档案信息化管理的优势及安全问题分析

陈鹤龄

摘要：从我国经济发展趋势来看，现代化建设水平不断提高，同时档案工作也有了明显的变化，现有的档案信息化已经成为发展的潮流，它和以往的档案信息化管理工作相比较来看，现代化档案工作效率有了明显的提高，但是，其在发展的同时，也存在一些问题，比如说，网络技术的发展给安全带来不利的影响，所以，就需要制定完善的措施来解决问题。

关键词：档案信息化管理；安全问题；措施

我国步入到新世纪以来，现代化学科学技术水平有了明显提升，对于人们而言，也已经迈入了信息化时代，无论是在政治方面还是在经济文化方面中，各个现代化领域都取得了很大的成就，所以说，在档案信息管理方面，我国就需要进行管理，加大力度进行重视。

1、档案信息化管理模式的优势

面对现阶段的发展形势下，我国以往的纸质档案就占用到很大的面积，并且在进行查找时也比较麻烦，这样一来，就需要使用高效、快捷的技术将档案传送到电脑中，并且进行储存，同样的档案信息化也受到了更多人的关注，并且成为当下管理的主要方式之一。所以说，信息化管理也就会自然代替以往纸质管理方式，信息化管理方式自身存在的特点比较明显，可以使用关键字就能找到相关的信息，还可以快速的实现对档案信息的传送工作。

1.1 需要不断提高信息化的搜索速度以及准确性

一般情况下，从传统性的档案管理模式来说，如果在对档案进行搜索时，就要求相关的人员在案卷或者是目标进行手动查找时，那么这样的查找效率是比较低，当然，也很容易出现问题。所以说，在实行了信息化档案以后，不仅可以在很大程度上提高对档案信息的查找效率，还可以减少可能出现的问题。

1.2 需要提高对档案信息化的利用效率

随着科学手段的发展，环保理念也在开始进行。面对无纸化的办公而言，就会受到更多人的重视，而且在对于各个单位部门来说，也需要引起重视。因为办公自动化程度比较高，这样就会使得纸质档案信息和办公数字化办公之间存在很大的区别，这样在应用信息化档案以后，档案的相关信息就可以以数字化或者是信息化的形式呈现出来，还可以直接在办公的范围内应用数字化系统，这样一来，就不仅仅可以很好的解决了传统纸质档案和办公数字化的冲突，还可以最大化的为使用者提供了很大的实用性。

1.3 使用档案信息化管理可以方便信息的共享以及传输

目前，在以往的纸质档案管理方式中，相关的使用者需要根据对档案管理部门来对信息进行查找或者是邮寄，然而对于这些来说，就会给使用者带来很大的不便。所以说，信息化档案管理可以在很大程度利用信息网络，将相关的管理信息传输到使用者手中，这样一来，就节省了时间和人员。

1.4 档案信息化可以节省国家资源

需要先对纸质档案来说，就需要对大量时间把信息材料复印出来，并且进行制作，所以说，这样的情况下就需也大量的纸张，同时也会造成国家资源浪费。一方面来说，在复印的时候，过程是比较复杂的，不仅如此，还虎造成很多电力的浪费，从而浪费不必要的能演，所以说，过多的纸张会对环境造成污染，那么这样说来，档案的办公不能再仅限于纸质档案了，就需要采取信息化档案管理方式，在最大程度上节约国家能源资源，从而提高工作效率。

2、对于我国档案信息化管理中存在的安全问题

2.1 档案信息化的真实性以及合法性

在我国以往的纸质档案管理中，就要求相关的人员对信息进行签字或者是盖章，这样来说，就很容易识别出信息的真实性和合法性。

2.2 档案信息传输和保管过程中的安全问题

电子信息档案在管理过程中，都需要根据互联网来进行运输，所以说，在进行运输时，安全成为重要的问题。特别是在对档案信息传送的过程中，可能会被黑客进行修改和盗取，如果是面对保密性的文件时，那么就会造成很大的安全问题。

2.3 档案信息的病毒威胁

一般在计算机网络中，病毒问题是现代化信息技术不可避免的问题，病毒种类比较多，并且复杂，所以说在进行传输时吗，如果是受到了病毒的破坏，那么就很有可能会危害到档案信息管理系统，同时造成资料的泄露，也会给公司带来影响，所以说，就需要不断降低病毒侵害，这个已经成为传送过程中需要注意的问题。

3、档案信息化管理中问题相应的解决措施

3.1 需要不断改善档案信息管理的合法性和真实性

从很大一方面来说，档案信息的真实性和合法性问题，就需要加强管理，有效的进行预防。这样一来，就需要使用加密技术进行管理，而在当前中使用的加密技术就可以分为两个方面的内容。分别是对称类和非对称类。而前者加密技术解密和价目的秘钥相同，而另外一种其实就是加密技术在办公过程中应用的比较广泛，所以说，对于非对称类的加密主要是根据加密和解密两种方式进行管理，换句话说，在加密的过程可以使用密钥进行使用，相对于另外一种解密的秘钥不得公开，在这样的情况下，就需要指定人员进行控制，同样的也是根据当前档案信息化管理中应用效果比较好的方式进行应用。

3.2 在档案信息化管理中，需要引进新型的管理技术以及管理理念

伴随着社会信息化的不断发展，对于每个行业来说，都需要不断融入现代化科学技术。这样对于档案信息化管理工作而言，也需要跟上时代的脚步，并且将落户、传统的管理模式进行合理的改变，然后，还需要重新设计符合自身条件要求的档案信息化管理模式，这样一来，还可以提高各个方面的投入情况。比如说，在信息化管理过程中，需要对人力和物力进行管理，还需要从根本上改变对档案信息化管理工作。其中比较重要的是信息化管理内容，主要是包括权限问题和监控管理问题。还需要不断提高对访问方案用户身份的验证，需要杜绝没有关系的用户随意查看档案信息等。一方面来说，在权限问题上可能就会给用户带来很大的影响，而在权限问题就需要给每一位用户分配特殊符合或者是数字，由此，在这个时候，相关的用户就需要输入这些以后才可以进行参看。另外，在对档案信息化管理的手，防火墙就可以起到重要的作用，它可以有效的确保数据系统的进、出方向的关联，并且可以起到监控的作用，进而对于电子档案的安全性和隐蔽性都会受到保护。需要注意的是，需要检查所归档的文件是否是最终版本，然后在检查电子文件与相应的纸质文件是否一样，这样对于技术方面来说，在对文件进行检查时，状态是否含有病毒，所讀出的数据是否准确。

4、小结

以上所述，在本文中讲述了档案信息化管理的优势、存在的问题以及解决措施，所以说，对于各个行业部门来说，现代化电子信息档案也会增加。同样的情况下，档案管理的安全性也会面临着很大的挑战。这样在整体上说，在目前的发展过程中就需要加强对档案信息化管理，这样对于管理人员来说，就需积极的认识到档案信息化管理存在的各种问题，而且在找出问题之后，就需要制定完善的措施进行解决，进而使得档案信息化管理工作可以稳定发展。

参考文献：

[1]徐敏；档案信息化管理中的问题与思考[A]；齐鲁档案论坛——山东省档案学会2015年学术年会会刊[C]；2015年

[2]李家军；浅谈企业档案信息化管理的必要性[A]；贵州省档案局、贵州省档案学会“纪念贵州省档案馆成立50周年”学术交流会论文集[C]；2012年

[3]金艳丽；浅论拆迁档案信息化管理[A]；第十届沈阳科学学术年会论文集（经济管理与人文科学分册）[C]；2013年