关于国有企业文字秘书的专业素养与文书档案管理探讨

刘怡

摘要：当前我国国有企业为适应时代发展，已经开始逐渐施行内部改革，新时期对文字秘书的专业素养与文书档案管理能力提出了新的要求。基于对国有企业文字秘书专业素养与文书档案管理要求的了解和探究，本文提出了提升文字秘书专业素养与文书档案管理能力的措施，让文字秘书能够更好投入工作，以协助企业发展。

关键词：国有企业；文字秘书；专业素养；文书档案管理

引言：

当前国有企业的文字秘书对各种新技术、新要求的了解存在不足，导致文字秘书无法与管理层进行优质高效沟通，从而对文字秘书的发展形成了限制。同时由于文字秘书对各项新事物的了解存在不足，会逐渐导致其无法胜任本职工作，严重的甚至会失业，所以需要对新时期的工作要求进行了解和解读。

一、国有企业文字秘书专业素养与文书档案管理的要求

（一）能够做好协调工作

在我国国有企业全面面临内部深化改革的时期，文字秘书的工作会更加繁重，这就要求文字秘书能够做好更方面的协调工作，这些协调工作不但涉及文字秘书工作领域内的事物，还涉及其它方面的事务协调，从而能够为管理层人员减轻负担。然而在该过程中要求文字秘书能够根据新时期的要求建立适合自己的工作模式和体系，通过事务间的合理协调提升工作效率，但是当前国有企业的一些文字秘书对这一点的认识存在不足，导致其无法合理协调各项相关事务，逐渐降低了专业素养以及无法满足企业文书档案管理要求。

（二）拥有较强数据敏锐性

当前国有企业发展中，越来越重视企业发展中涉及的各项数据，这些数据能够为企业的发展过程提供指导，保证企业改革过程中的科学性，这就要求文字秘书能够对各类数据有很强的敏感性，能够通过数据发现一些问题并通过稿件撰写将问题反映给管理层。同时在文书档案管理过程中，各类文书档案都有其特有编号，文字秘书需要能够根据编号进行资料调阅，而较强的数据敏锐性能够极大提升文字秘书在该过程中的工作效率，使文字秘书能够最大程度上满足工作要求。

（三）拥有较高情商

当前的文字秘书相较于旧有企业中的文字秘书，与各类人员的交流频率获得极大提升，而要实现与各类人员的优质高效交流，需要通过较高的情商对不同人员的诉求和心理情况进行快速解读，从而与其更好交流。另外较高的情商还体现在同事间的相处上，拥有较高情商的人能够更好地与团队融合，并在团队中充分发挥重要作用，在遇到工作困难时能够被周围人快速提供帮助，逐渐成为团队的领导者，实现自身价值的最大化。然而当前很多国有企业中的文字秘书对这一点的认识存在不足，这一点需要被引起足够重视[1]。

二、提升国有企业文字秘书专业素养与文书档案管理能力的措施

（一）提升沟通能力

良好的共同能力是文字秘书实现自身价值的基础，良好的沟通能力能够让文字秘书与企业管理层人员进行沟通，从而对管理层的诉求有深入了解，并且在文书档案管理时，能够通过沟通寻求其他人的帮助，使自身能力获得提升。而要提升沟通能力，最主要的做法就是鼓励自己进行相关方面的训练，文字秘书要在日常生活中与不同的人进行沟通和谈话，从而锻炼自己沟通过程中的应变能力，同时还要培养自己的情商，在其他人员的工作出现困难时主动提供帮助，并且摒弃各种攀比心理，在提升沟通能力的同时让自己变得更受欢迎。

（二）加强道德教育

文字秘书需要接触企业的管理层，并对企业的核心情况有较为深入的了解，所以在企业运行中需要加强对文字秘书的道德教育，保证企业各类资料的安全。除了这种被动式的道德教育方式，文字秘书也需要主动提升自己的道德素养，该过程的基础为文字秘书要摒弃自己的攀比、虚荣等性格因素，对企业有深厚的认同感，并在此基础上逐渐逐渐对其他人提供帮助，在被别人帮助时主动道谢，这种方式能够快速活跃同事间的氛围，各位文字秘书在这种氛围下工作能够在不自觉间提升自己的道德素养，逐渐转变心态并认真对待工作，协助企业发展[2]。

（三）主动分担工作

在文字秘书工作过程中，由于每个人个人能力间存在差别，会导致不同人员的工作效率存在差异，所以当发现其他人工作上遇到困难时，要主要提供帮助，提供帮助的主要方式为分担工作。但是需要注意的是，分担工作过程主要针对文书档案管理工作，由于该工作对个人文学素养要求较低，只需保证文书档案的正确管理即可，而对于相关文件的撰写，不同人的行文思路上会存在一定差异，分开撰写的方式可能会导致文章最终结构分散，无法满足稿件使用要求。另外在帮助其他人时，需要合理选择帮助方式，防止对其他人的自尊造成破坏，从而影响同事间关系。

（四）提升个人能力

当前很多国有企业已经实现了无纸化办公，这就要求文字秘书能够对各类办公软件有深入了解，常见的办公软件涉及Word、Excel等，企业要在文字秘书上岗前对相关人员进行培训，保证其能够熟练应用，并将图表、文件存储格式等方面的要求告诉参与培训的人员，保证稿件质量。另外文字秘书也需要对自己进行培训，从而让自己能够更好地顺应时代要求，自我培训的主要方式为文字秘书通过各种相关资料的查找和学习提升自己的办公软件应用水平，另外文字秘书的自我培训过程还包括对自己文字素养的培训，充分提高业务能力。

结论：

綜上所述，国有企业文字秘书工作中需要有较高的专业素养，从而胜任本领域以及文书档案管理工作，这些专业素养包括事务协调能力、沟通能力以及较高数据敏感性。而要满足这些要求，可以通过提升沟通能力、加强道德教育、主动分担工作以及个人能力培养达成目的，从而更好地进行工作。

参考文献：

[1]庄方琪.谈谈文字秘书的综合职业能力培养[J].办公室业务，2015（14）：53-54.

[2]钟晓芸.文秘人员做好文书档案管理工作必备素质初探[J].档案天地，2013（01）：56-57.