房地产档案现代化管理

罗丽敏

【摘要】随着我国经济的不断发展，房地产行业在发展中也取得了长足的进步。房地产档案管理工作的重要性逐渐凸显，也对其提出了更高标准的要求。因此，房地产档案管理应顺应时代的发展，运用先进的管理手段，充分发挥房地产档案信息资源的重要作用，为城市发展和人们的需要提供更全面、有效的服务。

【关键词】房地产档案；现代化；管理

在城市建设和管理中，房地产档案管理是基础工作，是房地产产权确立的重要依据。房地产档案属于重要的信息资源，其本身具有鲜明的特点。若要实现房地产档案的现代化管理，应结合房地产档案的特点以及管理问题进行科学分析，实现房地产管理的现代化，提升工作的效率和准确性的同时，能够更好地为社会和人们服务。

一、房地产档案管理的特点

（一）复杂性。由于城市是相对复杂的综合体，档案管理相当复杂。包括城市规划、管理、环境保护、防灾等多方面的专业领域，还涉及城市空中、地面、地下等不同种类建筑、管线及设施等的记录。

（二）动态性。城市在不断发展和变化，房地产档案也相应记录着城市的发展变迁。通过档案反映出城市的最新状态，根据不同时期的变化做真实的记录，具有一定的动态性。

（三）准确性。房地产档案记录具有其重要的历史意义，从城市基础建筑、设施的改扩建再到一些房产的法律纠纷等，在房地产档案中都要进行准确、详细的记录。为城市建设提供可依靠的法律依据。房地产档案管理记录的准确性关乎着国家、企业以及人民的利益，准确的重要性不可忽视。

二、房地产档案管理的现状问题

（一）房地产档案管理抗风险能力不足。受经济发展和观念的制约，房地产档案抗风险能力不足。虽然档案在实际的保管中进行了防火、防潮等处理，一旦发生较大的自然或者人为灾害，将严重破坏房地产档案的安全，甚至发生毁灭性损坏，造成的损失也无法挽回。

（二）档案质量要求不够统一。房地产档案经历的历史周期较长，可以说相应的建筑等方面存在有多久，那么与之相关的房地产档案就存在多久。历史是不断发展的，记录房地产档案信息的方式也在发生变化，具有鲜明的时代特征。尤其在以前，没有计算机和影像技术的时代，对于房产的描述更多的是限于文字的记录，却没有平面图、空间立体影像等，信息记录不够详细。

（三）档案载体单一。房地产档案记录方式多采用纸质记录，但是关于房产的影像以及拆迁审批、房屋纠纷等重要信息的保存却不力，主要原因在于收集程度有限以及无法实现妥善保管，导致房地产档案记录内容不够具体和完整。

（四）档案收集范围有限。目前，房地产行业已成为国家的支柱产业，在各类经济活动中占据着重要位置。尤其在房地产产权活动方面，会产生一些文件信息记录，包括档案登记、设立和撤销档案、产权注销、登记等。但在实际的产权活动中，却缺少房地产档案管理人员的参与，没有获取第一手重要、准确的信息，导致后续的房地产档案信息记录与实际的房地产现状不符。究其原因，在于各项信息的有效收集困难，无法实现房地产档案信息记录的完整及全面。

（五）对档案无法进行及时、有效地修改。虽然相关部门已明确要求对于房地产档案记录中与现实情况不符或者不符合规定要求的，要进行及时更改，否则不予验收、归档。但在实际的工作中，即使相关管理工作人员发现了问题，包括一些不规范、不准确之处，退还给登记人进行重新填写或者补充，仍存在较大困难。加之房地产档案信息之间存在较大的联系，若要修改则牵一发而动全身。即便有效做到修改，也要耗费相当大的人力和时间，操作难度也非常大。

三、房地产档案现代化管理的策略分析

（一）创新工作管理方式，逐渐实现现代化管理。实现房地产档案的现代化管理，首先应从档案管理模式以及工作方式上进行转变，从传统的管理方式逐渐向档案数字化收集、存储以及传送方向发展，实现房地产档案管理的信息化。第一，发展档案载体，创新管理方式。档案载体是保存档案信息的媒介，与社会的发展变化息息相关，具有鲜明的时代特征。档案载体经历了漫长的发展过程，到现在采用光碟、磁盘等现代化技术进行存储。尤其在计算机广泛被应用的当下，计算机系统已经成为现代档案存储的主要载体。房地产档案管理应充分运用计算机系统的优势，通过强大的技术支持，将房地产相关信息进行详细、准确、丰富的记录。避免在传统的档案管理模式下，发生危机时，造成一系列无法挽回的损失。另外，相当一部分存在较久远的房地产档案，更需要先进的技术手段进行信息的抢救和还原。因此，实现房地产档案载体的现代化，将成为必然要求。第二，实现房地产档案的现代化管理，应结合城市建设的发展进程。房地产档案真实地记录着城市的规划和建设、管理等。因此，房地产档案记录具有真实性、广泛性、系统性和可靠性。随着我国社会经济的发展，房地产经济也得到了良好的发展。因此房地产档案的数量日益增加，使相关工作人员的工作量逐渐加大，同时房地产管理难度也随之增加。房地产档案管理工作要结合城市化的发展进行，转变相对原始的人工操作、管理模式，采用现代化技术缓解人工操作的压力，实现房地产档案管理由人工化向信息技术化的转变，提高工作效率的同时，又使工作质量得以保证。

（二）从创新服务理念入手，实现管理的现代化。房地产档案管理工作是重要的服务类工作，为社会经济建设、城市建设以及用户提供了重要服务。在房地产档案管理中，要充分关注社会变化，紧跟经济发展趋势，追随城市化发展的脚步，从经济建设、城市建设以及各类社会服务行业中探索潜在需求，树立新型服务理念，提升服务质量。将传统的房地产档案服务向新型服务转变，实现房地产档案管理的更稳定发展。首先在服务观念上，要创新主动型服务模式。做好相关调研，顺应社会的实际需求，展开个性化的服务。另外，在服务手段上，要避免传统的手工操作给实际服务工作带来的影响和阻碍，充分利用信息化技術手段，实现房地产档案管理的信息化、数字化。要清楚地意识到，房地产档案管理工作是城市建设的重要组成部分，实现房地产档案管理的数字化建设，将更好地为社会、为人民服务。只有实现房地产档案管理工作的良好发展，才能有效推动城市建设的可持续发展。

（三）提升现代化管理意识，建立规范的档案资料。对于房地产档案管理来说，如果档案记录存在不准确、不够完整的情况，那么此类档案记录就失去了意义。在思想上，应充分认识到房地产档案管理工作的重要意义，将其可利用的价值进行充分挖掘，为需要的群体提供实质性的帮助。另外，确保房地产档案资料的完整和真实，相关工作人员要具有去伪存真的精神。将相关重要信息进行详尽记录，再通过现代化技术手段，进行有效存储、保留，并为后续的工作打下良好的基础。

（四）落实房地产档案信息处理的现代化。房地产档案信息的处理是比较复杂的系统工程，既需要通过专业的编程来完善信息检索，同时还要给予系统必要的安全保障，保证重要信息不被攻击而造成重大缺失。另外，要丰富信息查询的关键词检索内容，使需要的群体通过各类词汇检索都能查到需要的信息，为社会和人们最大限度提供便捷。当然，系统的安全性是技术范畴内最重要的工作，一定要做好电脑病毒的防治以及系统维护等工作，严格控制相关用户的权限范围，保障系统的安全、持续运行。

（五）全面提升房地产档案管理工作者的信息技术处理水平。房地产档案管理实现现代化，需要相关的技术人员提供强有力的技术支撑。因此，对于相关技术人员的信息处理能力要进行严格把关，定期开展培训与研讨，充实与完善技术人员自身知识架构，丰富理论知识与实践，不断提升专业水平。确立明确的奖励机制，鼓励技术人员积极、努力探索，为房地产档案现代化管理工作奉献力量。

四、结语

对于房地产档案管理来说，若要实现现代化管理，必须坚持“以人为本”，从服务角度出发，给予需要的群体最大范围的帮助和最便捷的服务。房地产档案管理应充分利用现代化技术手段，摆脱传统管理模式的束缚，将工作人员从复杂、繁琐的人工操作中解放出来。提升工作效率的同时，更为房地产档案管理工作的良好、持续性发展提供更多的支持。

【参考文献】

[1]王庆梅.强化房产档案管理的措施分析[J].办公室业务， 2017（9）：86-87.

[2]江世林.浅谈房地产档案管理的问题及对策[J].科学与财富， 2017（11）.