浅谈建筑工程资料管理存在的问题及对策

李亭蝶

摘 要：建筑工程属于长期、复杂性的工程， 这要求相关的工程质量管理要做到有效监督， 而建筑工程资料管理作为提高质量管理过程中的重要部分， 同建筑工程质量管理是密不可分的。基于此， 在完善工程质量管理过程中， 必然要提高对于建筑工程资料的管理水平， 旨在提高认识， 以此助力于工程质量管理战略目标的实现。本文根据笔者工作实践，对建筑工程资料管理存在的问题及对策进行了分析和探讨。

关键词：建筑工程；资料；管理；问题

1 建筑工作档案资料的内涵及其特点分析

1.1 建筑工作档案资料内涵

根据具体实践证明， 建筑工作的档案资料内涵可以说是极其丰富， 不但包括综合性文件合同， 还包含具体形式的水、电、材料及设备文件资料。也就是说， 所有部门的综合性资料信息都涵盖在此档案资料中。其中综合性文件又包括政府部门审批文件、天气文件资料及土地征用等批准性文件；而具体形式文件资料又包括施工图纸的变更及审核、施工技术交底记录、监督管理过程、施工材料质量证明文件及安全事故处理文件等。

1.2 建筑工作档案资料特点分析

根据相关调查显示， 建筑工作档案资料特点主要包括以下几点：第一， 单一性特点。主要是指自建筑工程招标阶段到竣工结束为止都对其成长展开详细记录， 这种资料档案仅此一份；第二， 实用性特点。往往建筑工作档案资料的详细记录也将成为质量监督管理部门的重要验收依据， 对日后的城市建设施工具有着重大参考性价值， 因而具有极强的实用性特点；第三， 真实性特点。建筑工作的档案资料信息不能存在一丝虚假行为， 要从始至终记录该建筑工程的成长过程， 充分保证其真实完整性。

2 建筑工作中档案资料归档管理过程中存在的问题

2.1 档案资料管理人员意识较为薄弱

无论是对于什么类型的工程项目来说， 其所涉及到的档案资料都是非常复杂， 特别是在建筑工程项目竣工之后提交的档案资料更多， 在竣工完成之后， 如果短时间范围内并没有出现任何质量性问题， 可以顺利交接工程项目， 施工团队也随之解散， 但在此期间若是工程档案资料没有充分收集整理， 便会对日后的档案管理工作带来更大难度。同时在档案资料有效利用时， 其会适当参考借鉴一些工程决算或是竣工验收等资料， 这样一来其他工程档案资料便会遭到忽视， 大大降低了档案资料的总体利用率， 无法保证档案资料管理的顺利进行。

2.2 从业人员综合素质需进一步提高

根据实际调查情况可知， 目前建筑工作档案资料管理的所有参与人员大多并不熟悉具体业务工作， 缺乏相应档案资料管理专业知识培训， 甚至还有部分管理人员是兼职人员、在校实习人员及兼任多个档案资料管理岗位等， 由于没有接受到专业系统化的岗前培训， 导致其并不熟悉相应的法律法规制度， 再加上对建筑工作档案资料管理流程的陌生化， 都会使其档案资料归档和管理效果达不到预期效果， 甚至还会因档案资料收集整理的不够规范而出现反复修改情况， 这样一来不但无法保证档案资料整体质量， 还会极大的延长归档时间。

2.3 档案资料收集整理不够规范化

根据调查数据可以了解到， 现阶段大多数建筑企业在进行档案资料归档管理时， 往往都不具备专业化的档案资料管理人员， 大多都是雇佣临时兼职人员， 其不但没有经过专业化的系统培训， 自身档案资料归档管理水平也总体较差， 进而导致档案资料在归档、管理工作进行过程中都存在着较多问题， 容易促使档案资料出现遗漏或是缺失等现象， 不利于管理规划化展开。

3 建筑工作的档案资料归档管理措施应用分析

3.1 积极构建健全的档案资料归档管理制度

若想充分保证建筑工作档案资料的真实完整性， 需要相关管理人员不断提高其资料管理力度， 进而为档案信息的真实性和完整性提供良好保障。同时建筑工程的各个单位还应严格遵守国家对于档案资料所指定的明确规定， 不断完善单位内部规章制度， 充分发挥施工单位、监督单位等综合性优势， 保证档案资料的收集、整理及储存等所有环节都能保证其有效性， 避免出现档案遗失或是错误等现象。

3.2 加强建筑工作档案归档管理人员的培训力度

随着我国经济水平的不断提高， 建筑行业也取得了一定突破性成就， 同时建筑数量及其规模也在不断增加， 这也为档案归档管理带来了一定程度变化。因此建筑工程相關单位必须要对档案管理人员进行责任意识和服务意识的大力培养， 不断完善档案管理制度， 有效运用先进技术手段来更新管理理念， 进而将具体责任落实到个人身上。同时还可以定期组织管理人员到相关平台学习档案管理的法律法规内容， 与其他专业人员积极展开探讨性交流， 便于综合提高档案管理人员的专业技能和综合素质， 从而推动我国建筑行业的健康发展。

3.3 提高建筑工作档案材料编制水平

对于建筑工程施工单位来说， 严格按照标准规定对工程档案材料进行编制是基础性业务之一， 如果一个施工团队无法有效编制工程档案资料， 那么其就不满足承包工程的首要条件。由此可知， 施工单位应充分明确自身的责任义务， 不断增强对施工人员档案材料编制的训练力度， 进而全面提高其档案材料编制水平， 为后期工作的顺利进行提供良好保障。

3.4 全面管理建筑工程资料

负责工程资料管理的工作人员自工程开始之前一直到工程结束， 都需要进行相应的整理和管理资料工作。首先， 在正式施工之前， 资料管理人员需要明确工程相关资料， 包括基本施工情况， 主要负责人， 施工范围， 注意事项等等， 而这些资料则需要工作人员从负责工程的施工单位和设计单位获取， 资料管理人员加强对工程施工设计了解程度， 从而有利于进行相关的基础工作， 为之后正式施工打下良好的基础。其次， 施工过程中的每个步骤都是提前设计完成， 施工中按部就班完成的， 这就需要资料管理人员做到在未开工之前进行良好的资料管理工作， 将相关的材料单以及各种审核表等与资料进行对应的整理， 从而促使工程各个环节的进行都能没有失误的进行。在工程竣工之后， 资料的管理人员需要将涉及工程各个部分的详细资料以及相关的凭证整理完毕， 之后将资料送往监理单位， 落实监理单位对工程施工的检查和审核工作， 获得确认工程审核没有问题的文件之后， 处理好相关的工程善后， 确认工程的良好完工。

3.5 制定规范化的管理制度

完善和规范工程资料管理的过程前提是具有一个严谨的资料管理制度， 从而促进管理人员能够按照标准规范自己的工作流程， 管理自身行为。首先， 制度中需要明确工作人员的工作细节， 让管理人员明确的了解工作范围内需要做什么事， 而哪些又是不在应该工作的范围内。通过严格的工作流程和奖惩制度， 减少了管理人员利用职务之便中饱私囊， 没有保证资料的真实性， 亦或是管理资料过程中的敷衍了事等问题的出现， 实现管理人员的工作效果的有效提升。其次， 落实定期的对资料管理人员的考核机制， 检查管理人员的资料管理工作是否切实的实现真实性和全面性这两个关键点， 根据被考核的人员所具备的职业素质给予相应的奖赏或者处罚， 奖赏的方式可以通过奖金， 社保办理等途径实现， 而处罚就要根据工作的失误程度而定。只有严格严谨的资料管理制度， 才能促进管理人员不断完善自身工作， 实现将各项制度落实到实处， 从而确保工程没有失误的完工。

4 结束语

总而言之， 建筑工作资料归档和管理的有效展开需要充分引起建筑企业的广泛重视， 并且加大档案归档管理工作的宣传力度， 积极展开信息化建设， 严格执行档案管理的具体任务， 不断进行技术方面的创新完善， 从而真正发挥档案管理的价值所在。

参考文献：

[1]关玲玲.分析基建工作中的资料归档和管理[J].建筑工程技术与设计， 2015 （26） .