固投项目档案质量提升探究

2018-08-14黄波

海外文摘·艺术 2018年8期

黄波

（北京精密机电控制设备研究所，北京 100076）

1 引言

固投项目档案是项目建设过程和建设成果的真实反映，是项目投产后运行、维修、管理等工作的主要依据，也是建设项目验收的重要组成部分。随着国家经济发展，固投项目呈现出越来越多、越来越密集，周期多样的特点，也因此暴露出一些问题。如：按照以往的归档模式在项目密集时容易产生归档差错；项目实施周期过长，会有责任人变更、设备实施与原计划不符等情况发生，将会导致在归档过程中出现文件无人负责的问题；项目实施人对档案文件收集要求不了解，文件收集不全等等。这些问题都严重影响了文件归档的效率和质量。

如何在新的形势下，认清现状、采用合理有效的方法和约束手段提高工作能力和效率，是固投领域档案管理需要面临的课题。本文的目的就在于通过分析得到解决的方向，提供相应的方法，争取最好的效果，达到扭转渐显被动的固投项目档案管理局面。

2 固投项目归档现状调查及确立原因

通过对一个阶段内已验收的一个固投项目中的44台设备仪器文件资料归档全过程进行调查，文件归档合格质量的现状如图1。

图1 文件一次归档完整率折线图

2.1 调查1：文件资料一次归档文件完整率高于90%的概率

结论1：只有6%的项目负责人能够在各节点完成归档文件合格率（包括真实率、完整率、有效率）100%一次将所需归档文件全部；这意味着94%的项目设备仪器文件资料需要二次或者三次进行补充收集。

2.2 调查2:设备仪器文件资料在项目基本完成时及时归档的人员比例（如图2）

图2 及时归档人员比例柱状图

结论2：50%的人不能在文件资料的正常归档周期内及时归档；这意味着一半的项目设备仪器档案文件有可能在最后归档节点（项目档案验收）前丢失。同时也体现了这些人的归档意识淡薄。

2.3 调查3：设备仪器文件资料移交时的质量（如图3）

图3 设备仪器归档质量柱状图

结论3：一个项目中超过一半的设备仪器文件资料在移交后，被发现文件资料有不真实、签署不完整、复印或不规范等问题，使得项目设备仪器档案的案卷质量受到质疑，严重影响了档案文件所能提供的价值。

通过分析确认了以下影响固投项目档案质量的要因如表1。

3 确立对策及实际验证

在对末端原因分析以及要因确认的基础上，我们进行了充分讨论分析，利用5W1H管理方法（WHO，WHAT，WHY，WHERE，HOW）对几大因素逐条制定了提升对策，最终结果如表2。

图4 设备仪器归档周期趋势图

图5 设备仪器归档完整率趋势图

3.1 采取积极沟通、加强考核的管理方法

项目文件的问题主要由三方面产生：一是平时忽视了对文件的收集；二是技术环境的滞后造成的信息孤岛；三是人为原因造成的信息闭锁。前两者通过培训及技术手段正在逐步消除之中。第三条由于项目验收的频率、要求越来越高，通过项目验收、问题整改、信息公开等内因上的推进，领导及项目管理人员对档案重视程度有了很大的提高。

3.1.1 加强与各部门的沟通

在已验收的几个项目档案归档过程中，通过制作《设备仪器文件管理跟踪表》、《固投项目档案完整性确认单》等表单（如表3），对设备及其相关文件进行全过程跟踪管理，随时和责任部门沟通，帮助档案人员掌握项目的进展情况，同时也使得归档人员了解文件资料的归档要求，这些表单在归档过程中作为每次完整性检查时的参考，起到了重要作用。

3.1.2 建立长效考核机制

档案一直缺乏有效的考核方法，虽然有了好的监督、指导手段，但是项目负责人因为各种问题，经常文件移交不及时。通过与财务部门和项目主管部门沟通，我们在设备购置及验收两个阶段设立了档案考核措施。即在签署合同前，必须向档案部门移交设备仪器前期论证、招投标、购置申请等管理文件。否则档案部门不在《合同审批表》上签字，项目将不得继续下去。其次设备仪器在设备管理部门建帐后，设备仪器负责人向档案部门移交后续文件。档案人员检查确认整个设备的归档文件资料真实完整后，向项目主管部门发出《固投项目档案完整性确认单》，主管部门付设备尾款。通过这种考核手段，项目各节点文件移交的时间周期由原来的几个月压缩至1～2周，减少了文件遗失的风险，也缩短了文件归档周期，如图4。

表1 影响设备仪器档案质量因素分析表

表2 影响设备仪器档案质量的主要因素对策表

通过单位相关部门的大力配合，不仅健全了档案考核机制，在近几个月内的设备仪器的归集周期大幅缩短，同时档案人员对新设备预立卷监督检查率超过了98%。

3.2 采取分阶段、信息化、专人专项的管理方法

传统的设备仪器归档文件资料一般在整个项目验收前移交。但是由于项目的实施周期较长，文件使用频繁，常会出现文件整体损毁、遗失的情况，而项目负责人的变动更是为项目后期的收集工作带来更大的困难。

表3 固投项目档案完整性确认单、设备仪器文件管理跟踪表

表4 部门归档现状调查表

3.2.1 划分节点

通过沟通，我们根据设备购置的全过程，以签订设备仪器购置合同、设备仪器开箱验收、设备仪器调试验收三个节点进行划分。将三个阶段文件分批、分期收集，集中管控，统一在档案部门建立预立卷。这不仅减少了负责人手里积压大量文件所造成的无意遗失，也可使文件在预立卷状态下为更多人服务，提高文件资料的利用价值。

3.2.2 管控信息化

现如今档案管理已全面进入信息化、数字化阶段。为档案管理人员提供方便。我们对于固投预立卷也采取同样办法，将各节点移交文件录入档案管理系统。对所有预立卷文件的收集情况做到清晰明了，有利于档案部门与归档部门的沟通，更有利于对归档管理各环节过程的控制和管理。形成部门归档质量实时监控、评价的基础数据，以充分发挥网络信息化管理的优势。

3.2.3 严格执行负责人制度

设备仪器预立卷在过去理论上应由各事业部助理员管理，但是由于科研需求以及扩大再生产的需要，各种项目设备仪器的大量购进，助理员无法完全掌握设备仪器的进展情况，各部门因此对归档人员进行了调整。经过对近3个项目归档人员的调查，结果见表4。

从表4可看出，部门一、三、七的人员设置更加有利于提高设备仪器归档文件资料收集完整率，此人员的设定对设备仪器的全过程管理及文件全过程的收集都起着重要作用，避免了因项目负责人的职位变动，造成预立卷某一阶段的文件无专人管理的局面，降低了文件散失的几率。

以上措施实行后，已实现95%的项目设备仪器预立卷在档案部门进行集中管控，各节点85%的项目预立卷文件能够移交并集中保管，基本达到固投项目设备仪器预立卷文件集中管理率需≥85%的目标。

3.3 采取优化流程、明确职能的管理方法

由于办公地点分散，加上各职能部门在管理上的脱节，信息共享不畅通，造成固投设备仪器在各环节文件收集上无人重视，文件长期存于个人手里，等到整个项目验收的时候，很多设备仪器归档文件的完整率极低，不得已用复印件或者仿造文件代替，降低了文件的价值。

3.3.1 优化业务流程

梳理标准设备、非标设备、特种设备三大类的购置全过程，并对业务流程进行分析，提出相应的优化措施，将文件收集环节融入各节点中，形成标准化制度，再通过培训及各次归档现场指导，提高项目负责人设备全过程业务办理效率，促进归档者的收集文件能力。

3.3.2 明确职能部门职责

进一步理顺各部门职责关系，完善了相关管理体制，部门职责交叉和关系不顺是多年来归档过程中存在着的突出的矛盾和问题。这次，我们对梳理出的职责交叉逐一进行认真研究，着眼于促进项目档案管理水平并提高项目整体验收结果，合理确定各部门职责，分清主办、协办关系，明确牵头部门和各自职责,建立健全相关部门间的协调配合机制，形成工作合力。期间，对各事业部归档人员进行业务指导，与5个机关处室进行协商，共明确了设备仪器标准中的4处责任问题。

通过上述改进后，近期共参加协调会1次，参加开箱验收率达到97%，每次协调验收会，基本能够提前通知档案人员参与。