完善归档责任制保证案卷质量

车黎黎

摘 要： 档案的质量是体现一个单位或部门档案管理水平的重要依据。但在实际的管理过程中，档案管理的归档过程是受到多方面因素的影响。因此，应该加强档案管理的责任制建设以此来保证档案的质量。但是，档案管理根据单位的不同在各方面都存在差异，笔者在这里以机关事业单位为主展开讨论。本文从机关事业单位档案管理的现状出发，分析目前机关事业单位档案管理存在的问题，提出机关事业单位完善归档责任制保证案卷质量的措施。

关键词：归档责任制；案卷质量；措施

一、机关事业单位档案管理的现状

1、机关事业单位档案管理层的现状

首先，很多机关事业单位管理层对档案管理工作的不重视、错误的认识，是我国机关事业单位档案管理工作中产生问题的关键。部门中没有专业的档案管理工作人员，很多员工是身兼数职，这样在一定程度上会影响档案管理工作的质量。随着经济的发展，社会时代的进步，机关事业单位对档案管理工作的态度也应随之变化，应该提高对档案管理工作的重视程度。其中，最应该加强机关事业单位对《档案法》等法律法规的学习，以法律手段规范机关事业单位的档案管理工作。此外，档案管理工作需要在长期的实践过程中形成机关事业单位独特的管理模式，但是由于相关负责人对档案工作的不重视，我国机关事业单位开展档案管理工作的时间也较短，目前还无法实现健全的归档责任制的目标。

其次，机关事业单位档案管理的内容单一、手段落后。机关事业单位不同于国家，其在档案收集过程中面临的问题也是比较多的，因此收集档案比较困难，这也是导致机关事业单位档案管理内容单一的主要问题。目前大部分的机关事业单位仍然采用的是传统档案管理办法。实际上，随着信息技术的发展，现代技术已经能有效、快捷的进行档案管理。但是由于机关事业单位在档案管理方面的投资较少，无法支撑其这些现代技术的耗费。因此，机关事业单位在档案管理方面的手段还是较为落后。

2、机关事业单位档案管理操作层的现状

一是，档案行政管理部门指导不足。照理说，机关事业单位在设置档案管理部门的时候，应该重视档案行政管理部门的作用。其是为了档案工作更好的展开，为其提供相应的技术支持，在不干预不强求的态度下，对其部门职责、激励机制、档案管理等方面都做出具体规定，作为工作开展的依据，很好的把握建档的关键环节，使机关事业单位建档工作落到实处。其次机关事业单位档案管理部门资源配置方面存在巨大的问题，资源效率低下。此外，机关事业单位档案管理部门还缺乏一系列的工作指导原则，在档案的建立方面缺乏经验，机关事业单位档案管理的行政部门又缺乏工作效率，这样一来，档案管理工作就没有办法良好的开展。

二是，档案管理工作人员专业素质低。由于单位管理层对于档案管理的工作并不重视，不能够高薪聘请专业人员也不能拨资培训本部门工作人员的专业技能。因此出现了档案管理员工的专业素质低、工作缺乏竞争意识，仅能依靠自身的一点点对档案管理的经验来管理档案，这将会使得机关事业单位档案管理同现代、高效的管理手段越走越远。甚至于有的机关事业单位因员工工作失误，在进行档案工作管理时出现了档案损坏的事件，这不仅仅是对档案管理工作的开展有着重要影响，其对机关事业单位的形象也会造成巨大的损失。

二、机关事业单位档案管理存在的问题

1、机关事业单位档案管理方式过时

笔者通过走访调查发现，就目前机关事业单位的档案管理水平而言，其大多数仍然采用传统的档案管理方式—人工管理。档案管理部门的员工主要工作就是对机关事业单位的人事档案以及档案库房进行管理，工作量非常大。而且也没有有效的利用一些高效的档案管理软硬件设施以及相关的数据信息进行档案管理，因此，档案管理人员的工作量并没有减轻，工作的效率也得不到提高。机关事业单位档案管理的基础设施也较为落后，尽管在档案管理过程中运用到了现代技术，但由于后期设备维护跟不上，对档案管理也造成了很大的影响。

2、机关事业单位档案信息具有虚假性

目前我国大多数机关事业单位对档案的保存形式仍然是纸質档案，当这些档案信息需要归档的时候，档案管理人员对这些档案材料真实性的判断大多来源于其自身的经验或者是自己的专业知识进行人工识别，鉴别过后就会对其进行归档。这一过程对档案管理来说是极其不科学的，档案信息的真实性居然取决于档案管理工作人员的专业素质水平。这样很有可能会出现篡改，对虚假的信息鉴别不清，在很大程度降低了其档案信息的真实性。

3、机关事业单位档案归档后利用效率低

正如上文中提到的，在实际工作中，机关事业单位档案管理的功能就是为机关事业单位提供查阅信息的功能。但是，机关事业单位归档过后的档案并不是谁都可查阅，其仅限于档案管理的内部人员使用，其他部门若是想对其进行查阅需要一些繁琐的手续。首先，查档人员填写查档申请表，由主管领导签字，加盖单位公章之后才能查档。如果遇到一些紧急情况需要查档的时候，这将大大降低机关事业单位的工作效率。实际上，这样一来档案管理工作就没有很好的起到自己的作用，更加会削弱机关事业单位对档案管理工作的重视度。

4、机关事业单位档案信息的保密度低

正如笔者在前文中所提到的，目前我国机关事业单位大多数还在采用传统人工管理的方式对档案工作进行管理，人工录入的方式很容易让机关事业单位的档案信息泄露，机关事业单位档案的保密性得不到保证。此外，虽然有的机关事业单位有利用现代技术对档案进行管理，但实际上对其投资不够，未建立一个安全、完备的基础档案管理平台，档案信息容易被网络黑客等不法分子盗取。

三、完善归档责任制保证案卷质量的措施

1、机关事业单位档案管理职能的完善和职责、权限的确定

在这里机关事业单位档案管理职能的完善和职责、权限的确定，是说在档案管理部门同其他管理部门之间建立一个良好的档案管理系统。对所有工作人员的工作都有一个明确的定位，出现问题，可以直接找到责任人，提高的档案工作管理的效率。

2、机关事业单位档案管理工作的衔接度应加强

通过上一措施把单位组织机构的现况及各部门、各级人员在档案管理工作中所承担的职责以文件的形式规定下来，具有一定的强制性。随后，为了更好的开展档案管理工作应将其工作流程做出明确的规定，做好各员工、各部门之间档案管理的衔接工作。特别是对于其他部门的衔接工作更应注重，避免出现部门矛盾，影响机关事业单位的发展。

3、机关事业单位档案管理工作的投资应该加强

机关事业单位档案管理技术落后的一个主要原因就是投资不够。有的档案管理部门其本身比较小，资金原本就比较紧张，无法购买一些方便、快捷的档案管理软件。此外，加上机关事业单位的领导对这一方面的管理不够重视，就算资金不紧张，也不会去购买一些具有现代技术的档案管理软件。因此，机关事业单位应该加强对档案管理的资金投入。

四、结语

档案的质量是体现一个单位或部门档案管理水平的重要依据。但在实际的管理过程中，档案管理的归档过程是受到多方面因素的影响。机关事业单位的档案管理体现着机关事业单位的发展水平，为了做好机关事业单位管理的归档工作，通过以上两方面的措施，使得机关事业单位档案在归档工程中清晰明了，对持续保证案卷质量具有一定的积极影响。

[参考文献]

[1]冯乐芳.完善归档责任制保证案卷质量[J].七二五所质量标准档案处，1996（02）：11.

[2]别亚欣.论应用ISO9000标准建立文档一体化质量管理体系[J].中共成都市委党校学报，2009（03）.

[3]杨征.将ISO9001：2000质量管理体系标准引入档案工作的实践与思考[J]. 佳木斯大学学报（自然科学版），2007（06）.

（作者单位：黑河仲裁委员会办公室，黑龙江 黑河 164300）