浅析电子档案管理的问题与对策

刘莹莹

摘 要：随着科学技术的进步，电子文件和电子档案普遍地用于日常办公和管理。现阶段电子文件的环境中，文件的方式特点与内容特点都产生了改变，电子文件能够通过计算机体系实施快速、有效、多角度的处置，不再需要对它实施像纸质文件那样的分类整理。这就带来了很多新的课题，就此提出了加强电子文件档案管理的几项重要对策。

关键词：电子档案；困境；对策

引言：因为电子文件档案的产生与发展时间短，暴露相对多的问题，电子文件档案管理在网络环境下正面临非授权访问、泄漏信息或丢失、破坏了数据完整性、运用网络传播病毒的威胁，所以，对电子文件档案的科学管理已变成一個全球面临的急需解决的关键课题。电子档案管理工作要顺应时代的步伐步入信息网络管理时代，具有方便和高效的同时，也迎来了很多的问题。电子档案的问题是现在面临最大的挑战。以下就笔者根据多年工作实践，对电子档案管理中存在的问题和解决对策实施阐述。

1、电子档案管理存在的主要问题

1.1领导不够重视电子档案管理

就某企业建设管理处电子档案管理工作来说，存在问题：首先是没有人员配备。成立一个大型单位，没有配备专业的电子档案管理工作人员，只就这方面说，能够看出领导不够注重电子档案管理工作。假如没有专业人员对档案实施管理，就非常难确保文件材料收集的完整与系统，造成整理编目时的不标准，增加运用工作的难度，找寻起来非常费时费事。其次是设置不合理的档案室。部分单位在最顶楼设置档案室，不能确保档案的安全保管，隐患相对多。还有档案室里没有齐全的档案设施配置，如说需要安装空调，让档案室的温度通常控制在14-24°，然而没有配置空调，不可以确保室内的温度。

1.2数据档案保存内容不够完整

现在，数据档案关键是系统数据的备份与文本备份，业务体系的数据通常保存在计算机硬盘上，我们一定要从硬盘上把当日数据刻录到光盘上。而现实工作中，常常没有坚持每日把硬盘上的数据刻录到光盘之上，并脱机保存，有时隔几天才实施刻录，让数据档案保存不持续、不完整。

1.3电子档案管理风险大。

因为电子档案管理牵涉到网络信息，因此会受到外界的干扰多，经常会存在风险。稍微做得不够好不够保密，档案资料就也许会受到外泄或损失等。

2、解决电子档案管理过程中问题的对策

2.1领导要高度重视电子档案管理工作

单位领导要重视电子档案管理工作，要把这项工作纳入单位管理的一个关键范围。在人员配置上，必须要配备专人实施管理，并对电子档案实施标准归档，确保档案资料随要随时能够查找查到，并配备配齐有利于档案管理的有关设备设施。

2.2保证有效的技术保护方法，建设存档光盘长时间可读的保障机制

因为电子档案载体非常容易受到环境中各类原因的影响，因此对于电子介质必须要建设严格的保护方法。第一，建设符合电子档案存放的环境。能够建设专门的库房，应用专门的文件柜等；第二，拟定符合电子介质操作的标准。这种标准要规定电子档案管理者或应用者在管理或应用过程中要遵循的操作规范流程；第三，建设日常或定期的维护检测方法。使用科学的方法或仪器对电子档案实施日常维护或定期检验，能够确保电子档案工作者及时发现错误，并加以改正。同时，为了确保光盘的长期可读性，使光盘存档风险降低，要对没有进馆光盘把好质量关，对已经进馆光盘实施定期检验，并产生定期检验制度。

2.3拟定电子档案管理制度。

为了确保电子档案管理信息的安全，单位要依据管理方案拟定严格的管理章程，做到严格制度而起到预防出现事故、外泄信息机密、混乱的档案程序等。在拟定制度的时候，能够授权给具备档案管理技能的人员依据现实状况拟定。像规定不需要查找资料，档案室是闲杂人员不可以随便进入的。除档案直管人员外，不能动档案管理体系的电脑等配备。需要查阅有关资料，要由档案管理人员直接操作。

2.4保障电子文件档案的安全

电子文件是社会进步的产物，保证电子文件档案的安全是二十一世纪档案工作遇到的新课题。要增强这方面的工作，不仅可以可以及时发现计算机操作体系的不足，改进电子技术方法，使电子文件的安全性增加，让档案资源获得安全、可靠的保护，更可以增强档案信息交流，正确、迅速地向社会供应有利的信息资源，推动经济建设的稳步发展。

2.5提升电子文件归档管理水平

第一，各级主管部门一定要高度关注、大力支持，只有领导关注，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量才会获得提高。第二，档案人员本身的综合素质也需要持续提升。由于电子档案的管理，牵涉到电子计算机软硬件和网络技术、信息技术与档案管理的基础知识，因此绝不是只懂得电子计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所可以胜任的。所以档案人员一定要从制度入手，严把电子文件归档与电子档案管理的每一个环节，保证重要电子文件从形成之初到作为档案保存的整个过程真实、完整和安全。第三，档案人员还要大胆创新，拓展范围，完成信息服务的多样化、社会化。

2.6增强电子档案所依赖的计算机软、硬件设施管理

计算机更新换代快，对于淘汰计算机软、硬件存储的电子文件，及时把转换储存工作做好，确保电子文档的延续可用性。主动开辟电子档案存储的新方法，为档案管理部门配备重要的刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料使用通用格式的载体存储。对管理软件的安全漏洞进行及时修补，对防火墙等软件完成自动升级，做好档案上传、下载的安全等级与访问权限。同时完善电子文件与计算机设备的保管设施与环境，加强防磁设施的完善与维护，及时升级服务器主机与数据库的硬件设施，保证档案信息数据在保存与传输阶段中安全、稳定。

2.7运用网络，开发电子档案管理体系

随着计算机技术与网络技术的发展，各单位都有自己的网络，它是本单位建设信息化的关键基础设施，这为完成电子档案管理网络化、一体化在硬件上供应了可靠的保证，可是光有优良的硬件基础还远远不够，还一定要开发出与之配套的运用软件体系。所以，要尽可能地组织技术力量开发或购买适用于本单位的电子档案管理体系。

2.8提高电子档案管理者的素质

第一，提升档案管理者的素质一定要加强他们的服务意识。档案管理工作是一项服务性非常强的工作，目的是服务，前提是服务，没有优良的服务，档案管理的价值与作用就失去了。要主动发挥档案管理者的主观能动性，主动展开职业道德教育，完善服务方法，提升服务质量，积极、热情地为档案应用者服务。

第二，要适应档案工作现代化的需要，就一定要培养出可以把计算机科学与档案学有机结合起来的复合型人才，使电子档案管理人才队伍进一步的得到完善，提升电子档案管理人才队伍的现代化管理技能。同时，因为档案类型与载体的多样化，对档案管理人员在业务知识和管理操作能力等方面都提出了更高的要求，所以，档案管理人员提升自身的业务素质是特别重要的。

结语

电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中无法回避的。电子档案管理就是推动档案信息化建设，它不但可以进一步为单位发展做出贡献，更是满足人们日益增长需求的重要途径。能够肯定的是现在档案信息化正在如火如荼的展开，政府与学界都在努力，需要修改法律，完善制度，发展技术，转变观念，建设人才队伍等等原因的共同作用，未来才有可能进行完全的信息化档案管理。

参考文献：

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