数字信息化背景下做好档案管理工作的举措

张艳丽

摘 要：伴随各种信息技术和数字化技术的进步，档案管理的工作理念和管理方式都出现了很大的变化，在当前信息技术的背景下，档案管理工作应结合技术应用方法合理开展档案的信息搜集和整理工作，并完善电子档案的建设体系，健全管理系统各项功能。相关的企业和单位在建设档案信息化管理过程中，应该采取有针对性、有效性和科学化的举措，进一步提升档案管理的能力和水平。

关键词：数字化；档案管理；信息技术

引言

目前档案管理中已经广泛应用信息技术和数字化技术，原来的纸质档案正在转变为以电子档案为主体的管理方式，不仅可以节约资源，而且提高了档案信息的丰富性和价值，并充分挖掘档案信息的实用性价值，体现出档案管理的高水平和高标准。本文主要从几个方面来论述现阶段数字化和信息化影响下，档案管理工作中的实施策略和有效举措，明确当前档案管理中还存在哪些问题需要做出改正和优化。

一、加强现代化档案管理理念的渗透

在传统档案管理理念的影响下，数字信息化档案管理制度得不到应有的重视，在此情况下，档案管理人员在理论与实践学习过程中缺乏主动性与积极性，以至于在实际工作中无法有效利用数字信息化档案管理系统。

档案管理一直是各大企业和单位的一项基础性工作，近些年来愈加受到管理层的高度关注，这是因为信息时代的到来，使人们对于信息的敏感程度快速提升，谁掌握了更为全面和精准的信息资源，就可以在市场竞争和社会事业发展中取得占据有利的竞争地位、获得更好的业绩。因此档案的信息化与数字化管理制度的建设已经被提上日程，在总体的指导思想下，应该提倡信息化以及数字化的管理理念，将其融入到现阶段的档案管理工作之中，结合实际情况，对原有的管理制度以及工作程序进行改进和优化，以促成现代化的管理制度和理念盡快发挥应有的作用。要将这种理念渗透并融合日常的档案管理观念和工作态度之中，要求工作人员转变工作态度，进而改变传统的管理模式，从而提升档案管理的信息化水平，促进档案管理工作不断向前发展。

二、构建数字信息化管理平台

为更好地发挥数字信息化档案管理系统在资源整合、查询、阅读等诸多方面的优势，加快信息资源的共享利用，为人们提供更加快捷的档案服务，则需要根据日常档案管理工作的内容、流程，构建与之相适应的数字信息化管理平台。该类型平台主要包括档案接收、档案使用、档案鉴定三大模块，而根据档案管理的工作流程，可以将其分为档案收集、整理、共享等八个环节，其中各环节紧紧相扣，形成体系化的档案管理流程，为数字信息化档案管理系统的构建打下了坚实的基础。如此一来，档案管理工作人员可以在统一的信息管理平台上进行在线办公，减少了人力成本投入，缩短了传统档案管理工作中查询、借阅等环节所需时间，大大提高了档案管理效率。

目前，使用较为广泛的数字信息化档案管理平台为C/S+B/S平台，该平台可以实现日常工作中所涉及的多种文件、信息的统一管理，同时对相关资料进行有效控制，将可供查阅的文件在一定范围内进行共享，并记录对应文件的阅读情况。不仅如此，采用C/S+B/S架构的数字信息化档案管理平台，便于技术人员利用C/S架构程序对外设进行控制，例如打印机、投影仪、传真机等，而B/S架构程序则便于用户进行档案的检索和阅读。

三、引入数字档案技术

在传统档案管理工作中，主要包括档案记录、存储、检索三个内容，在数字信息化档案管理系统的构建过程中，需要引入以电子档案库和具体化分析管理模式的数字档案管理技术。所谓电子档案库，是指以数字化形式建立的资料存档形式，档案管理人员可以根据需要对电子档案库中的资料进行差异化设置，定期检查档案阅读情况。具体化分析模式的引入，将明显提高数字信息化档案管理工作效率，利用C/S+B/S架构程序的优势，针对日常档案管理工作中的不同问题进行针对性的分析、处理，实现档案管理工作的科学开展。

随着“大数据”时代的到来，可以利用数据分析技术，对数字信息化档案管理系统的访问情况进行研究，分析最受关注的档案类型，为档案管理工作的有效开展提供数据支撑。

数字档案和电子档案的引进应用，其应用方式和工作模式与传统管理工作存在很大的不同，这就要求工作人员在初期接触到熟练应用的过程中，结合实际工作情况改进管理机制和体系，改变不合理的管理方式。另外，数字档案的合理应用还应表现在如何去有效挖掘和使用档案信息的实用价值，通过数字档案的系统平台，执行查阅和检索等功能模块，以宝贵的信息资源为支撑，为下一步的工作决策提供信息支持，并对工作计划的可行性和科学性进行分析和评估，这样对于企业或者事业单位来说，有利于做出符合实际情况、适合企业发展战略的规划布局，并逐步提升整个管理体系的建设和完善。

四、加强档案管理工作人员自身素质建设

信息技术与传统档案管理工作的融合，在一定程度上减少了档案管理工作中人力成本的投入，然而，这并不意味着人的因素可以忽略，档案管理工作人员的素质，将直接影响数字信息化背景下档案管理工作的有效性。

作为档案管理工作的直接参与者，在数字信息化档案管理体系构建过程中，加强硬件建设的同时，人员自身素质方面的软件建设也应当得到重视。首先，在人员配备方面，应增加专业档案管理人员的岗位比重。其次，在現有档案管理人员队伍的基础上，通过培训、学习等方式，提高其技能水平，转变档案管理工作理念。最后，建立有效的岗位考核机制，以此督促档案管理工作人员加强自我学习，提高自身业务素质。

档案管理工作人员的素质建设是一个循序渐进的过程，随着数字信息化档案管理体系的不断调整，档案管理工作人员素质建设在内容、方式上也将进行一定程度的调整。

五、总结

信息技术的发展为数字信息化档案管理体系的构建创造了条件，随着用户需求的不断提高，传统档案管理工作中存在的弊端不断显现。在此情况下，通过数字信息化技术与传统档案管理工作的融合，加强现代档案管理理念的渗透，有效发挥数字信息化档案管理系统在档案收集、整理、共享等方面的优势。

参考文献：

[1]王宏.信息化时代如何创新档案管理方法[J].城建档案， 2017（09）.

[2]杨富霞.信息化时代档案管理工作的创新思考[J].求知导刊，2015（06）.

[3]李霞.信息时代档案管理工作的创新模式[J].商，2015（11）.