综合行政事务管理信息系统的设计与实现

李东旭

摘 要：为了提高综合行政事务管理系统的效率，需要根据办公环节中的各个部分进行合理的划分，对管理方式和范围进行明确，再使用相关的软件程序对办公系统进行改善，使其具有更高的工作效率，能够为客户带来更加满意的服务。

关键词：综合行政事务；软件

国家对信息化建设的投入使行政事务的发展有了更加高效的特点，也加强了行政管理的水平，国家对机关单位要求要降低成本，各个地区的行政单位为了达到要求，致力于提高行政管理的效率和质量，并且有效的进行成本的节省，通过信息化的应用，不但减少了工作人员的工作量和压力，信息化管理能够优化管理的模式和过程，同时节约了人力物力的消耗，使工作的效率大大提高，采用综合行政事务信息化管理能够提高工作的效率，从而使管理具有更加明显的作用。

1 综合行政事务管理信息系统的发展现状

办公室的中的核心系统是办公自动化，在办公室中有着运作的作用，管理的效率也能得到提高，我国使用办公室自動化是在会议开展之后，随着自动化系统的使用以及技术运用等，办公室自动化系统也逐渐发展。

办公室自动化使用刚开始的时候，其工作方式主要为结构化数据处理，结合IT技术的使用，对文件资料管理的水平也得到提高，从而提升效率。之后，计算机网络技术的应用，使办公自动化系统的发展更加具有网络性。

其工作方式的中心由工作流转变为公文流转、流程审批、会议管理等功能，这些功能使办公室系统的作用更加广泛，同时能够将管理的水平提高，增强工作效率，工作的质量也随之提高。办公室自动化的发展时期在目前有了逐渐完善的体系，随着软件的发展应用，在办公室中有了重要的作用，在管理的各个方面都能起到帮助，还可以使工作的效率大大提升，从而使办公室的管理更加快速便捷，对管理活动中的细节也能起到较好的效果，利于办公室管理中的多种环节。

2 事务信息管理系统中存在的问题

办公自动化系统虽然经过了较长的时间，有了一定的技术水平，但是在为员工提供信息和管理的服务的过程中，依然存在一些问题这使系统的功能仍然制约着行政事务管理的效率和质量。

1.虽然办公室自动化系统使管理中的各个环节有了一定的提升，但是在办公的环节中对文档资料的综合处理水平还比较低，只能对普遍的文件进行处理，而对于特殊的文件资料缺少针对性，所以不能使文件的处理质量有较大的提高。

2.随着市场的快速发展，办公自动化系统的发展不能和时代的发展规律相适应，由于办公系统的处理能力有限，在逐渐复杂的流程中，软件功能还无法为客户提供更加高效的结果，这使工作的质量降低，效率也有所下降。

3.事务管理是申请审批的过程，事务管理的内容复杂且数量比较多，不同的事务需要不同的处理方式，这和不同的部门都有联系，目前的办公自动化管理系统的事务流程中都需要特殊的程序来完成，如果不能具有特殊性，那么管理的过程中就会出现问题，导致流程发生较大的变动，这对办公的效率有很大的影响，所以需要加强对办公系统的功能和特殊性，针对流程的不同进行特殊的定制。

4 系统需求设计和实现的分析

系统的基本需求分析就是系统的功能性需求，把确定设计任务和设计目标作为系统的主要目的，也把它作为一个标准来知道系统的开发和实现。需求分析也就是系统分析，在整个系统开发过程中是不可或缺的。经过这一非常关键的环节，然后建立模型。而系统设计和实现的基础就是这系统分析，所以系统分析非常重要。在进行系统分析的时候往往需要同时进行需求分析和需求调查。该综合行政事务管理信息系统采用模块化设计，将整个系统划分为七个完整的功能模块：系统管理模块、文件管理模块、会议管理模块、值班管理模块、车辆管理、财产管理和系统帮助。具体的系统功能模块示意图如图1 。

4.1 系统管理

在系统管理模块中，我设计的是可以进行更改密码、查询用户、设置用户权限的功能。这是整个系统管理所有用户的模块，如果想进一步操作此系统必须在此模块进行相关的设置。

4.2 文件管理

文件管理模块是本系统的主要模块之一，公文管理是温州市农业局办公室日常办公活动中的重要组成部分，某市农业局文件需要利用先进的计算机技术和高速的计算机网络技术实现公文的标准化、流程化，更好的处理内部以及两级机关间的公文信息。但是为了做一个适合事务处理办公室的办公系统，我将上面的公文处理做了相应的调整，以期能够更加适合温州市农业局的实际情况，能够更好的给行政部门使用。我将文件管理部分分成行文管理、信函管理、报表发送管理等三个功能模块，其功能是实现对各部分数据内容进行添加、修改、删除等操作。

各管理部分的明细如下：1.行文管理：发文号、发文日期、保密级别、传递方法、份数、保存年数、受文者、核办人、核稿人、承办人、主题、事由等。2.信函管理：信件号、信件日期、信件类别、单位名称、信件内容、接收人、回函日期、回函内容等。3.报表发送管理：报表编号、发送日期、保密级别、传递方法、标题、份数、接收单位、接收人、保存年数等。

4.3 会议管理

会议管理模块主要实现以下功能：此部分功能是实现对会议管理数据进行添加、修改、删除等操作。

4.4 值班管理

此部分功能是实现对值班管理数据进行添加、修改、删除等操作。内容包括：值班开始日期、值班开始时间、值班截止日期、值班截止时间、值班人、记事等。

4.5 车辆管理

车辆管理部分包括车辆登记、车辆使用、车辆事故等。其功能是实现对各部分数据内容进行添加、修改、删除等操作。

4.7 财产管理

财产管理部分包括对温州市农业局的财产进行财产登记、财产维修、财产投保、财产增减等。其功能可以实现对各部分数据内容进行添加、修改、删除等操作。财产增减：产品编号、产品名称、数量、单位、总价、转移单位、转移人、转移原因、转移用途、经办人等。

4.8 系统帮助

此功能模块可以提供给初次使用此系统的用户一些帮助，在里面可以设置一个链接文件允许用户点击查询，以提供用户必须的帮助。

5 结语

采用软件的专业知识来对办公系统进行改善，要通过和客户的交流获得经验，以此来对系统进行针对性的改变，将操作系统和管理方式变得更加满足客户的需求，还要对功能进行不断的完善，使其能够更加的高效。通过对事务管理系统的划分和设计，对系统进行明确的程序设计，针对不同环节的特点，采取软件的测试方法来分析系统的优势和缺陷，从而利于更好的完善软件的系统，这样才能将事务管理系统的效率和作用提高。

参考文献：

[1]景洪晓. 行政综合执法信息系统设计与实现[D]. 天津大学， 2016.

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[3]王二威， 余文滔， 江浚杰. 某高校社团事务管理信息系统分析与设计[J]. 电子设计工程， 2016， 24（21）：45-47.