电子文件一体化管理探索

【摘 要】 本文介绍了电子文件的概念与特点，阐释了电子文档生命周期理论，分析了电子文件一体化的管理模式：文档一体化管理与传统档案管理的区别；实现文档一体化管理的前提；电子文件一体化管理流程；电子文件一体化管理的目标。

【关键词】 电子文件；文档一体化；计算机技术

一、电子文件的概念与特点

随着信息网络技术的发展，电子文件这一术语越来越多地出现在职员工作中，对于它的定义是：“能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。”在档案行业中把电子文件定义为：“以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。”

电子文件首先是满足传统意义上的有关“文件”的要素，其次必须是以计算机设备为基础的，以二进制代码的形式记录在一定介质上的文件。这就强调了电子文件的内涵就是由计算机生成与处理的，计算机是电子文件赖以生存的基础。

随着电子文件的逐步发展，它的优越性也日益体现出来了。电子文件的产生不仅简化了管理流程，实现了无纸化操作，而且节省了大量的物理存储空间；电子信息系统的逐步完善使检索、查找文件更加快捷、便利，有效地提高了工作效率。

电子文档虽然是文档的一种类型，却有着与纸质文档截然不同的特点：①对计算机系统的依赖性。电子文档是计算机系统有效输出的一种载体，是与计算机系统密不可分的。②电子文档对软硬件环境的依赖是电子文档的致命弱点。③电子文档的复制件不易识别，源于电子文档信息的无损复制性。这一特性既为职员的工作带来了方便，也为职员保护电子文档的原始性、真实性提出了挑战。

针对电子文件的不同特点和电子档案管理的要求，整个归档管理流程较以前纸质文档的归档流程发生了变化。对电子文件的归档、鉴定环节提前至编写阶段，并将鉴定环节贯穿于编制、处理、归档、迁移、利用等整个文档生命周期。

二、电子文档生命周期理论

电子文档生命周期理论是在1997年提出的。当时的人们已经开始对电子文档进行有效地管理和保护。在文档产生之前，电子文档的生命周期就已开始，也就是文档的概念阶段。“概念阶段是指电子信息系统的设计、开发和安装阶段，在这一阶段完成对机构内部信息流和信息处理的分析，以及对合适技术的挑选、获取和安装，并始终关注电子文件原始凭证和长期保存的各种问题”。之后，电子文档产生并作为“文件”被“保管”起来。最后，对形成后的电子文档进行技术维护和妥善管理直至被销毁。“设计—形成—维护三段论”突出了对电子文档“设计”和“形成”阶段的管理，强调了对电子文件管理应实行超前控制。

三、电子文件一体化管理模式

1、文档一体化管理与传统档案管理的区别

电子文档一体化管理，是指在电子文件生成之初采取控制行动，以保证其归档质量，重视文件内容、生成者及其过程的联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性。

电子文件是伴随计算机的应用而产生的，它有着许多不同于传统文件的特点，传统的档案管理方法能为电子文件的档案管理所借鉴，但电子文件档案管理不能完全模仿传统文件的管理，否则造成的损失是无法估量的。电子文件的特点使得其整个生命周期的全程管理与一体化管理显得尤为重要。

文档一体化管理在纸质档案管理时期的表现形式只是档案工作人员到文件形成部门去指导工作，以保证归档后的文件真实、完整。在电子文件管理中，计算机工作流程软件管理逐步取代原来的人工文件管理中的人为选择性，变得更加自动化、程序化。计算机软件对电子文件的管理是对传统档案工作流程的根本性变革，带来巨大便利的同时，也存在诸多不可控因素。再加上电子文件本身的脆弱性、时效性，产生文件过程中的一切活动都很可能会影响到文件的保存与长期利用。

2、实现文档一体化管理的前提

制定严密的法规体系和各类相关管理标准，以保障对电子文件的前端实施有效的控制。在电子文件管理系统中，要将电子文件的各个方面进行有效控制，关键在于完善的法规体系。

要充分发挥电子文件管理的效果，必须制定相应的规范和标准，并使各类管理系统之间紧密衔接，实现数据共享。在电子文件管理活动中，文件形成者将直接参与文件的归档工作，档案工作者比以往更需要得到文件形成者的帮助与支持，双方的沟通必不可少，这就要求档案工作者具有较高的综合素质。管理电子文件离不开信息技术，掌握一定的计算机技术和网络技术也是档案工作者必要的能力。

3、电子文件一体化管理流程

电子文件一体化管理，明确了电子文件从生成→采集→传送→鉴定→最终去向等各个阶段的管理。生成阶段无疑是电子文件管理的开始，它无论以哪种方式产生，为其命名都是必不可少的环节。电子文件的命名应遵从唯一性、概括性、关联性和规范性的原则。命名的唯一性是为了保证文件检索的高效和准确，也避免在存储过程中，后来文件取代前期存储的文件，造成文件的丢失。命名的概括性便于管理者能从文件名识别内容。通过文件名的关联性可以辨析该文件的不同版本间的联系。规范性是指文件名应采用约定俗成的通行的方式命名缩写。

电子文件形成后，应由创建者或创建部门按照归档要求进行采集。电子文件的采集是指在文件保存系统中对文件进行登记、分类、添加元数据和存储的过程。为防止信息损失和变动，采集工作应当由创建者或承办者及时完成，因为只有他们最清楚电子文件的内容、价值以及与其他文件之间的关系，只有这样才能保证电子文件的归档质量。

在各业务部门之间传送流转的电子文件，无论是通过电子邮件还是通过FTP等方式进行传送，都应当支持已有的软硬件设置，遵循相应的网络协议和标准，与电子文件保存系统中的采集模块实现无缝接入。最后由档案部门会同文件形成部门对电子文件的保存价值进行鉴别、确定其保管期限，形成电子档案，在档案信息系统平台上实现共享。

4、电子文件一体化管理的目标

电子文件的现行阶段是信息丢失高发期，按照传统的档案管理模式，这一阶段是由文件管理人员占主导，然而文件管理者对档案管理的要求不是很了解，如果档案人員等到电子文件送过来再进行鉴定、整理、统计等档案流程，会丢失很多电子文件的相关信息。因此在解决电子文件归档问题上，档案行业通用的做法是将电子文件的周期归为设计、形成和维护三个阶段；档案人员应在保存文件和设计归档阶段对电子文档的归档进行指导。在电子文件生命周期中，设计阶段无疑是具有决定性意义阶段。归档所需的要素以及信息的采集等都应该事先在电子文件管理系统中预先设定。档案人员全程参与电子文件的管理活动，是保证电子文件归档管理的必要前提。

电子文件的归档并且形成电子档案的管理，现在看来虽已不是什么新鲜事物，但是专业的电子文件的档案管理人员却是奇缺的，对在职档案人员有针对性的培训尤为重要。在一定时间内传统的档案工作仍将占主导地位，与电子档案工作并存的时间或将更长，不断积累电子文件归档和管理的经验，发挥两种不同介质档案的长处，总结归纳出科学的管理方法，保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存是档案管理人员的目标。

【参考文献】

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[2] 毕建新，郑建明.云计算环境下电子文件一体化管理初探[J].档案与建设，2014（4）15-18.

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[4] 崔闽莲.电子文件时代文档一体化管理的问题及对策[J].河北大学成人教育学院学报，2009（2）81-81.

【作者简介】

张云霞（1971.01-），江苏南京人，任职于航天九院第十六研究所情报档案处，研究方向：档案管理.