声像档案管理与开发成果

刘巧梅

摘 要：声像档案管理是信息档案管理的重要组成部分，而且相对于其他档案材料来说，声像档案种类更加丰富，所以管理起来难度也相对较大，随着我国档案管理工作的不断优化，声像档案管理与开发成果也较为显著，据此，本文浅析声像档案管理与开发成果。

关键词：声像档案 管理与开发 成果

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）08-00-01

交通局的声像档案具有直观的形象性、收集和保管的特殊性以及保管条件要求高等特点，基于这些特点，交通局对于声像档案管理工作过程和内容也比较复杂，本文拟从这两方面出发总结声像档案管理与开发成果，具体如下。

一、声像档案的特性

1.直观的形象性

声像档案记录是社会发展中人们活动的声音和图像，因此反映的客观事物直观形象，活灵活现，给人以强烈的时空感和真实客观的感受，与纸质档案相比，可以说声像档案进一步凸显了档案的原始记录性。

2.收集、保管的特殊性

声像档案难以区别档案的原件与复制件。如一盘重要的录音磁带，母带与复制转录带仅从外观及效果上很难区别。又如区别照片档案中的原版底片和制作精良的翻版底片。有时也很困难。这给声像档案的收集和保管工作带来了一定的难度。

3.保管条件要求高

由于声像档案是由感光材料和磁性材料构成的，它与纸质载体材料所要求的保管条件有很大的区别。交通局相关的声像档案很多会涉及相关案件、事故等需要长期保存，其保管条件的好坏与其“寿命”长短有着密切的联系。所以要加强对交通系统声像档案的科学保护和管理，增强声像材料的耐久性，延长其“寿命”。

二、基于声像档案管理工作过程看管理与开发成果

1.创新声像档案归档过程

声像档案归档过程创新共分为以下几点：第一，归档工作设置有专门的归档团队负责，尤其是对与交通局这样的政府单位来说，积极选择团队式的归档管理方式；第二，归档过程中按顺序做好扫描、拍照、记录等工作，使每一份声像档案的归档过程都有最原始的证据留存，而至于这些扫描的图片资料，则由专人专管。

2.创新声像档案管理过程

声像档案管理过程创新共分为以下几点：第一，对基本交通事故、案件声像档案要做好分类管理，这里所说的分类并不单纯的指将资料按类别放好，而是按照不同的分类标准对不同资料进行二次整理；第二，进一步优化交通系统声像档案管理流程，使每一环节都实现“高效保质、专人专责、分流有序”。

3.创新声像档案的保密、利用机制

声像档案的保密、利用机制创新共分为以下几点：第一，对于不同声像档案资料设定不同的保密级别，与之对应的设置不同的管理工作流程，尤其对高级别的声像档案资料来说，工作流程不仅要细、而且要精；第二，声像档案利用机制旨在提升声像档案的利用率，因此最好的方法是结合大数据技术打造“数据挖掘、数据分析、数据利用、数据更新”的新型声像档案利用机制。

4.创新声像档案制作过程

声像档案的制作过程创新共分为以下几点：第一，制作工具的选择更加细心，多选择质量好、使用方便的制作工具，这样可以有效提升声像档案制作效率和制作质量；第二，声像档案制作过程最好做到分环节、有步骤操作，即有专门的团队负责声像档案制作过程，每个人专职干一个工作，分工明确。

5.加大资金投入，完善声像档案室硬件环境建设

首先，因为每个企事业单位都有很多的内部资料，所以各企事业单位都要配有至少一个声像档案室。对于交通系统来讲，声像档案的管理要建立独立管理办公区域，成立专门的管理部门；其次，对于基本事故、案件、车辆信息声像档案室的硬件建设要求要符合国家规定，配齐“六防”设备，防止虫蛀、犯潮等情况，同时，各声像档案室要根据自身情况，配备足够的电脑、打印机、扫描仪等设备以及常用的声像档案钉装工具，从源头上提升了聲像档案管理与开发工作质量。

三、基于声像档案管理工作内容看管理与开发成果

1.领导更加重视声像档案管理工作

首先，加强领导交流与培训，强化领导意识：让上级领导了解声像档案管理工作的重要性，同时学习和借鉴一些其他企事业单位先进的声像档案管理经验，从而提升自己机构内部的声像档案管理工作水平；其次，强化各级领导对声像档案工作的领导作用，管理、协调、组织好声像档案管理人员，共同做好声像档案管理工作。

2.进一步完善声像档案管理制度，提升管理人员业务能力

2.1优化声像档案管理过程。首先，声像档案管理人员均严格审核声像档案的移交、鉴定、保存、调用等环节，特别是注意各项声像档案管理细节，从细节着手逐步完善各个环节；其次，整个声像档案管理过程要十分注重高效性，即管理过程十分简洁、有序。

2.2组建专业化声像档案管理团队，加强培训。首先，声像档案管理团队的每一名成员都保证是专职人员，这样可以保证专人专职，责任到人，同时不会因为业务交叉而延误声像档案收集管理工作；其次，对声像档案管理团队进行系统化、规范化培训，保证每个人都完整掌握声像档案管理过程。

2.3加强各机构信息沟通，打造管理网络化、一体化平台。首先，通过互联网强化各机构信息沟通：各企事业单位之间常存在信息交互的需要，对声像档案管理工作来说更是如此，例如下属单位要向上级单位汇报声像档案管理进度、不同企事业单位借调声像档案资料等等。因此，通过互联网强化各机构信息沟通就变得十分重要；其次，加强信息化声像档案管理建设：网络化、一体化管理平台能够对繁杂的声像档案信息进行统一整合，极大的提升了声像档案管理的安全性和高效性，因此，加强信息化档案管理建设以打造优秀的管理平台也是非常重要的。

2.4强化服务意识，提升服务质量

2.4.1本着提升服务质量的态度做工作。声像档案管理并不能直接为企事业单位创造经济效益，但是其对企事业单位、个人的服务价值却是无可限量的。日常工作中，声像档案管理人员深刻认识到自己的工作价值和意义，要本着提升服务质量的态度做工作。

2.4.2培养创新意识，成为声像档案管理多面手。声像档案管理人员的服务质量体现在工作态度、工作能力、工作技巧、工作方法等多个层面，培养声像档案管理人员的创新意识，使其在工作中不断提升工作素养，从而成为声像档案管理多面手，进一步提升服务质量。

综上所述，基于声像档案管理工作过程和内容看管理与开发成果，我们可以得出如下结论：随着声像档案管理技术、人力、制度的不断发展和完善，当前声像档案管理与开发工作正在有序、平稳发展。