研究所小额物资采购管理

欧阳慧娟

【摘 要】 供应部作为研究所的物资采购供应部门，降低采购成本，提高采购质量是供应部门的中心工作，严格按照管理规定规范化、程序化地进行各项任务，为研究所提供物资保障，严格规范管理。

【关键词】 物资采购 规范管理 降低采购成本

一直以来，供应部以降低采购成本，提高采购质量为中心，规范流程、精细管理、真抓实干、拓展思路、求实创新，严格按照研究所的管理规定规范化、程序化地进行各项任务的操作，以卓越的管理为研究所提供物资保障为目标，严格规范管理，狠抓科研生产任务的落实，一手抓物资供应保障的完成，一手抓内控制度的完善，苦练内功，严格规范管理，围绕着“保供应、降库存、促廉洁”三个主要方面，通过各种管理途径规范零星物资采购行为，加强供应商管理，合理控制采购支出，本着采购流程透明，采购结果合理，采购价格从优的原则，做到价格的确定和供应商的选择均有据可循。

1、零星物资采购管理存在的主要问题

1.1采购方式不明确，比价工作不规范。对于非指令任务，科研器材、设备、技改经费批量范围内的零星采购申请订单或者限额标准以下的小额度项目采购该如何操作，哪些项目该汇总列入竞价管理，哪些项目不列入，由于缺乏严格的要求，加上缺乏嚴密的机制保障与监督及制度保障，明确相关职责，使得采购管理人员权力过于集中，缺乏应有的制约。

1.2供应商管理有待加强。由于零星采购物资的数量少，种类繁杂等特性，采购人员往往缺少对此类物资的市场调研，多是根据以往的经验或是传统方式选择供应商，一批零星物资直接通知某一供应商送货，有可能出现品牌不符合研究所要求，或者以次充好，以劣代优的问题，这一方面极大影响了研究所物资采购的质量，另一方面也导致物资采购管理工作效能的降低，这就要求供应部能加强与供应商之间的信息沟通，提供供应商管理水平，规范供应商的行为。

1.3采购管理不规范。比价、竞价管理的界定不明，管理不严格，不仅容易造成采购成本的增加，也容易导致采购流程、供应商选择和价格的形成不够透明公开，给供应商采取不正当竞争方式提供可乘之机，采购人员也面临拉拢腐蚀，违反廉洁自律的风险。

2、实施途径和主要方式

随着研究所科研生产任务的增加，物资供应保障的压力也相应增加，为科研生产做好物资供应保障始终是供应部各项工作的重心，为使供应部的管理更加精细化，规范采购行为，减少工作失误，提高工作效率，供应部运用了如下途径：

2.1进一步完善采购制度体系。零星采购项目单次投资资金量小，但积少成多，总量却很大，规范零星采购项目管理与规范大额采购项目一样重要，要建立严格有效的管理制度，用各项规章制度来规范和约束采购、竞价行为。为此，供应部组织部门业务人员召开了采购管理讨论会，详细剖析了在目前的采购工作中存在的问题及管理上的薄弱环节，提供了解决思路和管理办法。

2.2细分物资采购方式。为了使采购方式更加规范，供应商选择和价格的形成方式更加清晰合理，供应部将物资采购方式细分为：集团公司集中采购、研究所组织竞价采购、内部竞价采购、比价采购、常用物资年度竞价、授权代理商直接采购、生产厂家直接采购、求援采购、应急采购、省招标局招标采购。采购员在签订物资购销协议时，必须在以上采购方式中勾选，并经部门计划员、核价员、部门领导审批通过后方可进入合同审批程序。

2.3常用物资年度竞价。增加研究所常用物资竞价的范围和种类，将同品类、同型号、年内多次采购的物资实行年度竞价，现供应部已将刀具、量具、O型密封圈、国标件等物资进行了年度竞价，在市场价格未出现大幅度波动的情况下，这些类别的物资在采购时可依据年度购销协议进行供货。

2.4加强询价、比价、议价管理。在订购、采购工作中实行“货比三家”的原则，控制、减少所有与采购相关的成本，对整个采购过程进行科学管理，将成本控制细化在采购活动中的每一个环节，充分调查和了解市场情况，不断积累与分析构成产品成本方面的信息，合理运用各种采购方式，将采购成本的降低落到实处。

2.5加强供应商管理

供应商的管理既是供应部物资采购管理工作的重点与核心，也是促使研究所节省经济成本，确保科研生产顺利的基础与保障。因此，供应部要根据研究所的实际情况优选供应商，既严格把关物资质量，同时与供应商保持长期、良好的合作关系。为此，供应部在供应商管理工作的具体方式有：

（1）严格按照标准优选物资供应商

优选物资供应商是加强与推进供应商管理工作的基础和前提，依据中国航发的供应商管理理念，加强对供应商资质、履约能力、售后服务情况的考核评定，增加了供应商准入方面的审批流程。根据我所具体需求择优选择供应商。

（2）加强供方考核评定

供应部按照质量管理的要求，对《合格供方名单》进行审查，对供货单位的资质证明采购进行审查及更换，对其合同履约情况、供货质量、售前、售后服务等进行综合评价。

（3）寻求与供应商的合作共赢

随着科研生产任务的不断增加，与供应商之间关系的复杂性和管理的艰巨性都在不断增加，任何一端的失误，都有可能影响研究所的科研生产工作，这不但要求供应部要将供应商关系作为供应链上重要的一环加以关注，同时要优选物资供应商，强化对供应商的管理，加强与供应商的沟通交流，建立可持续性的合作关系，为研究所提供优质、充实的物资供应保障，进一步推进“共赢”局面的实现。

3、取得的成效

据统计，研究所零星采购项目从去年同期的1111项下降到了541项，通过研究所组织竞价金额增加了2.69%，供应部组织竞价金额增加了20.33%，比价采购金额增加了109.78%，零星采购金额减少了77.48%，所占全年采购金额比例也相应下降到了1.91%，超额完成了把零星采购金额控制在全年采购总额5%以内的目标，成绩显著。常用物资年度竞价的金额达到了92.3万元，较去年同期增加了20%，这使得可进行零星采购的类别减少，物资采购的规范性、可控性更高。