对经济合同实施有效内部控制的实践探索

吴振亚

摘要：文章对近年来某企业在经济合同管理方面所采取的措施、取得的成效进行了总结，力求为提升经济合同管理水平的同行提供一定参考。在对经济合同管理中普遍存在的问题进行认真分析的基础上，针对企业的实际情况，通过坚持全生命周期管理理念、引入内部控制管理手段，重点讲述经济合同管理过程中决策与执行、技术与商务、业务与财务、执行与监督、局部与整体等重要难点问题如何解决，以切实理顺管理流程、建立健全管理体系，推动管理水平的提高。

关键词：全生命周期；内部控制；经济合同管理

一、经济合同管理中出现的问题及原因分析

经济合同是企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。加强经济合同管理，有利于约束、规范市场交易行为，维护市场秩序。通过有效的经济合同管理，可以防范法律风险，维护企业的合法权益。

在发电行业中，采购、销售、投资、融资、技改、大修、服务以及劳务等经营管理行为均会涉及经济合同管理，上述行为对规范企业经营行为、维护企业合法权益会起到重要作用，因此尤其需要加强经济合同管理。

虽然经济合同管理的重要性得到了广泛认可，但是通过实际案例發现，在经济合同管理方面依然存在诸多不足之处，主要表现在：一是合同的审批权限、流程不明确、不具体，容易发生超越权限审批、审批过程不完整，严重情况下会导致合同管理失去控制；二是合同签订与业务执行部门的作业界面不清楚，或者缺乏有效的沟通机制，相关部门相互推委扯皮，导致管理目标难以全面实现、效率极其低下；三是没有建立经济合同管理信息的有效共享机制，各业务部门间容易形成信息孤岛，各部门提供的业务信息均难以全面反映真实状况，严重的甚至会出现会计核算不准确、信息不完整等问题；四是监督过程不具体，或者执行不严格，对合同管理难以形成有效的监督体系或流于形式。这些问题的存在严重影响了企业正常经营管理，甚至会产生更为严重的违法违纪行为。

之所以在高度重视的前提下，还存在诸多问题，本文认为主要在于缺乏完整、严谨的经济合同管理体系，以及行之有效的管理方法，也就无法妥善解决决策与执行、技术与商务、业务与财务、执行与监督、局部与整体等突出矛盾，导致经济合同管理效率不高、盲点较多。为了有效解决经济合同管理方面存在的现实问题，白鹤公司针对行业实际情况，通过对经济合同采用全生命周期管理，广泛运用行之有效的内部控制方法，在经济合同管理的体系建设、流程疏理、工作要求等方面做出了有益探索，并取得了实实在在的效果，现对该公司的做法进行认真总结，希望能有所启迪。

二、改善经济合同管理的具体做法及成效

（一）明确管理目标

由于该企业所有对外结算事项均需签订相关合同，通过合同约定当事各方的责、权、利，因此加强经济合同管理不仅可以实现风险可控在控，也有利于提升企业经营业绩，同时可以推动企业整体经营管理水平的提升。在经济合同管理过程中公司要求做到制度健全、职责分工和权限划分清晰明确，经济合同办理流程规范、清晰，实现规范企业经营行为、防范法律风险、维护企业合法权益。

（二）坚持全生命周期管理理念

由于经济合同在事前、事中、事后的所有环节会涉及企业生产、经营、财务、法律、审计、信息等多方面的管理，如果仅限于关注合同中的某些过程或某些要素管理，而忽略了任一过程、要素的管理，则必然会在合同管理过程中留有盲点、管理隐患。基于上述认识，企业在经济合同管理中引入了全生命周期管理理念，通过构建全过程、全要素的合同管理体系，强化合同事前、事中、事后等所有环节的全生命周期管理，实现合同管理与生产经营、计划发展、财务管理、审计监督等信息进行有效融合。

所谓全过程就是从事前提出合同需求到事后合同完成归档的过程中，实行纵向全覆盖，而且全过程执行同样的工作质量标准。所谓全要素就是具体到流程里横向到每一个工作环节中，所涉及到的合同审批、执行、监督、核算等各要素齐全，职责履行到位。

通过坚持全生命周期管理理念来构建合同管理体系，该公司在合同管理全过程实现了工作界面清晰、职责清楚，不会因为某一细小环节遗漏导致无人负责，或某一环节工作质量不高所导致的合同管理瑕疵；也不会因为工作环节中存在短板而导致合同管理存在漏洞，给企业造成损失。

（三）全面引入有效内部控制手段

经济合同管理作为内部控制的重要工作内容，企业在构建管理体系、制定工作流程时，也大量运用了内部控制的有效手段和方法来解决实际工作中存在的问题。

首先，按全面性和重要性相结合的原则对企业经济合同事项进行全面疏理，在管理全覆盖的基础上，按照不同业务的重要性和特殊性分类别设计相应的管理流程，比如燃料采购合同，由于该类型业务所发生的成本在总成本中占比较大，因此根据业务特性，制订专门的管理流程，配备专门的人员从事合同的调研、执行、审核等工作。其他业务则按照分类归口管理的原则设置相应的流程。

其次，是充分贯彻制衡性原则，在充分识别不同业务风险点的基础上，将流程细分，按照相互制约、相互监督并兼顾效率的原则设置办事机构，并明确权责分配、办事流程。

对管理流程设计进行客观评估，实行动态调整，在流程设计时即充分考虑企业所面临的经营环境、业务特点、人员状态等实际情况，随时关注管理体系的实际运行状况，并根据变化的情况及时调整，更能适应企业所面临的实际情况，以确保管理体系的高效运转、风险可控。

（四）重点解决突出矛盾

在坚持全生命周期管理理念基础上，通过对经济合同实施全方位的内部控制，针对决策与执行、技术与商务、业务与财务、作业与监督、局部与整体管理之间普遍存在的问题进行重点解决，在流程设置、职责划分方面做到界面清晰、流程有序、相互制约，有效提升整体经营管理水平。

1. 划定决策与执行工作界面

决策层主要是由公司高管组成的各类专业决策机构，负责经济合同管理制度、流程的制定，管理职责划分、人员配置，审批合同事项。关键是明确决策层的权限，不能超范围决策；明确议事规则，实行民主决策、科学决策；禁止决策层成员违规干预具体业务办理。

执行层主要包括业务执行部门和业务经办人员，关键是明确部门领导只能负责工作协调，不得干预具体业务办理；非经决策程序批准不得变更或调整业务办理流程、降低作业要求。业务经办人员只能按划定的工作流程和要求，办理份内之事，不得延伸或省略办事范围，不得降低工作要求。

2. 划定技术与商务工作界面

技术人员负责提出需求并发起审批流程、参与合同谈判、接受供应商提供的服务、组织合同验收、整理合同档案。商务人员根据批准后的需求进行合同调研，组织合同谈判、会签、结算；设独立的合同结算岗位，并明确合同签订的人员不得办理合同结算。负责技术与商务的两类工作人员不得相互替代作业，不得增减或调整作业流程。

3. 划定业务与财务工作界面

由技术、商务等业务部门负责合同量的确认，并在业务部门设置专门的统计主管，由统计主管按规定程序和要求向财务部门定期、汇总报送合同执行情况，监督合同实施情况。会计相关信息必须来源于业务前端，財务部门按接收到的业务前端数据，进行财务处理。财务部门应履行必须的财务监督职能，双方必须定期核对成本、收入及债权债务情况，留下核对记录，以确保财务信息准确。

4. 严格履行监督程序

在管理体系设置之初，即坚持执行与监督必须同步的理念，在合同决策和执行的全过程均须接受监督。一是要求法律、监察、审计人员必须全面参与重大合同决策，就决策程序是否合法、合规发表专业意见。二是在合同执行阶段，首次拟定的合同文本必须经法律顾问审签；监察、审计人员必须全程参与所有合同的调研、谈判、会签、变更、验收过程，并留下审查记录；审计人员必须对所有已执行的合同进行审计、出具审计结论，方可结算。三是合同执行完毕后，由商务部门整理合同档案，监察、审计人员全面会审所有合同的过程资料，核实资料的完整性；业务、财务人员共同核实会计信息与业务前端数据；所有合同资料经业务、商务、财务、监察、审计人员共同会审签字后方可归档。

5. 正确处理局部与整体关系

在具体工作流程中，必须严格按分段式作业要求，各自负责份内之事、承担相应责任，不得超越许可权限，以确保内部控制的各项制度落到实处。同时，为了避免限于本位主义而导致整体效率降低，以及信息共享的需要，建立了相应的定期协调联络机制，要求对工作中出现的新情况、新问题及时向决策层报告，通过决策程序解决局部工作中面临的障碍，以提高整体工作效率。另外，在合同管理中还要求对每一个合同执行的过程资料进行集中归档、保管、授权查阅，归档内容必须包括合同需求、计划、调研、会签、履行、变更、结算、审计、监察等合同管理全过程资料，要求各环节经办人员对所涉及的档案资料核实无误、签署意见后方可完成档案整理、集中存放；通过档案整理过程实现对合同管理全过程的再次疏理，并提供完整的合同管理信息。

通过采取上述措施，该公司在合同管理方面取得了明显进步，并对企业整体经营管理水平提升形成了重要的推动作用。

一是建立了重大事项民主决策、科学决策的机制，有效避免了重大决策失误。二是形成了凡事有人负责、不留盲点的管理体系，管理效率得到提高。三是实现了对经济合同管理监察审计全过程覆盖，合同管理的合规性得到进一步提升。四是注重业务、商务、财务、监督等业务环节协同配合，各项管理行为得以顺利实施、经营成果得以客观反映。

三、对现有管理模式的持续改进建议及对策

虽然现有的管理模式对增强企业经济合同管理取得了切实成效，但是还没有实现全面信息化，不利于经济合同管理效率的进一步提升。对此，我们认为应该在坚持现有管理模式的基础上，按照信息化的特点和要求，将现有管理模式在企业进行网络化布置，形成更为高效的经济合同管理信息系统，进一步提升管理效率、实现信息共享。

关于经济合同管理体系信息化设置的建议具体如下。

1. 顶层设计、体系建设阶段。首先，对管理体系要达成的目标、如何实现目标进行合理的规划设计；其次，要明确决策、执行、监督各环节相关人员的职责、权限，并进行岗位不相容设置；最后，要对合同管理信息的共享权限进行合理设置，并确保传递及时、到位。

2. 需求提出、审核阶段。在系统中，需求提出并经审核后，该需求应与物资库存、预算管理等系统的相关数据进行自动平衡，产生合理的采购计划并流转到下一环节。

3. 合同计划阶段。根据系统产生的采购计划，由合同管理人员结合实际情况，在系统内组合生成合同计划；系统根据管理权限、合同类型，判断并确定不同合同计划的处理方式，如询价、比价、议价、招标等；处理方式确定后，进入相应方式的下一处理环节；系统应向供应商开放相应权限，可以提交注册信息、查阅相应采购信息、参与报价等。

4. 合同会签阶段。在不同采购模式下，合同管理各方参与的方式需要合理设计，通过对系统流程的合理规划，确保业务需求、法律、监督部门均能参与到合同谈判中，并能充分履行各自的职责。

5. 合同审批阶段。在系统中要按照既定的管理权限，合理设置审批流程，能自动流转到下一审批环节，能根据不同类型的合同判断有权批准人，尽量减少人为干预流转程序。

6. 合同执行阶段。系统需要为执行部门提供可以完整记录合同执行过程的功能，能够有多种方式上传文档、图片、视频等信息，得以妥善保存并顺利流转到下一环节。

7. 合同结算阶段。必须设置各需求部门验收意见、合同管理部门提出的结算意见、审计部门出具的审计结论，如有缺失则不可提交至付款部门。系统可以上传验收过程、结算发票等图片信息，妥善保存并流转到结算部门作为付款资料。

8. 信息的储存、应用。信息的储存应符合法律、法规的要求，并与纸质档案共同构成经济合同档案的组成部分。信息的共享应设置合同权限，在符合企业内部控制需要的前提下，尽量提升管理效率。

（作者单位：国家电投集团重庆白鹤电力有限公司）