办公室档案规范化管理新探

史海珊

摘 要：办公室档案管理的规范化已然成为一项非常重要的工作内容，同时也是档案工作管理至关重要的一个环节和步骤。基于此，本文主要分析了档案规范化管理存在的问题，并提出了几点建议。

关键词：办公室；档案规范化；管理；

1办公室档案规范化管理的重要性

1.1丰富的现代管理手段

从目前我国企业引入先进办公型技术设备的数量来看，企业实行数字信息化的管理不仅是一项全新的挑战，更是对办公室档案管理技术的革新。企业对办公室档案实行计算机档案管理，可以让系统化的办公室档案管理逐渐的走向现代科化学的管理道路，对于企业日后的发展具有非常重要的意义。因此，对办公室档案实行规划化性的管理，在当前市场环境下，占据较为重要的地位。档案管理属于一项系统化的工程，档案管理人员需要常对档案资料进行整理、搜集，确保档案档案资料的完整性和准确性，唯有这样才能让档案资料在企业运营过程中的充分的发挥其主要的作用，为寻找档案资料的工作人员提供的便利。对档案资料进行计算机管理，可以使得办公室档案信息管理更加的规范，并且对于办公室档案管理人员的工作效率能够起到一定的提升作用。因此，计算机档案管理是企业现代档案管理一种非常重要的手段。

1.2办公室档案规范化管理有利于及时掌握企业运行状况

企业的各个部门在部门工作进行过程中都需将本部门的重要工作情况以材料的形式报送到档案部门存档。通过系统、规范、科学的档案管理工作，可以很方便的了解到各个部门的工作情况，掌握整个企业的运行状况，了解企业发展过程中存在的问题，方便集中分析各部门各环节的相互衔接是否合理，是否存在运行不畅的制度流程，并及时进行纠正调整偏差。

1.3办公室档案规范化管理有利于公司业务的持续发展

管理工作贯穿于运行公司全过程，档案管理作为其中的一部分，通过规范化的档案管理工作经历，对资料进行整理和回顾，能够吸收各部门资料中的精华，从而总结其中的经验。通过办公室档案规范化管理，能够及时反馈给各部门业务人员，方便探索更加有效的工作方法，从而促进公司各项业务的持续健康发展。

1.4有利于提高工作人员的素质

标准化的办公室档案管理工作，能促进档案管理人员素质的提高和专业化水平的加深，在档案管理的人员选择上，要选择责任心比较强、政治立场鲜明、业务水平比较高的工作人员。办公室档案的规范化管理会促使工作人员学习档案管理的知识，促进管理人员综合素质的提高。

2办公室档案管理工作规范化的主要途径

2.1做好档案管理程序的规范化。

管理程序的规范化是档案管理规范化最鲜明的特征。对于档案的立卷、存档以及调档等工作制定出工作流程.并且在日常工作当中严格按照流程执行。确保每一项工作都明确到人，保障其准确与真实。另外，注重简化档案管理程序，尽可能在管理质量与管理效率得以保障的前提下简化办公室管理程序，这样也可以避免将多余的时间与精力花费在档案管理问题上。

2.2深化档案管理意识，将档案规范化管理纳入领导干部议事日程中去

领导干部应该对档案管理加以足够的重视，支持办公室档案管理工作的正常开展，能够帮助其共渡难关。为办公室档案管理工作的开展提供支持。领导干部对办公室档案管理工作认识的深度决定了办公室档案管理工作的发展前景。所以，需要根据办公室档案管理工作的特点，开展档案宣传，培养领导干部的档案管理意识，能够为之后的规范化档案管理打下良好的基础。

2.3建立完善的管理制度

制度是一个机关企业运转的最基本的条件。同样，这点也同样在档案管理工作中得到体现，制度既可以规范工作人员，也可以有效的提升工作人员在进行管理的效率。所以，面对当下办公室管理普遍出现的制度漏洞问题，当务之急应该结合相关企业机关的实际情况，制定相对完善的管理制度。一个完善的管理制度，首先需要完善的归档制度，档案是记载企业机关工作信息、过程的一个载体。相关工作人员在进行工作时需要及时对相关资料进行整合归类，并进行明确分类保管。拥有一个比较好的管理制度后，还需要建立一个相对严格的安全制度，保证档案工作安全有效，并结合相关领域的新技术，对档案进行信息化管理，以此保证其工作的安全性。最后，档案管理还需要一个销毁制度，档案都有一个保存期限，保存期限是对信息空间最大化利用的体现。当档案保存到期后，应该要有一个完善销毁制度需要严格的销毁流程，这样有利于档案管理工作的有效展开。需要建立完善的办公室档案管理制度，最主要需要企业机关的管理层认识到规范管理办公司档案的意义与重要性。办公室档案管理的效率将直接影响机关企业的运行。只有领导层认识到其工作的重要性，才会着手去完善一些相关的制度，使其工作走向规范化，从而提升整个企业机关的工作效率。在拥有一个完善的管理制度后，企业机关应该严格执行这些制度。不能得到切实实施，制度也会行同虚设，不能起到其应有的作用。所以，在实施档案管理制度时，管理层应该加大制度的执行力度。

2.4采用适合办公室档案管理的技术

当今社会，信息技术已经融入到我国行政工作之中，电子政务应运而生。在此基础上，行政工作信息化已成为不可逃避的现实。办公室档案管理工作也要顺应时代发展趋势，利用先进技术，使档案管理信息化。档案管理部门要邀请专业技术人员，结合部门的工作特点，构建有针对性的网络服务体系，提高档案管理规范化水平，促使档案资料收集、整理及归档等工作都能够按照既定的要求进行，从而有效提高管理有效性。

總结：办公室档案的规范化管理，对单位工作的效率有着决定性作用，因此，要积极建立完善的管理制度，提高管理人员的综合素质，从而促进企业综合素质的提高，提高单位的整体实力和竞争力。

参考文献：

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