机关干部和领导干部提高公文写作能力“要诀”探析

罗鹏

公文是政府机关和企事业单位的一个重要办事工具，也是行使职能的重要手段之一。公文写作水平的高低，直接关系到机关工作的质量和效益，关系到机关的形象。本文就如何提高机关干部和领导干部公文写作能力方面做了探析，着力在“摸准意图，充实材料。严谨结构，迅速起草。统一观点，精炼语言，精准文字，规范格式”八个方面做了阐述。

毛泽东同志早在1942年就指出：“一个革命干部必须能看会写”，看是指观察，通过观察分析，去伪存真，去粗取精，由此及彼，由表及里，能看出事物的本质；写就是在观察的基础上，进行概括、抽象、提炼，写出事物的规律。公文作为机关的重要办事工具，是机关行使其职能的重要手段之一。提高公文写作能力，学习公文写作知识，是领导干部和机关干部的必修课。当今社会已进入信息时代，公文作为信息传递的重要载体，显得尤为重要。因此，笔者认为，提高机关干部和领导干部公文写作能力，需要在以下八个方面下功夫。

一、意图要摸准

中国传统文论有一句名言，叫“意在笔先”。所谓“意”就是意图、宗旨，或者叫中心思想。写公文“意在笔先”，就是接受任务后，把领导意图搞清楚。意图就是要达到某项目的具体打算。为什么机关公文写作要把领导意图摸准？理由有三条：一是公文不是个人的作品，是代表一个单位讲话的。从组织原则上讲，只有这个单位的领导，才能代表这个单位对上对下负责。二是从客观上讲，领导一般对上级指示理解得都比较深刻，对单位的情况掌握得比较清楚，考虑问题都是全局性的。三是从主观上讲，领导相对经历、经验丰富，水平比一般干部要高。因此，写文件第一位的就是把领导对这份文件的写作意图摸清楚，它对文件的质量具有定向作用。如何摸领导意图呢？办法很多，常见的有三种：一是面对面地询问意图。接受任务后，主持起草的同志，应该主动建议领导抽时间，给起草小组或主持人讲一次意见，谈一些初步想法，最好采用对话的方式，作者问，讲者答，有针对性地探讨一些问题。二是拟出提纲打探意图。可以根据上级的有关精神，原则意见及下面的实际情况，拟定一个比较详细的讲话提纲。三是写出草稿引出意图。或叫作抛砖引玉。适合时间短，要求急，来不及反复研究，征求意见。还有的准备时间很长，少则一个来月，多则一年半载，时间的跨度大，涉及的内容广。如党代表大会材料等，期间变化大，很难把主题一下子固定不变。就先写出草稿，在本部门小范围讨论，后呈送有关领导和有关部门，征求意见，修改完善。引出比较具体的、全方位、深层次的意图，集思广益，确立讲话中心思想，减少不必要的反复。

二、材料要充实

占有丰富的材料，是公文写作的基础。要写好公文，没有丰富的材料是行不通的，材料不充分，公文是写不好的。当前机关公文质量一般化问题比较普遍，很重要的是材料不充分，不准确，有的材料缺乏代表性、指导性和操作性，材料不精。在材料的收集、使用上要注意三个问题：一要尽可能多地占有材料。二要鉴别材料的准确度。三要选用精确的材料。要选用有典型意义，既能代表一般，又比一般更突出的材料。精选材料要“以一当十”，既突出公文观点，又使内容精干，有利于观点与材料的统一。

三、结构要严谨

结构问题，就是组织材料和谋篇布局的问题。公文的结构，就是作者根据主题的需要，按照公文写作要求，对材料进行科学的组织与安排。简单地讲，就是公文的组织、构造。我们经常讲这份公文分几个部分或几段，开头怎样写，正文写几个问题，如何结尾等等，这些都是公文结构。撰写内容多、篇幅长且比较重要的公文，在动笔之前，应先编写好结构提纲，这一步对起草文稿至关重要。如何编写提纲？其基本方法是：先确定公文大的结构（层次），然后确定各部分的具体内容，编写提纲一般由粗到细，由抽象到具体，由标题到观点，由观点到材料逐步完善。

四、起草要迅速

起草文稿就是把构思好的内容用书面文字写成公文形式的初稿。草稿的质量如何，觉得成文的质量。起草文稿不能草率、马虎。从构思、动笔到完成初稿，从内容到形式，都必须一丝不苟，认真写作，为核稿提供合格的“正品”。如何起草文稿？中国有一句话，叫“行文有机”，这里的“机”就是写作中的“灵感”，唯物主义认为，写作过程中，随着构思、思维不断深化，大脑即呈现一种兴奋状态，表现出特别的写作热情，这就是“机”，即“灵感”。灵感有人叫作直觉思维，文学创作离不开灵感，甚至说没有灵感就没有文学。公文写作同样需要“灵感”的力量，有了灵感就应抓住，迅速书写定格，否则稍纵即逝。

五、观点要统一

材料提炼观点，材料说明观点，观点统帅材料，观点材料要统一。观点形成及其质量高低，既依赖于客观材料，还取决于作者的主观意识，是主客观相统一的产物。观点确定以后，下面的文章就是如何充分运用材料来论述说明观点牢固的基础，说明作者对事物的看法是正确的、客观的，而不是主观想象的、虚构的，以此达到有较强说服力的目的。

六、语言要准确

准确是公文写作最基本的要求，是公文的生命。准确关系到文件质量的高低，价值的大小，关系到机关的威信。要保证公文所涉及的内容，包括观点、材料、语言文字，甚至标点符号都应该准确，尤其是事例，要有根有据，经得住检验。只有保证公文内容的绝对真实，才有说服力，才能维护公文的严肃性和权威性。一要极力避免错别字。公文中出现错别字，一方面反映机关工作作风不严谨、不细致；另一方面也说明机关工作人员的文字水平不高。写错字容易使读者产生歧义，轻者影响工作，重者要引起严重后果。二要准确把握用词。公文无论内容深浅或篇幅长短，都要用词准确。在用词上要注意以下五个方面：一是注意词的感情色彩，把握好褒义词和贬义词的区别。二是注意词义范围的大小，要掌握好词的外延。三是注意词义的轻重，要用得恰如其分。四是注意词的性质，准确区别使用。五是注意词的规范使用，要多用专业术语和书面语言。三要防止出现语法错误。如何有效地克服公文中的语法错误，重要的是要懂得语法的基本知识。概括地讲就是“四要”：一要掌握好词组类别及其语法功能。二要掌握好词类的词义、语法特点和使用规则。三要善于识别和正确安排句子成分。公文是由各种各样的句子组成的。只有善于识别句子成分，才能正確安排句子成分，也才能成功地表达语意。四要认识和掌握句子变化及复句的运用。

七、文字要简明

公文写作要求简明，一方面文字量要力求少，篇幅要尽可能短。另一方面语言文字要精练，不累赘，不重复。用最少的文字，准确严密地表达最丰富的内容，做到篇无累段，段无累句，句无累字。即每一段、每句话、每个字都有它存在的价值。文字简明，不能单纯理解为篇幅越短越好，字写得越少越好，既“简”又“明”，简单明了，干脆利落。

八、格式要规范

公文的内容决定公文的形式，公文的形式反映公文内容。公文格式绝不是可有可无的形式，而是保证公文权威性和执行效力的必要形式。我们知道，公文的权威是公文现行效用的需要，没有权威，就难以发挥效用，就会成为一纸空文。格式规范要把握以下三点：一是格式完整。二是符合逻辑。格式不能自相矛盾。诸如发文机关与署名不一致；成文日期与通过日期矛盾；主送与抄送矛盾；文种与用语矛盾等。三是概念明确。各个项目的内容必须使用明确的概念，不能用模棱两可之词。