浅议信息时代档案管理工作面临的问题及对策

王波

摘 要：科学技术水平的不断提升使得信息管理与信息公开得到了广泛的应用，而档案信息化管理工作是一项复杂且系统性的工程项目，能够提升档案管理工作的效率。但是，在实际的管理工作中，由于各种因素的影响使档案管理工作面临着许多问题，从而阻碍了信息时代档案管理工作的开展。基于此，下文对信息时代档案管理工作面临的问题进行了分析，并提出了相应的解决对策。

关键词：信息时代；档案管理工作；问题；对策

引言

在信息化的背景下，人们对档案管理工作的要求越来越严格，提升档案管理工作效率的意义也逐渐凸显出来。只有档案管理水平能够适应现代化社会的发展需求，档案管理工作才能取得良好的效果。科学技术的不断发展，不仅给档案管理工作带来了新的机遇，还给档案管理工作带来了困境，因此要想做好档案管理工作，就要加快网络化的发展。

1信息时代档案管理工作的必要性

在传统的档案管理中，对档案的管理主要是通过纸质的形式，并且存在一定的弊端。首先，纸质化的档案加大了管理难度，在管理过程中很容易丢失或者造成档案管理的混乱；其次，对于纸质化档案的保存，一定要注意外部条件，重视档案的保管工作，从而避免造成档案的损坏；最后，纸质化的档案在查阅过程中具有一定的难度，其需要消耗大部分人力，档案资料越多查阅的难度就越大。同时，纸质化档案管理相对于信息化的档案管理来说，其不能进行备份，当档案资料发生损害时修复的可能性很小。而信息时代的档案管理工作不仅档案存放的数据库容量大，而且在进行资料查阅时具有一定的便捷性，从而提升了资料的查阅效率，充分发挥了档案资料的本身作用。此外，信息化的档案管理可以通过计算机技术进行资料备份，当档案资料发生损坏时，可以通过备份找回原资料，从而提升了档案资料的安全性。

2信息时代档案管理工作所面临的问题

2.1档案管理的安全性与保密性有待提升

在信息时代的背景下，信息化的档案管理方式逐渐替代了传统的档案管理工作。电子档案管理系统一般是利用验证登录名和密码双重保护进行安全防范，虽然方便员工工作，但是一旦密码泄露，就会导致不法分子借助网络信息技术对原始档案信息进行修改、窃取与仿造原始档案资料，对档案资料使用的安全性有着直接的威胁，导致档案信息面临着重大的泄露及损坏风险。同时，由于电子档案信息管理文件具有结构复杂、信息存储形式多样化的特点，如果计算机遇到系统瘫痪、网络攻击和病毒干扰等问题，就会使电子档案遭受损毁、遗失，从而给企业带来巨大的经济损失。

2.2档案管理软件缺乏通用性

随着信息技术的不断发展，档案管理软件的研发力度也在持续扩大，虽然传统的档案管理工作实现了档案管理工作的信息化，各式各样的档案管理软件也得到了推广与使用。但是，从档案管理工作的角度而言，虽然新型的档案管理软件实现了档案内容的信息化与数据化，但仍然存有诸多不足之处，且无法满足档案管理和电子政务系统、一体化自动办公系统的发展需求。除此之外，由于档案部门所采用的计算机型号、软件版本不一致，也会使档案信息管理工作难以做到最大程度的信息共享，导致档案管理的信息化及现代化发展进程长时间未取得有效进展。

2.3标准化及规范化程度较低

标准化与规范化是档案管理工作的核心基础。在传统的档案管理中，越来越多的档案管理人员不明确本身工作中必须落实的基础档案管理工作内容，导致管理工作在标准化、服务质量、开发力度以及共享程度方面不足，很难适应信息时代下的档案信息资源共享需求。同时，因历史遗留问题而导致档案目录细则的兼容性价差，大部分系统软件在系统内容的可移植性上普遍较差，并且目前没有产生统一性的档案自动化标准，从而在一定的程度上使得档案信息工作的标准化及规范化出现了滞后性。

2.4档案管理人员的综合素质有待提高

档案管理人员是开展信息化档案管理工作的核心力量。在进行档案管理的过程中，部分档案管理人员虽然具有专业的管理知识，但是对信息时代下所具备的信息技术能力有所缺乏，甚至还有部分档案管理人员没有完全适应网络工作环境，使得档案管理人员的综合素质水平无法满足整体性档案管理的实际需求，导致档案管理缺乏安全性和有效性。同时，在档案管理工作中缺乏专业的信息技术人才，尤其是既懂技术又懂管理的人才，导致档案管理人员的综合素质水平偏低，极大阻碍了档案管理工作的落实，降低了档案管理工作效率。

3信息时代档案管理工作所面临问题的应对对策

3.1大力开展信息化建设

在信息化档案管理过程中，要想提高档案管理的工作效率，就要强化档案管理工作的信息构建力度，使档案管理工作的落实更具信息化，从而将档案管理的作用凸显出来。首先，充分利用现代化的信息技术，实现对档案信息自动化的处置，对档案、文件等信息采取一体化的管理方式，从而对档案信息的高效获取提供一定的保障；其次，应用多媒体技术实现资源的融合，促使档案管理工作形成有机整体，并将档案管理以文字、声音、图像等形式展现出来，从而不仅丰富了档案信息资源管理的表现形式，还提高了档案的管理效率；最后，利用计算机网络技术对档案管理中的信息进行无障碍和远距离的交流，从而促使档案管理的信息化，真正实现资源共享，最终为企业的发展奠定良好的基础。

3.2提升档案管理人员的综合素质水平

在信息时代下，档案管理工作模式发生了变革，而管理人员为了满足工作需求，在明确掌握档案管理知识的同时，还要加强对各类现代化技术的了解。因此，企业要定期对管理人員开展培训工作，提高管理人员的专业知识水平和计算机的操作能力，使其能够胜任信息化时代档案管理工作，并为档案信息化管理的长期发展提供保障；其次，邀请经验丰富、技术能力高的专家进行讲座，提升管理人员对信息化档案管理工作重要性的认识，明确应用计算机实现档案管理的方式，从而强化档案管理工作力度，提高档案管理工作效率；最后，招聘专业水平高、技术能力强、创新意识高的综合性人才，从而组建一支技术过硬、综合能力强的管理人才队伍，为信息时代档案管理工作的顺利开展提供保障。

3.3建立健全档案信息安全保障体系

在信息时代下，档案管理的基本内容就是利用信息化手段、计算机网络技术，来实现档案文件以及数据的查阅和管理，保障档案信息的安全性和可靠性。为了在应用计算机网络的过程中，有效避免网络攻击问题，就要建立健全档案信息安全保障体系，此体系主要包括档案信息的存储安全以及档案信息的应用安全两个部分。另外，在信息技术快速发展的同时，使得信息的竞争愈发激烈，并在某种程度上对信息安全敲响了警钟。为此，可采取身份认证、密钥管理等安全手段来加强信息系统的安全性。

结束语

总而言之，在信息技术的发展基础上，加强档案管理的信息化是信息时代发展中的必然要求。但是，在信息化的发展过程中其也为档案管理工作带来了挑战，因此只有创设信息化档案管理平台，提高管理人员的职业素质，才能提高档案管理的水平，保障档案信息的安全性，从而促进信息时代档案管理工作顺利开展。

参考文献：

[1]李爱英.信息时代下档案管理工作面临的问题及对策[J].城建档案，2017（06）：67-68.

[2]姜莉.论信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].才智，2017（16）：246.

[3]王颖.信息时代档案管理工作面临的问题与对策分析[J].办公室业务，2017（20）：124.

[4]张怡.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].城市建设理论研究（电子版），2017（30）：26.