浅议文书档案管理中的创新

陈颖

摘要：做好文书档案管理工作，不仅能够帮助企业领导者制定出该企业的发展规划，而且还有助于企业领导者及时地发现问题并予以改进。因此，企业领导者必须对文书管理工作引起高度重视。就现如今的实际情况而言，文书档案管理工作对于企业的发展既是一种机遇，同时又是一种挑战。笔者根据多年的工作经验，主要针对文书档案管理中的创新进行分析和讨论。

关键词：文书档案；管理；创新

一、文书档案管理工作面对的机遇

1、有助于企业活力的提升

在计算机技术飞速发展的今天，出现了计算机电子档案，可谓是为档案管理工作提供了便利，档案管理者能够在很短的时间内分析企业的发展状况，来为企业的良好发展提出科学合理的建议。同时，档案管理也更趋于结构化，档案管理者可以根据企业领导者提出的问题，有针对性地找出相关档案，并对其进行分析，来帮助企业领导者更好地做出决策。此外，当企业进行改革时，难免会有一些历史遗留问题，通过对相关档案进行分析，会对这些历史遗留问题的解决有所帮助。这些好处都会有助于企业活力的提升，从而实现企业的良好发展。

2、有助于企业档案管理技术的提升

由于传统手工档案管理的耗时长、难度大等特点，档案管理通常只停留在档案的存储、管理以及运用等方面。对于计算机电子档案而言，有了更高的档案管理要求，档案管理者不仅要做好文书档案的存储、管理以及运用等方面，同时还要更加关注文书档案是如何生成的，确保其完整性，此外还要注重文书档案的安全工作，确保文书档案是安全的。同时，档案管理者还要提高对资源共享的重视，比如搭建一个档案管理平台，让使用者可以获取自己所需求的资源。同时，企业领导者要结合本企业的实际情况，对其档案管理工作进行改进，来不断提升档案管理工作的水平。此外，企业在进行改革时，只有坚持企业档案完整统一这一理念，对企业文书档案进行合理地移交，才能使企业一些问题真正得到解决。

二、文书档案管理工作面对的挑战

1、文书档案管理缺乏相应的规章制度

在调查了一部分企业后，发现其在制度创新方面存在一个共性问题：文书档案管理工作缺乏相应的规章制度。一旦文书档案工作没有相应的规章制度，其工作者就会很容易降低要求，思想上产生懈怠，那么就会导致其档案管理工作出现一些错误，因而在企业进行决策时，从错误的文书档案中分析出来的参考意见，自然不会对企业的发展有利。同时，档案管理没有相应的规章制度，会导致档案管理出现“一把手说了算”的情况，有可能让文书档案缺乏真实性，从而会出现腐败的现象。

2、对文书档案管理工作的重视程度不高

就目前的实际情况而言，能够发现大部分企业对文书档案管理工作的重视程度不高，导致档案管理工作发挥得效用不高。有些企业在进行文书档案管理时，采取的是几十年一贯的制度，文书档案很少进行更新。同时，还有些企业领导者没有认识到文书档案管理工作的真正效用，对于文书档案保持一种“重视管理，轻视使用”的态度，档案管理者比较关注档案管理的收集以及存储工作，而轻视文书档案的使用工作。

3、文书档案管理技术较为落后。文书档案管理技术较为落后，也大大降低了档案管理工作的效用。大多数企业在开展文书档案管理工作时，首先是由微机来接收和保存电子信息，然后在单机情况下来对需求信息进行检索。这种情况下，文书档案其实已经从档案管理中脱离出来了，充其量只能算一个文本信息。文书档案的获取不能脱离其实际工作，而是要扎根于实际工作，只有这样，文书档案才能被多次利用，从而发挥其真正的效用。

三、文书档案管理工作的创新策略

1、管理制度创新

文书档案管理制度的创新是保障文书档案管理工作顺利开展的基础内容。在创新的过程中需要根据单位发展的实际需要，并在原有的管理制度基础上进行改革，使原本制度中存在的不完善之处能够得到弥补。同时应重视领导责任制度的创新，以此来为现代化档案管理提供支持。此外，应保证制度建设与现代社会发展需求之间相适应，提高制度创新的有效性和完整性。

2、管理手段创新

信息时代的到来给文书档案管理工作带来了一定的挑战。传统的手工工作方式在当前已经很难满足时代的需求，因此，需要从文书档案的管理手段上进行创新。一方面是文书档案的信息化管理，应认识到文书档案管理的重要性，并在此基础上提升文书档案管理的安全性和完整性。将传统的纸质管理模式积极转换成为信息管理形式，将档案进行编号整理，并对其进行安全设置，保证信息的安全性同时也能方便档案信息的及时调取利用。此外，也可以利用条形码或者二维码等方式来进行信息的检索和录入，不仅能提升信息的应用性，同时也能有效提升工作的效率。

3、管理人员素质创新

管理人员是保证文书档案管理水平上升的重要部分，因此单位一定要重视起文书档案管理中的人员管理，并对此制定相应的管理制度。作为管理人员素质上一定要积极地进行创新，不仅要有较强的专业能力，同时还要有素质上的提升。对此，单位应定期的组织管理人员参与到工作能力测试当中去，针对测试当中的不足之处来制定相应的培训计划，使之能及时地得到思想上的更新和工作能力的提升，促使工作人员得到全面素质发展。此外，单位应积极创新激励制度，通过激励的方式来彻底的改变传统工作中的管理現状，将文书档案管理工作的晋升作为奖励的主要手段，并适当地给予相应的物质奖励。

4、工作效率创新

工作效率的创新指的是在工作效率上能得到突破，真正的提升工作效率。首先，要想得到工作效率上的提升，应加大文书档案管理的宣传工作，并明确单位档案管理的目的，只有有了明确的目标，工作效率才能真正的得到提升。其次，文书档案管理工作中一定要做好工作的协调管理，要认识到工作效率的提升与各个部门之间的协调性是不能分开的，只有在思想上达到了共同的认识，在工作中才能相互指导、相互服务，从而提升工作效率。此外，工作效率提升中应重视员工的工作经验积累。管理人员需要根据自身的工作经验来找到工作中存在的问题，并在此基础上进行不断地改进，这对工作效率的提升将起到重要作用。

结束语

文书档案管理对于企业发展来说，既是一种机遇，又是一种挑战。因此，企业必须要高度重视文书档案管理工作，首先要不断完善档案管理的规章制度，其次要不断提升档案管理者的素质，最后要对企业的档案管理工作进行改革，从而让企业在激励的竞争中取得优势。

参考文献：

[1]周国新.试论文书档案管理工作的创新[J].东方企业文化，2014（05）

[2]李丽.文书档案管理工作创新研究[J].经济视野，2014（04）

[3]胡西春，陈鹰.现代文书档案管理工作的创新途径分析[J].办公室业务，2013（07）：178-179.