企业文书档案管理中存在的问题及应对研究

摘 要：社会经济的快速发展，对企业文书档案管理也提出了更高的要求，本文现探讨企业文书档案管理中存在的问题，并提出解决问题的相应措施，同时总结解决企业文书档案管理存在的问题后，在时代发展背景下企业文书档案管理取得的发展，旨在为我国的企业文书档案管理提供有价值的参考。

关键词：企业文书档案；管理问题；相应对策

企业文书档案是企业记录及收集原始材料的一种常见方式，也是企业不断发展的一个重要保障。企业文书档案的管理质量直接关系到企业的技术资源信息及企业发展重要决策的保密情况，同时也是人们开展后续工作的一个重要参考及借鉴材料，因此如何做好企业的文书档案管理工作，对提高企业的文书档案质量及企业发展来讲均具有重要的现实意义[1]。

1、企业文书档案管理

通常情况下企业的文书档案、科技档案及财务档案均具有较强的保密性。根据我国法律的相关规定，文书档案的保密程度可分成以下几种：①绝密文件：这种文件的内容与国家的重要机密有关，一旦档案中的信息发生泄漏将对我国的公文造成严重的损害，同时极可能损害我国公民的切身利益。②机密文件：通常情况下这种文件与国家的重要文件有关[2]。③秘密文件：这种文件的内容与国家普通秘密有关，一旦发生泄漏，将损害至国家安全，同时还会给国家利益造成损害。④内部文件：这种文件具有不对外公开的特点，其流通范围仅限于特定的企业（单位）或者某个特定的系统。通常情况下企业的文书档案管理要求与上述档案保密等级一致，但企业的绝密文件及机密文件较少，秘密文件及企业内部文件是企业文书档案管理工作的重点，文件关系到企业的发展及生存，因此在保存企业文书档案的过程中也需要严格按照保密原则进行，确保文件的安全性及保密性。

2、企业文书档案管理中常见的问题

2.1文书档案文件的收集问题

企业文书档案管理中的各种文件通常为企业各个部门在运行过程中产生的各种职工入职表、日常业务报表、职工发展及进步档案（优秀员工评定文书）及企业相关制度改革文件等，因此文书档案管理部门需要收集的文书及文件类型多而复杂。文书档案的来源是多方面的，每个业务部门的对材料收集的标准难以统一，收集标准差异性较大，加上材料中存在填写不全面、材料缺乏完整性等，无形中增加了企业查考、编辑及研究数据与资料的难度。与此同时，每个业务部门对企业文书档案管理的重视度也存在差异，因此对文书档案收集工作的配合度也存在差异，使档案管理工作人员收集企业文书档案的难度加大，难以做到文化的统一收取与统计，最终导致文件档案管理工作效率降低，影响档案的归档[3]。

2.2管理方式落后

企业文书档案管理管理方式落后是一个普遍存在的问题，现阶段还有很多企业采用的是传统的纸质文书作为档案收集及存放形式。企业的日常报表及相关文件较多，使用纸质文书使档案有大量的纸张堆积而成，不仅造成纸资源的大量浪费，档案一旦归档，还需要花费大量的人力物力进行维护，同时需要查找文件资料时也需要花费大量的时间及精力。除此之外，部分企业紧跟时代发展，也致力建立文书档案的电子文件管理系统，但其文件收集形式也仅限于将收集好的纸质文件通过人工输入方转化成电子文件管理形式保存，没有真正建立起全面信息化的文书档案管理体系，使用可有效减少文书档案的检索用时，但文书档案的收集方式还未改进，同样浪费大量的纸质资源，资料输入也消耗大量的人力物力。管理方式落后不仅严重影响了文书档案管理的效率，同时也逐渐消磨文书档案管理工作人员的工作热情，使文书档案管理的整体发展受到限制。

2.3文书档案利用率低

文书档案管理提供的档案保管和调用服务，促使企业员工对个人档案管理和利用的重视度增加，同时也反映出企业档案管理具有的社会服务性及工作对员工个人职业发展的作用。但是，现阶段文书档案管理中很少出现企业管理者为研究企业发展及员工关注个人发展而调用或者研究档案的现象。最常见的现象为企业管理者为应对政府工作检查或者行业开展研讨会议而调取企业的文书档案进行调查与研究；员工调取档案的情况通常是因为离职[4]。大多数情况下企业员工对档案服务的认知度极低，甚至无这方面的意识，导致档案管理的服务性明显减弱，企业文书档案的利用率难以上升。

3、企业文书档案管理的应对措施

3.1不断推进档案信息化管理信息化建设。

在信息化时代的发展背景下，企业文书档案管理应该紧跟时代步伐，转化落后的文书档案管理方式，运用现代化管理方式，建设企业的文书档案信息化管理模式。信息化的档案管理方式不仅可有效减少文书档案收集的纸质消耗量，还可实现文书档案的快速收集及处理，在较小的空间内实现对企业各个部门文书及档案的统一及规范管理，大大提升文书档案管理的工作效率。信息化档案管理，首先要求企业重视档案管理的资金投入，购置档案管理信息化所需的打印机、掃描仪及电脑等办公自动化软、硬件设施。其次，根据企业的实际情况制定档符合企业发展的案管理信息化战略，可包含档案工作软件应用、集团公司各子公司之间及公司档案库和政府档案库之间的的档案联网，同时设立企业文书档案管理监督部门，全面监督企业信息化发展的全过程，保障企业文书档案管理信息化得到全面的落实。

3.2制定企业文书档案管理条例

企业的文书档案管理在文件收集环节出现问题，归其原因为：企业未统一规范各部门的各类档案，虽然也有部分企业对档案文件进行统一的规范要求，但缺乏强制性的监管，管理力度及执行力度较弱，使得文书档案的收集效率难以得到有效提升。因此企业要根据企业的自身情况制定相应的文书档案管理条例，规范各部门的档案文件形式及文书资料格式，并做好监督工作。首先，企业档案管理部门需要根据以往的档案工作经验，明确企业各部门需要提交档案的基本内容及类型，并制作出固定表格形式转达至企业的各个部门，将提交材料的相关要求写入部门管理的细则中，同时选定各部门的档案资料负责人，有各个部门的文书档案负责人对员工上交的文书进行审核，惩处迟交、误交及文书不按照规范书写行为，以提各部门对文书档案收集工作的重视度。

4、小结

现阶段是企业文书档案管理工作存在着一些问题，需要档案管理部门不断寻求解决问题的方式，妥善处存在的问题，以促进企业档案管理的健康发展。

参考文献

[1]余洁萍.试论企业文书档案管理中存在的问题及对策[J].经贸实践，2018（13）：245.

[2]柳斐.文书档案管理工作的创新策略[J].科技资讯，2017，15（30）：130-131.

[3]宋明霞.浅析企业文书档案管理中的常见问题及其对策[J].办公室业务，2017（19）：103.

[4]龚爱华.电力企业文书档案管理中存在的问题及应对措施[J].企业改革与管理，2017（12）：29.

作者简介

王晓琳（1983.12-），性别：女，民族：汉，籍贯：四川泸州，当前职务：科长，当前职称：馆员，学历：硕士研究生，研究方向：文书档案管理。

（作者单位：中国原子能科学研究院）