合同后续事项管理

于保森

芜湖卷烟厂在签订合同后，基于合同的执行，从合同到货、安装调试、试运行、验收、质保形成业务与财务一条龙的“闭环”管理的模式，“重合同、守信用”成为企业文化亮点。

一、合同在企业生产经营中的地位

《中华人民共和国合同法》是由全国人名代表大会审议通过，在法律级次上属于最高级次，制定的目的是保护合同当事人的合法权益，维护社会经济秩序。芜湖卷烟厂属于烟草制造业，其物资供应、能源供给、产品销售以及其他所有经济行为均离不开合同，所以经济合同贯穿企业的每一项经济业务。规范并维护合同在企业生产经营的核心地位，就是保护企业的合法权益甚至是保证企业的正常生产经营。企业生产经营也是以合同为线索，为了完成合同而次第开展生产经营活动。

二、重合同、守信用是企业的无形资产

芜湖卷烟厂多年来始终如一的重视合同的管理，年年获得“重合同、守信用”荣誉称号。芜烟诚信、严格按合同办理业务，促进了社会经济秩序的稳定，在供应商、销售商中赢得了良好的“口碑”和无风险、不担忧的信任。芜烟在金融系统、税务系统也获得了最高授信。芜烟在社会中获得的这些荣誉，得益于芜烟合同管理的规范，在经济业务中诚实守信。正是由于得到公认和信任，芜烟在经济发展的道路上走得更远。

三、合同从规范到OA办公自动化的创新

芜烟合同从《合同管理办法》制度起步，通过法律顾问确定合同范本，结合业务分类专项管理，通过从业务上取得的经验不断完善合同条款，至今形成了一套行之有效的规范模板。现在签订合同都在OA办公自动化软件中运行，归口管理部门主要负责技术上的把关，法规部门主要负责法律上的把关，财务部门主要负责结算、发票以及税务上的把关，审计部门负责规范上的把关，经专业审核后，法人代表签字盖章。在办公自动化上实现审核和签订合同，同时带来查阅上的极大便利。

四、合同到货阶段的管理要点

合同到货，芜烟经办部门组织到货验收。验收的重点是：到货日期是否符合合同的规定；货物名称、数量、规格型号是否准确无误。如果合同规定有明确的数量、规格型号的，依照合同约定，如果没有明确的数量、规格型号的，应以开箱后说明书中列举为准。涉及到需要质量检验的货物，需地方质检部门或企业质检部门进行质量检验的，均需取得质量检验报告方可到货确认。

五、合同安装调试阶段的管理要点

安装调试前，技术人员应仔细阅读说明书、操作指南，学习跟调试相关的技术资料。安装时，检查供应商安装调试人员配备，职业证书等资料，预防无证操作和不规范操作。调试时应事前组织好调试用物料，及时记录各项指标，当指标达到设计标准或接近设计标准时，需运行一段時间指标稳定方可确认安装调试阶段结束。经过培训的操作人员在调试阶段就要跟班学习和进行部分操作，调试阶段结束设备管理部门出具试运行通知，设备移交操作人员试运行。

六、合同试运行阶段的管理要点

试运行阶段不仅需关注设备的各项指标是否在设计指标的允差范围内，更重要的是生产出来的产品必须符合产品质量的要求。这一阶段，是操作人员、设备及产品相互磨合阶段，也是合同执行的最关键阶段。该阶段企业质检部门、设备部门均需深度介入，产品生产效率指标以及产品合格率指标均需稳定并且达到技术设计指标。试运行结束，合同执行部门应及时组织相关部门对试运行的结果状况进行评估确认。

七、合同验收阶段的管理要点

合同验收阶段好比前面四个阶段的总结。对照合同商务条款，对货物名称、数量、规格型号、发票、金额进行确认；对照技术指标，比对实际指标进行确认；对照合同相应条款，在合同约定的时间内是否完成相应的履约任务；供应商、合同签订部门、质检部门、使用部门确认无误，才能办理合同验收事项与付款。

八、合同质保阶段的管理要点

质保条款是合同条款的重要条款。在质保期内企业应加强合同标的物的日常管理，一方面使用部门应建立巡检模式，明细记录发生的问题，并及时反馈合同经办部门；另一方面合同经办部门针对反应的问题对照质保条款联系供应商解决；再次，在质保期满前组织使用部门进行全面的检查，解决可能存在的质保问题；最后，支付质保金后应建立移交手续，将资产维修移交维修部门，质保后维修由企业自行承担。

九、合同执行完毕评估核销的管理要点

质保金付款结束，意味着合同履约完成，经办人员还需到合同管理部门核销该项合同，作为合同终结。核销的管理要点如下：必须准确反映合同项目的验收时间；合同项目的验收情况或整改记录；记录合同的付款记录和付款时间；对合同货物或服务等情况的评价；合同管理部门对申请核销合同执行情况进行审核评价。这样不仅形成了合同闭环管理，而且也为供应商建立了信用档案。

十、财务按照合同核算的创新

在日常工作中，经办部门也好，外部审计部门也好，往往以合同为线索或索引，要求财务部门按照合同归类统计和对账。所以财务就有了按照合同核算的需求，为了在财务核算当中便捷反映从保证金、预付款、到货款、验收款、质保金的合同整个生命周期，芜烟财务建立了以合同编号为索引的财务核算模式，使各阶段付款对应相应的管理要求，不仅查阅对账便捷减少出错几率，而且财务核算与合同管理相互融合在一起，通过会计核算直观的体现合同进展状况，形成财务业务一体化的合同管理闭环。

落实《中华人民共和国合同法》不仅仅是保护合同当事人的合法权益，维护社会经济秩序，同时也是当前行业培育和践行社会主义核心价值观具体体现。建立“重合同、守信用”内部合同管理规范模式，不仅仅是诚信的表现，同时也是行业公信力的表现。