据库，建立档案资源共享网络平台，通过网络平台，高校内部或者是社会机构可以通过相应的权限，对高校档案资料进行查询，进而提高高校档案资料的使用效率。

3.提高高校档案管理部门的工作队伍的整体水平。高校档案管理工作人员的能力水平直接关系到高校档案管理工作质量，因此对于高校档案管理工作的改进应该提高档案管理工作人员的能力水平。重点针对档案管理软件的使用、资料数据库的维护以及档案管理理论对工作人员进行教育培训，以提高其工作能力，确保高校档案管理工作水平的提高。

参考文献：

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