信息网络化时代的档案管理

胡玮

摘 要：随着信息化时代的不断发展，应用网络技术、数据库和多媒体技术是信息技术革命的标志，网络技术的出现改变了传统档案的管理方式并提出挑战。文章主要通过论述分析信息网络环境下档案管理工作发展的必然性，并分析信息网络环境下档案管理的工作措施，进一步探讨档案管理信息化的发展方向。

关键词：网络；信息时代；档案管理

自20世纪90年代中后期以来，以互联网和普适计算为背景的各种网络化应用广泛普及开来。档案信息服务作为人类信息宝库中的重要信息源之一，其网络化应用服务的推广将对社会发展具有积极和重要的意义。计算机、互联网、通信、数据库技术等发展到今天，档案信息网络化建设已基本可行，一方面是信息网络的发展为建立高效的档案管理信息网络提供了一个强有力的平台，另一方面是在国家相关部门大力支持下，已逐步形成了档案管理的系统化、规范化标准，从而为档案管理信息网络的创建提供了基础。

一、什么是档案信息的网络化

新世纪信息化时代互联网络技术、数据库技术和多媒体技术的不断发展，使传统档案信息管理方式受到了极大的挑战。无处不在的泛在互联网络将各种各样的计算机、多媒体掌上终端、智能手机、数据库系统及各型各样的感知设备联接到了一起，它 对人们的工作和生活方式产生了深刻的影响，也将信息空间、物理空间和人类生活空间融合了起来。在这个融合的空间中，人们可以随时随地通过访问某种设备来系统透明地获得多种多样的数字化信息服务：如音视频检索、在线电影点播、网络游戏、旅游信息、城市地图和交通出行指南等。而实现这些服务的关键就是要有相应的档案信息网络系统。事实上，互联网络的普及，在改变着社会生活的方方面面，其中对档案管理所带来的最大变化是：它将促使档案管理事业从信息的数字化时代迈向信息的网络化时代。由此使得以数字化为基础的20世纪档案管理工作模式得到跨越式的深化和发展，当然，也给网络化下的档案组织与管理活动带来了新的压力与挑战。例如，原来的档案管理是重管理、轻利用，等人上门查阅等，在新的形式下，档案的收集、整理、查询都将会在远程实现，任何人在任何时间和任何地点，都可以通过网络查阅到他所想知道的法律规定范围内的档案信息，此时档案信息的上下载、档案信息的组织都不再是面对面的，而是虚拟化的。原来的档案管理是部门条块分割的，今后不同部门、不同单位甚至于是不同国家的各类档案都需要相互联系，为用户提供统一服务。因此在信息网络环境下，档案部门如何面对突如其来的变化、如何充分利用信息网

络技术发展档案事业、档案建设和管理该如何做才能满足这种需求呢等等，这些问题成为了新时期档案管理发展必须解决的问题。

二、网络环境下档案管理工作措施分析

2.1 培养高素质的现代档案管理人才

加强教育培训工作，积极探索新的教育培训模式。应结合实际情况开设短、中、长期培训班，举办各种形式的档案信息开发教育讲座、研讨会。同时，教育培训的内容也要紧跟信息时代的需求，在课程开设上，在保证档案专业主干课程的前提下。加强缩微摄影技术、光盘技术、多媒体技术、网络技术和外语知识等教育，培养符合时代要求的高素质档案信息管理人才。

2.2 加强档案部门网上办公先进设备的配置

现阶段档案部门设备比较落后，现代化程度不高。因此，我们要加强宣传，争取领导、社会的支持，加大对档案事业的投入力度。再就是把档案事业推向市场，让档案体现其经济价值，把档案信息作为一种特殊商品经营，不断提高社会效益和经济效益，总之要采取多种方式，来解决档案资金的不足问题，以便档案界配置先进的管理设备。

2.3 制订相应的法律规范

根据网络环境下档案管理的特点，制订相应的法律规范，从而在法律上明确档案馆对于社会档案的所有权、使用权、监督权的关系，在保障档案信息齐全完整的同时，保障档案形成者及公民的合法权益，并合理规范及协调信息的超区域流通等问题。网络环境下档案服务的范围，必须根据国家规定，经过鉴定、划密等工作后，被确定为对社会开放的档案。根据档案工作的特殊性，网站中开放的档案还应区分无条件利用和有条件利用两部分。

2.4 建立网络环境下档案安全的制度屏障

在制度建设上，要健全档案管理制度，确保规范运作。一方面，要详细规定库房管理、档案借阅、保密、鉴定、销毁等各种制度和要求；另一方面，细化档案人员工作职责，包括档案室职责、专职档案员职责、兼职档案员职责等，促使档案管理人员按责行事。在具体操作上，要严格记录，确保制度落实。在档案管理过程中，严格记录程序，将档案的接收、借阅、复制、销毁等过程和结果完整记录在册，详细记录档案库房的管理、档案人员的培训和考核、非档案人员进入库房的审批及进出时间等情况。

三、信息时代网络档案管理发展方向

3.1人事档案管理的信息数字化。基于计算机技术的数字型档案要求，信息时代的人事档案管理向信息数字化方向发展。人事档案管理的信息数字化发展有赖于数字化信息系统的建设，一是在拟定数字化信息系统的基本框架之上，选定人事档案系统的应用软件，制定档案数据录入规范；二是保障纸质档案与数字档案的相互协作配合，避免档案数字化过程中信息不完整不真实的现象出现；三是注重后期制作的质量控制，应充分考虑满足应用软件的实时升级需要。

3.2人事档案管理的信息网络化。基于互联网通信技术的网络化要求，信息时代的人事档案管理向信息网絡化方向发展。人事档案管理的信息网络化发展一方面必须充分统筹档案保密特性，只对拥有档案保管权力的部门赋予调阅权限，保障互联网环境下的异地共享具备安全性。另一方面，人事档案管理的信息网络化离不开现代化的管理手段，因此管理者的信息素养显得尤为重要，确保档案管理者精通相关业务，具备熟练的软件操作能力，是信息网络化管理的必须。

3.3人事档案管理的信息标准化。基于人才信息整合的统一标准要求，信息时代的人事档案管理向信息标准化方向发展。人事档案管理的信息标准化发展，一是要着眼于档案信息的严肃性与准确性，严把信息审核关，力求人事档案管理的规范操作。二是在必备的网络基础上，完善统一的硬件软件设备要求。三是规范人事档案信息服务，推动信息服务的标准化，比如信息检索服务的标准化，除了信息输出的快速准确以外，应保障服务程序符合相关法律与制度要求。

四、结语

当前国家在信息网络化建设方面也业已提出要求，并以三网融合和感知中国等为核心正大力推进，网络化发展已是大势所趋，所以现在的问题不是档案部门需不需要将档案信息实现网络化的问题，而是如何规划和建设并实现网络档案管理和服务的哪些功能的问题，这种必然性是客观存在且不可逆转的。

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