提升事业单位档案管理信息化建设的措施分析

王岩

摘 要：档案资源管理是基层事业单位综合管理工作中的重要组成部分，推动档案资源管理的信息化建设，能提高档案资源利用率，为基层事业单位管理工作的优化创新提供支持。据此，对基层事业单位档案管理信息化建设实现路径进行研究，力求能够促进基层事业单位档案管理工作的优化创新。

关键词：基层事业单位；档案管理；信息化

中图分类号：F24 文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.16.030

在基层事业单位的发展过程中，档案管理工作的全面优化能够促进档案资源作用的发挥，为基层事业单位各项工作的开展提供相应的信息参照，促进综合管理工作的有效落实。因此结合新时期信息技术在档案管理工作中得到广泛应用的情况，基层事业单位发展过程中要加强档案管理信息化建设，为档案资源的有效利用创造良好的条件。

1 事业单位推进档案信息化建设的重要性

事业单位的档案管理工作是事业单位综合管理工作的重要组成部分，在助力事业单位综合发展方面发挥着至关重要的作用，合理发挥档案资源的重要作用，能为事业单位管理决策的制定提供有效的支持。所以在传统档案管理工作已经无法满足事业单位档案管理需求的情况下，十分有必要结合信息技术的应用推进档案信息化建设，为事业单位的档案资源的优化利用提供支持。系统分析，事业单位推进档案管理信息化建设的重要性集中体现在以下方面。

1.1 档案管理信息化建设能够促进管理效率的提升

事业单位组织开展的传统档案管理工作以手动管理为主，档案信息的传播媒介是纸质载体，需要档案管理人员付出大量的劳动才能够对管理工作进行完善。而借助信息技术的应用，在探索信息化档案管理工作后，档案信息的载体逐渐转变为电子和网络平台，在网络硬盘或者网络数据库中就能够实现对档案资源的整合管理，在一定程度上简化了档案资源的采集、整理和归档工作，对档案管理效率的提升起到良好的促进作用。同时，在开展信息技术档案管理工作的过程中，管理人员可以积极探索各部门之间的沟通和交流，并且各部门基于档案平台能够将相关档案信息传递到数据库中，也为档案管理人员开展管理工作创造了相应的便利。

1.2 档案管理信息化建设能够优化事业单位整体信息化水平

事业单位的档案管理工作是事业单位综合管理工作的重要组成部分，在档案管理工作中全面加强信息化建设，不仅能够有效促进档案管理信息化发展，增强管理效果，还能对事业单位的信息化建设系统进行优化，加快事业单位的信息化建设发展水平，促使事业单位综合管理工作中构建完善的信息系统，切实推动事业单位的优化发展。

1.3 可以有效促进档案资源的优化利用

在事业单位的档案管理工作中，对档案实施科学化管理主要就是为了能够更好的利用档案信息资源，辅助企业各项决策工作的开展。因此在加强档案管理工作的过程中，借助信息技术的应用，能够在数据库中构建相应的档案查询和借阅系统，并且为单位内部不同级别的人提供相应的档案查询和借阅的条件，对于更好的利用档案信息资源，优化事业单位的综合管理工作起到有效的促进作用。由此，新时期必须全面加强对档案信息化管理的重视，并积极探索信息化管理措施，为档案资源的合理化利用创造条件。

2 提升事业单位档案管理信息化建设的措施

事业单位档案管理信息化建设对事业单位的发展以及档案资源的优化利用产生着相应的积极影响，能够加快事业单位的现代化建设和发展进程。所以新时期应该结合事业单位的实际发展情况，积极探索档案管理信息化建设的措施，并且从多角度制定提升档案管理信息化建设水平的对策，力求能够真正打造档案管理信息化发展模式，为事业单位的综合管理系统的优化奠定基础。下面就对事业单位档案管理信息化建设措施进行分析，为事业单位档案管理资源的优化利用创造条件。

2.1 将档案信息化管理工作纳入到日常管理工作中

由于档案管理信息化建设能够提高档案管理效率，促进档案资源的优化利用，因此基层事业单位应该加强对档案管理工作的重视，明确档案管理信息化建设工作的实际价值，并将档案管理信息化建设工作纳入到日常管理工作日程中，将档案管理信息化建设工作与单位的未来发展有机结合在一起，制定科学的管理规范和规划，保证档案管理工作的优化开展，促进管理效率的提升。同时，为了保证提高档案管理信息化建设效果，还要在基层事业单位内部组织开展宣传教育工作，让各部门员工能认识到档案管理信息化建设的重要性，并配合档案部门的工作加强档案管理信息化建设，争取能够在多部门协同作用下逐步提高档案管理信息化建设工作的效率和效果，实现对档案资源的优化利用。

2.2 结合信息技术加强档案管理设施建设

在当前信息技术已经在社会范围内得到普及化应用的背景下，要想保证基层事业单位档案管理工作的实际效果，为档案资源的优化利用创造有利条件，就应该将信息技术引入到档案管理工作中，探索档案管理工作的信息化建设。在实际工作中，要加大资金投入，配置先进的档案管理信息化基础设施，保证计算机和网络软件的配给，能够支撑档案管理信息化建设工作的优化开展。同时在信息技术的支持下，要对档案管理对象进行拓展和延伸，将电子文件、视频资源等都纳入到档案管理工作中，保证档案资源的全面性。在此过程中，应该加强档案资源数据库建设，在大量收集档案信息的基础上，分门别类的对档案进行存储和管理，为后期档案资源的查询和利用创造便利。此外，为了能够确保档案管理信息化建设工作的顺利推进，还要加强对人才的培养，保证基层事业单位的档案管理人员能够应用信息技术开展档案管理工作，为档案管理工作的信息化建设提供良好的支持。

2.3 结合信息技术的应用提高主动服务意识

在传统的档案管理工作中，档案管理人员往往对档案信息资源实施被动的管理，虽然也能够保证档案资源管理效果，却难以实现对档案资源的优化利用，资源利用率偏低，会影响事业单位整体管理和服务工作的提升。所以结合信息时代基层事业单位发展过程中对档案资源的利用提出新要求的背景下，要转变传统被动管理的理念，借助對信息技术的应用将被动管理服务转变为主动的档案信息推送服务，即要进一步增强档案管理人员的主动服务意识，让档案管理人员能够主动对各部分工作情况进行了解和分析，进而对档案资源进行优化处理，以电子档案信息的方式为各部门工作的开展提供信息支持。同时，在提供档案管理主动服务的基础上，为了方便各部门对档案资源的利用，也可以构建相应的档案资源查询和借阅平台，在严格管理的基础上让基层事业单位中的工作人员能够凭借自己的身份对本单位档案资源进行查询和借阅，进而更好的开展各项工作，保证基层事业单位档案资源的应用效果，有效推动事业单位的稳定运行。此外，为了能够提高主动服务意识，也可以针对档案管理人员实施相应的职业道德教育和培训，提高档案管理人员的责任意识和主动服务意识，优化档案管理信息化建设效果。

3 结语

综上所述，基层事业单位全面加强档案管理工作，能够提高档案资源的有效利用率，为基层事业单位管理决策的制定提供相应的支持。所以应该正确认识档案管理信息化建设的重要性，借助档案管理信息化建设为基层事业单位综合管理工作的开展创造良好条件。

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