大数据时代企事业档案管理模式变化分析

杜慧

摘 要：大数据时代是促进信息产业高速且持续增长的新引擎，它成为当前社会企业核心竞争力提高的关键因素。大数据时代的到来，给企事业单位的档案管理带来了显而易见的变化，分析大数据时代背景下企事业单位档案管理模式的变化，有利于更好地发挥大数据对档案管理的价值作用，从而更好地为人民服务。因此，以《大数据时代企事业档案管理模式变化分析》为题，从大数据与档案管理相关概念解析入手，对大数据时代下企事业档案管理的特征进行了全面而深入的讲解，最后深层次的分析了大数据时代企事业档案管理模式变化。

关键词：大数据时代；企事业档案管理；模式变化

中图分类号：F24 文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.17.034

1 大数据与档案管理相关概念解析

1.1 大数据的相关概念解析

大数据，又可以称之为巨量资料，这一概念是网络信息化技术高度发展过程中所产生的一个新概念。大数据，主要指的是企事业单位利用常规软件对无法在可承受的时间范围内的信息数据进行管理、捕捉、处理以及整理，从而实现企事业单位经营决策更具有价值意义的资讯。大数据具有四个基本特点，第一个基本特点是：数据体量非常的大，大概在10TB左右的规模；第二个基本特点是：类别大且类型多；第三个基本特点是：处理任务的速度非常的快，即使在数据非常巨大的情况下，也能够做到实时处理；第四个基本特點是：数据真实性较高。大数据可以说是促进信息产业高速且持续增长的新引擎，它成为当前社会企业核心竞争力提高的关键因素。

1.2 档案管理的相关概念解析

档案管理，也可以称之为档案工作，顾名思义，可以理解为对档案进行有效管理的工作。具体来说，档案管理，可以说是国家档案事业的基本组成部分，主要指的是企事业单位的档案室对档案信息和档案实体进行直接管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。从档案管理的发展历史来看，档案管理是从简单管理到复杂管理从手工管理到计算机管理、从经验管理到科学管理，从非独立系统到独立系统、从封闭系统到开放系统逐渐发展随着网络信息化技术的不断发展，自动化与无纸化办公等事物逐渐出现，使得档案管理的模式发生了很大的变化。传统档案管理模式给客户所带来的服务就是：客户需要什么，就提供什么，而当代大时代数据背景下档案管理模式，会对档案用户的个体行为进行关注，并分析其客户档案利用的需求，从而为客户带来的服务更精细，更具有差异性。

2 大数据时代下企事业档案管理的特征

在企事业档案管理的工作中，由于大数据时代带来的巨大影响，从而使得档案管理工作发生了显而易见的变化。在我国，“大数据”是近些年来各行各业中研究的比较“火”的一个名词，它有点像“前人栽树后人乘凉”，也就是充分地利用前人与当代人所收集的大量数据，进行一定程度上对未来或某些相似事件的推测，从而达到节省成本或者提供更人性化服务的目的。大数据时代背景下，企事业单位对档案的管理方式也发生了一些显而易见的变化。其变化从最开始的云计算过渡到物联网，最后发展到现在的大数据，毫不夸大的说这是一种跨越式的伟大变革。当然，这不可否认的得归功于随时代不断提高的技术。企事业档案管理数据的特征变化尤其明显，虽然可能我国大部分行业的数据资源总量相对来说不够丰富，数据类型不够完善，但是单单从企事业档案资源的管理量来说仍然是分量十足的，而且按照现在的发展势头来说，数字化、智能化仍然是不可动摇的主方向。虽然很多十分重要的企事业档案文件还是以纸质版为主，但是随着时代的进步与发展，纸质版的档案最终会被无纸化取代。

与此同时，大数据时代下企事业档案的结构类型也发生了极其显著的变化，其中最突出的特点是企事业档案的结构类型相比之前来说更智能化、复杂化。互联网的发展使得档案的管理方式由过去单一的纸质版档案管理逐渐发展成对图片、音频、视频、电子版、纸质版等的综合管理。虽然档案的方式更加的丰富了，但是借助于各种智能化的辅助工具，比如说电脑，使得这些复杂的档案能够按照人们所希望的结构分布方式进行排版、归档，显得更加的智能化。尤其是处于一个信息大爆炸的数据时代，如果仅仅依靠过去纸质版档案的结构方式，估计是不太现实的。科技的进步会带动整个社会的发展，大数据时代下企事业档案管理方式的改变也是顺应时代发展的必然选择。结构方式的这些变化是大数据时代下的一大特点，突出地显示出了结构的复杂化，以及与复杂性“伴生”的智能化。

谈到数据资源时，就不可避免的要涉及其价值密度。我们知道，现在的企事业档案管理中很大一部分的资源并没有得到充分的利用，造成这种现象的原因主要是因为在先前的档案管理过程中没有对这些档案进行合理、准确的分类以及没有提供相应的查找系统，最终形成在数据上处理比较困难的现象。这种后果在一定程度上限制了对企事业档案管理的作用，其应有的使用价值也就得不到有效的发挥。虽然我国为了改变这种现象做出了部分的努力，并且也取得了一些成效，但是大幅度地提高对企事业档案的利用率仍然是大数据时代下各企事业需要努力的方向。只有顺应时代的发展潮流，用适当的方法转变对企事业档案管理的方式，才能最大限度地将使得档案管理的价值密度得到相应的提升，从而在有限的时间里能更高效的从丰富的数据库中检索到用户所需要的档案数据。而且提高对档案管理的价值密度也是人性化服务的表现，能够加强档案管理人员与用户关系的提升，适应了时代发展的需要，最终将对企事业档案管理水平提升一个新的台阶。

3 大数据时代企事业档案管理模式变化分析

不可否认，我们可以认为是互联网的迅猛发展加快了大数据时代到来的脚步，而大数据时代又迫使企事业档案管理模式发生了变化。发生变化也是为了能够让企事业档案管理工作能够做得很好。毕竟档案管理模式对于档案是否能向着人们所需要的方向发展起到了决定性的作用，因此，必须对档案管理模式发生的变化进行研究。本文从以下几个方面对大数据时代企事业档案管理模式的变化进行分析。

3.1 大数据时代企事业档案管理模式变化之整合档案数据方式的变化

任何档案在归档之前都要先经过收集、筛选、整理、分类等步骤，而且在大数据时代之前，每一个步骤都需要花费大量的时间和精力。如今，随着大数据时代的到来，更多的档案数据需要进行处理，依靠几乎完全纸质版的手段已经满足不了用户的需要。 因此，必须依靠计算机科学、高效地对收集到的企事業档案资料进行整理。最终获得的效果就是用户可以很便捷而准确无误地能得到其想得到的档案资料，当然，要想达到这样的水平可能还需要相关的人员做出更大的努力。档案数据资料的收集是整个流程中的第一步，同时我们一般认为它也是最重要的一步，是整个流程中的核心。档案就相当于是过去的一种记录，如果不对这些档案资料进行清除，那么随着时间的积累它的数量也在逐渐的增加扩大，同时对于档案数据管理的要求也是逐渐升高。归根结底就是为了顺应大数据时代的到来而发生的整合档案数据资源方式的变化。

3.2 大数据时代企事业档案管理模式变化之档案管理制度的变化

制定相应的大数据时代下的企事业档案管理制度，让目标和目的显得更明确，同时也让档案管理得到进一步的规范，让规章制度为管理保驾护航，充分保证档案管理工作高效地进行。大数据时代背景下，由于档案数据资料基数大，结构方式复杂多变，因此更需要相关人员制定相应的电子著录、电子文件管理等相关的内容作业。同时要严格的按照所制定的规章制度进行档案的管理，确保真正地做到规范每一步档案工作的步骤以及不同类型档案的管理行为，使得企事业档案管理工作成为行之有效、有法可依的有序化的工作。而为了这一切目的的实现就必须要依靠档案管理制度的改变。

3.3 大数据时代企事业档案管理模式变化之档案利用方式以及服务对象的变化

无论企事业档案发生什么样的变化，其最终的目的只有一个，那就是为用户提供更便捷、优质、安全的服务。而档案资料存在的价值和意义也是为了满足用户的各种需求。身处于大数据这样的时代背景下，档案数据资料的利用逐渐向着多元化、平民化的方向发展，尤其就其服务对象和相应的服务内容而言，发生的变化就更明显了。平民化主要体现在服务对象上，即由过去的仅服务于党组织等重要部门或者企业单位变成同时也为更广大的人民群众提供服务。之前的档案管理模式相对来说比较呆板，仅仅只能为用户提供他们所要求的内容。而大数据时代下的档案管理则更注重使用档案用户的个体行为，也就是说智能化地对用户的档案需求进行分析，从而让用户档案的服务内容具有与众不同的特点，以求更精准、精细。大数据时代下的档案管理，力求在满足用户对档案数据资料内容满足的基础上，探索出用户更深层次的潜在需求，为实现企事业档案利用服务与智能化服务共赢的局面增加可能性。

3.4 大数据时代企事业档案管理模式变化之档案安全系数的变化

用户在考虑对档案数据资料的安排时，最担心的问题就是它们的安全性，也就是其安全系数的高低，毕竟档案的安全性高于一切。如果档案资源的安全性不高，那么其他的优点都是苍白无力的。大数据时代的特点是数据的数量大、种类繁多，同时对数据的处理速度也比较快，这些特点给档案数据资料的管理带来了新的机遇以及新的挑战。我们知道，随着信息大爆炸时代的到来，档案数据资料的类型和数量几乎以指数的形式增长，这也给档案的管理方式提出了更高的要求。而传统对纸质版档案的保护，仅仅依靠“八防措施”就足够了。与过去相比，档案数据资料受到损害的概率增加了，但与此同时，针对这些可能发生的安全问题，相应的安全保护措施也更多了。例如云端备份等等，都在一定程度上保证了档案数据资料不会被一次性摧毁或者丢失等事情的发生，提高了档案数据资料的安全系数。

总之，通过对大数据时代企事业档案管理模式变化的分析可以了解到，为了满足大数据时代下对企事业档案管理的新需要，对整合档案管理数据资料的方式进行了改变；而为了让档案管理工作更顺利地开展，档案管理制度也发生了相应地改变；为了能够为用户提供更人性化的服务，企事业单位对档案的利用方式以及服务方面进行了改变，让人们的满意度得到提升；同时，为了提高档案的安全性，也采取出了有效的措施。

4 结束语

大数据时代背景下，企事业单位的档案管理发生了深刻意义上的变化，档案管理不再是传统单一封闭式的管理，它开始向着社会化与多元化的方向进行发展，分析大数据时代背景下企事业单位档案管理模式的变化，有利于更好地发挥大数据对档案管理的价值作用，从而更好地为人们服务。

参考文献

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