乡镇疾病预防控制档案管理与利用工作探讨

马洪媛

疾病预防控制档案说的是疾病预防控制机构在疾病预防控制、公共卫生监测和卫生服务与科研培训、卫生学评价等活动及其各项工作改革发展里产生的有着重要价值的图片和文字和其他方式的记载载体。我国的各级疾病预防控制中心是国家体系里的职能机构，担任着群体预防任务，各种疾病的监测及分析与防治等重要任务，在每项工作里，产生了很多的业务技术档案，而这些档案若无合理，有效的管理，不仅会失去很多珍贵的统计数据，还不能合理地利用这部分档案资源，发挥档案资源的价值，从而加以合理利用，因此，疾病预防控制中心的档案管理是卫生防疫工作的重要一环。

1现代疾病控制档案利用工作特征分析

1.1封闭期。自建成疾病控制档案之日起就将其封闭起来，并且会封闭很长一段时间，而这就使得档案自身的保管和利用工作产生出矛盾。

1.2阶段性。在不同时期的疾病控制档案的作用和价值及服务对象都是不同的。有很多对人危害的传染病逐渐被消灭，而原来记载传染病的档案也就变成一份孤本，有着很大的历史价值和科研意义。会被永久保存。

1.3专业复合性。众所周知，疾病控制档案利用工作有着很强的专业性及技术性特点，管理者一定要牢牢掌握档案管理知识和了解有关的医疗理论知识以及具有扎实的信息操作能力，所以，工作人员应主动把不同领域的技能知识复合起来，从而更好地为疾病控制档案管理和利用工作服务。

2对疾病预防控制机构档案实行分级管理

档案的分级级管理是指在疾控中心档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行站级、科级两级管理，把反映主要业务工作总体水平的资料和基础监督监测并有一定学术价值，保管时限长的资料定成中心级档案，以确保中心业务档案能反映和概括本机构业务活动及工作水平。划归是中心管理的业务档案，经各科立卷，定期交中心档案室归档，统一保管及提供利用。划归是科级管理档案，经各科室收集整理立卷，由专人负责保管，提供利用。

3档案材料的归档范围

凡是反映本中心工作活动，有查考利用价值的文字、照片、录音带等不同载体的文件都需收集归档。

3.1上报、下发的文件和下级单位的相关资料，请示和上级的批复。

3.2工作计划、总结、报告、条例、制度、大事记等。

3.3会议材料及上级颁予的奖状和荣誉证书等。

3.4各种仪器设备的全套随机文件材料，包括购买申请、批复、合同、图纸、说明书、合格证、装箱单、使用、保养等。

3.5疾病预防控制的法律和法规与标准还有每项规章制度和传染病及慢性病的流行病学调查、防治规划与監测点的记载。

3.6计免、疫情、计划免疫方案，免疫效果观测与接种事故调查，疫情报表与统计分析。

3.7消毒灭虫、鼠计划，实验数据标本，监督审批材料。

3.8空气、水与公共场地监测记载和报告。

3.9检测使用的各种标准方法和非标准方法还有有关资料，检测报告存根。

3.10质量体系文件与质量体系运行形成的有关记录。

3.11宣传教育规划，宣传手册、照片、录像等材料。

4实施两级管理的意义

4.1两级管理让业务档案便于查找，减少空间使用。在工作里产生的大量业务档案，若不实施两级管理，让各种主要的，较大保存价值的档案与其他档案混放于一处，不便于查找和全中心档案工作的统一安排与指导，若将全部综合性的材料合并归结至档案室，方便档案的管理也减少了空间的使用。

4.2中心级档案管理有利于防疫业务工作整体水平的提升。

4.2.1可使中心档案反映业务工作全貌与工作水平，针对领导及时掌握全局做出对的决定提供了有力根据。

4.2.2因为中心级业务归档范畴明确，把有着总结分析性和学术性的材料经中心归档，所以各科人员应于很多的监测材料方面上更深入加工，变成分析性报告，从而推动了业务工作的提升。

4.2.3中心档案室工作者针对业务档案展开信息加工，以每种编研材料给全体科学研究防病工作服务，有利于防疫机构科学研究工作的进行。

4.3科级管理有利于满足防疫业务工作日常的需求。防疫业务有延续性，在针对监测点和直管意境的监测里需常用它以前产生的监测档案，尤其是在生产经营单位的不断变化中，一些档案应需不断来补充或注销，所以，科级管理就应及时满足卫生防疫的日常需要。

5档案利用价值

档案利用价值即是档案的编研工作应从业务档案着手，编研材料才会有专业特点，才可以更加有效为卫生防疫工作服务，选题要环绕与反映单位的中心工作及主要业务活动，主要内容要以开展传染病和地方病的预防还有学校卫生、食品卫生、环境卫生等为重点，了解各科业务工作档案的精华，比较之前年度的监测数据，尤其是开展预防医学科学研究时，更应有大量的跨年度的统一数据为根据，才可有针对性地统计与分析，因此需把编研工作重点放在能系统的提供高度精炼的业务档案上。

档案编研工作还应有各部门的协同合作，统计数据真实和准确及完整，同时需要形式新颖美观，档案工作者不仅需要有档案编研专业知识，还要具备卫生防病专业知识，这就需要档案人员应不断提升本身素质，掌握防病专业知识，为进一步开展有专业特色的编研工作，深入开展卫生防疫档案信息资源。