试议数字信息档案长期安全保存策略

刘敏

摘要：随着现代化的发展，新技术手段的不断涌现为档案管理事业提供了崭新的机遇，要想抓住这一发展的契机，就要更加重视起档案的长期保存工作，采用现代化的管理手段进行数字档案的信息化管理实际上也是未来发展的必然趋势。通过本文针对这一问题进行了及时有效的探讨，希望可以为相关工作者的工作提供一定帮助。

关键词：数字档案；安全保存；策略

众所周知，档案管理是企事业单位的重点工作内容之一，因为档案管理可以为企事业单位在今后的发展提供必要的依据，作为参考性的意见将档案进行长期的保管就显得尤为重要了。但是就我国当前的档案管理形式上来看，目前我国刚刚摆脱纸质档案的管理方式，向数字化的管理方向发展，其中必然会存在不少的缺陷，这就需要对数字信息档案的长期保管问题进行更加深入的研究，提出有效的保存策略，这样才能实现我国档案管理事业的稳定发展。

一、数字信息档案在长期保管中产生的问题

（一）真实性受到影响。因为在传统的档案管理中主要采用纸质的形式进行保管，在此基础上要想进行数字化的保管方式，就需要将其进行扫描与加工，但是在这一过程中问题也就会随之产生，扫描的识别率并不能达到100%，所以这就会造成档案失真的现象发生。例如参数的选择不当，由工作失误产生的影响以及在分类保管环节也会引起失真。在数据迁移的过程中上述的这些问题并不能完全得到避免，并且一旦出现问题，想要将数据信息恢复到原状态恐怕是难上加难。

（二）存取方面产生的问题。数字信息化的档案管理过程中主要是依靠一定的介质条件进行长期存储的问题，以计算机为例，计算机语言通常在三个月就会产生更新的问题，在多年后如果想要对数据进行再次描述，并不能确保其百分之百得到恢复。并且数据要想读取必须要具备相应的计算机设备，一旦计算机设备出现了故障，就会造成数据不能顺利的保存甚至读取。此外，不同软件在运行的过程中所需要的环境也有所不同，数字信息档案在不同的载体上进行存储，并不能实现完全相互更替的效果，如果转换不及时也没有办法进行读取。

（三）档案管理技术长期滞后。在社会发展的过程中，我国的网络技术也在不断发展着，但是这一发展速度明显与社会的进步不协调，造成这方面问题的主要原因是新技术的完全应用需要长时间的适应过程，另一方面也是因为目前我国缺少這方面技术的创新支持，所以在新技术的应用方面还稍显不足。目前，我国在数字信息档案管理中应用到的主要技术有身份识别技术、信息隐藏技术以及进行电子签名技术等，这些新技术的应用在档案管理中还处于“冰山的一角”，并没有完全的展示出来，另外如果不具备专业化的管理人员，新技术的应用还是具有一定难度的，因此这是当前难以解决的问题之一。

（四）档案管理存在滞后性。档案管理自身具备了一定的凭证价值，要想将这一价值完全得到实现，就要加强对档案的有效管理，无论是传统的纸质档案还是现代化的数字信息档案，都需要在严谨并且完善的档案管理体制下才能得以实现。并且在现代化的档案信息管理过程中，受到交互式环境的影响，档案管理都是一个动态发展的过程，这一动态的发展却与效率相互矛盾，不能实现本质上的统一，所以在当前愈发复杂的管理环境中，就更加需要采取一定的方式对数字信息档案进行科学化的管理。

（五）安全性受到影响。安全是档案管理过程中一个相当重要的问题，尤其是在更加复杂的社会环境中对信息档案进行管理，很多内容都涉及到个人的隐私甚至企事业单位发展的机密性文件，采用数字信息化的管理方式需要运用计算机系统予以管理，但是计算机系统却容易受到黑客的入侵，对档案信息造成损害，可以说在自身安全以及自我保护方面还是相当薄弱的，档案信息也极容易被篡改甚至删除，根本起不到长期保管的目的，针对这一问题的出现，更加应该对数字信息档案的长期保管予以一定的重视。

二、数字档案长期保存的策略

（一）政策法规建设。我国应该制定专门的法律、法规，位数字档案管理提供可靠的保障。一是加快制度建设。要根据我国的实际情况。借鉴国外在数字档案管理的经验基础上，建立科学的、有利于数字档案长期保存的法律制度；二是建立数字档案安全评估制度。制定一系列的保证数字档案资源长期保存的体系结构；三是建立数字档案信息安全标准。档案部门应加强网络安全防范和信息系统安全技术的研究。研制出适合我国情况的数字档案的安全管理标准和技术。

（二）数据备份与恢复策略。建立有效的数据备份和恢复机制。档案信息系统产生数字资源的日备份，定期大备份，备份服务器的数据同步更新备份，成本不高，方便实用备份的时候要注意备份的完整性，一个完整的备份主要包括数据备份系统、备份数据处理系统和完善的灾难恢复计划，数字形态的档案资源主要应该采用异地镜像保存的方发，这样可以防止自然灾害所带来的毁灭性的灾难。

（三）数字迁移和数字仿真技术。目前数据迁移是数字信息资源长期保存的较优选择。在迁移的过程中可以改变部分格式或者存储载体。这样可以便于用户据此判断出所需信息的真实可靠性以及这些数字资源与原始记录之间的联系。数据仿真新的系统环境下建立一个兼容原始数据、设备及其管理系统的运行环境，使得原来的数据、设备和系统能运行在现行的软硬件系统上。是延迟技术淘汰的一种方法。

（四）计算机防火墙与防病毒技术。防火墙的安全策略主要有两条：一种是禁止方式的防火墙，就是防火墙把所有不允许的通讯都给禁止掉，只能通过被允许的数据信号；另外一种是允许方式的防火墙。所有信号除了被禁止的都是可以通过的防病毒技术。除了安装防火墙外还有以下几种：一是安装杀毒软件，安装正版的杀毒软件，并且定时地更新和扫描；二是建立局域网。档案系统不接入互联网，并且尽量限制使用移动设备；三是预定电子邮件病毒警报服务。保证整个网络信息系统运行机制的安全可控。

（五）物理安全策略。一是要严格遵守管理制度，防止外人非法进入计算机机房，避免各种偷窃和破坏活动；二是要严格控制服务器和管理软件的访问权限，利用用户访问认证，严格规定用户和管理人员权限，防止有意和无意的非法操作所造成的系统安全问题；三是防止电磁泄露。确保服务器有个良好工作环境。

三、结语

数字信息档案的长期安全保存，不仅需要选择良好的存储载体，而且需要采取多种技术手段，以保证其真实可靠性、长期可存取性与安全性。不但要进行全过程的技术管理，而且要加强对档案管理人员的思想和作风教育。随着现代科学技术的飞速发展，必将有更多新的、更加简便可靠的保护技术手段出现。

参考文献：

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[2]其米格。事业单位数字档案管理的重要性及其应用。东方企业文化。2015（03）.

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