基于Indioffice的决议督办管理系统的设计与实现

武渭民

（潞安矿业（集团）有限责任公司通信公司， 山西 长治 046204）

引言

潞安集团OA办公自动化系统[1]自2010年12月开始实施以来，为企业管理效率的提升提供了有力的支撑。但是面对多变的市场环境，企业发展的速度要加快、发展的质量要提高。提升企业的快速决策能力、改善企业战略执行力、加强决策执行与反馈已成为企业的关键竞争因素之一。目前，潞安集团决议及重大事项管理过程中大多还是通过邮件或者电话进行分解下达与反馈跟踪，缺乏分解下达、协作执行、执行反馈的通道。

本文旨在利用现有潞安集团广泛应用的OA办公自动化系统，搭建决议事项督办管理平台，实现重要会议、“13710”[2]督办、领导交办、重点工作等从提案到决议形成，直至任务分解、任务执行反馈、任务评价确认等的闭环管理功能，提高了各项重大决策和督办的执行力和执行效率；同时，改造OA办公系统的公文流转功能，增加公文的限时待办、超时自动办理等功能。最终整合OA办公自动化系统和决议督办管理系统，形成统一的办公门户，实现统一登录、统一权限控制，为系统管理和用户使用提供方便快捷的登录和使用方式。

1 设计原则

该系统总体架构要实现系统的整体结构构造，在本文中以模块化的方式实现内容，以结构将功能模块化，并给模块进行架构设计。

2 系统架构设计及实现

为保证不同的用户能够合作完成某项督办事项，要求相互之间能够相互配合，共同合作，处理问题。利用 5C概念，即：沟通（Communication）、协作（Cooperation）、控制（Control）、创造（Creation）和方便（Convenience）实现整个系统的协同工作。该系统总体的架构图如图1所示。

图1 系统总体架构

从图1可以看出，该系统总体架构是基于用户需求设计实现的，并且将这些需求从不同层面实现。系统使用主要是用户通过首页信息介绍，进入不同的页面中心，包括个人工作台、决议督办、我的待办、我的督办、党建调度、“13710”督办等。统一管理视图中，包括会议管理督办模块、督办管理模块和决策支撑模块，每一项中又包含多项内容。结合上述功能，配合安全日志管理以及选择合适的应用支撑平台Indi.Platform，即可为系统的用户管理提供基于网络的实现平台。

通过办公自动化的使用可以实现资源的有效利用，并且可以保证成本的重复利用，合理的架构设计可以增加系统的使用范围，并且在使用的过程中也可以实现信息内容的合理收集。

2.1 平台功能设计

基础平台层为支撑办公应用的基础技术层，主要实现了组织管理、流程管理、权限管理等功能。同时，为适应业务需求、提升系统处理性能，在数据结构设计、数据交换设计方面采取了一定的技术策略。

2.1.1 组织管理

组织机构管理是协同办公应用系统的核心模块，包含机构与部门、人员、岗位等信息管理，可以支持部门新增、删除、修改、合并，可支持矩阵式组织管理和垂直化管理组织模式。督办管理系统自动读取办公自动化系统中的组织架构，办公自动化系统的组织架构支持独立设置管理和从其他业务系统中同步管理。同时，办公自动化系统除了基本的人员和基本信息外，还有一些特别的信息，如部门文书、部门领导、持章人、部门管理员等信息。

2.1.2 流程管理

流程管理主要实现将实际的审批流程电子化。其主要包括流程自定义配置和工作流引擎实现等内容。其中，流程自定义配置主要是流程环节、节点流向、审批信息的配置，流程中的环节可以灵活配置多个后续环节，以适应不同业务需要同时并发、顺序、会签审批等各种情况；同时每个环节包含多种节点属性，可通过其是否允许上报、转收文、转发文、会签、同处理人跳过、超时自动办理、评价等。

用户访问任何子系统都会由该子系统验证OA系统中是否存在该用户的session，在用户没有登录的情况下，子系统将会将页面重定向到NetEye单点登录系统的登录页面，要求用户完成登录。同时，重定向时，也会记录用户的来源页，以便用户在登录成功后，可以直接打开之前要访问的页面，减少用户操作。操作流程如图2所示。

图2 登录模块管理流程

2.1.3 权限管理

权限管理是办公自动化系统的核心功能，权限管理的设置是否合理决定了办公自动化系统数据是否安全。权限管理主要包含两部分内容：数据读取权限和功能操作权限。本集团系统中，遵循了银行业习惯的权限管理机制，即管理员和所有参与过文档的人员可以读取文档，而对文档和系统一些功能的操作，则按一定的规则进行设置。

2.2 数据库设计

数据库的设计需要结合实际系统需求和客观工作现实，本设计结合现在OA系统中各项信息分析得出此数据库设计，主要的数据库表如表1所示。

表1 数据库表

根据系统实际情况，设计相应数据表单，系统主要数据表E-R、系统模块处理时序如图3、图4所示。

图3 系统主要数据表E-R图

图4 系统处理时序图

同时，为避免数据库的数据量积累到一定程度，出现系统运行逐渐缓慢的状态，本次开发采用了自动分库技术和自动归档技术。例如某模块启用自动分库设置后，该模块对应的正文、附件、办结库数据按时间自动进行分库，同时正文和附件在年度内再按设定大小进行自动分库；自动归档技术解决了流转库滞留文件过多造成的性能低下，系统通过对各类文件设置不同的处理策略进行有效的处理。如自动删除超过3个月处于拟稿状态的文件和自动办结和归档流转时间超过6个月的文档。

2.3 系统实现

系统实现是本设计的核心内容，依赖于前面各数据库和数据表的设计和铺垫，采用lotus Domino平台[3]，实现本系统所有功能。

系统首页向用户提供任务中心、我的待办、我的会议和我的提醒。任务中心向用户提供当前用户相关的各督办事项情况统一管理平台（主办、协办、交办、分管），自动向用户推送相关的督办事项、要求等信息；用户还可根据事项状态、来源等进行便捷的筛选；用户可以直接点击相应的内容进行操作（反馈、点评、催督办、打分等），为用户提供一体化便捷的操作页面，包括会议、待办、提醒分别向用户推送用户需要参加的会议、待审批事项、提醒等信息。

3 结语

随着计算机技术日新月异的不断进步和信息网络技术的更新换代，越来越多的信息化技术被集团型企业电子政务所使用。本文通过开发潞安集团自身的决议督办管理系统，增强了集团督办工作的透明化，实现了督办事项的自动化、促进了督办管理的科学化，为集团各级领导实时、全面、准确、详细、及时地把握督办事项的难点、重点和热点情况提供决策和依据。