科技档案信息化管理工作探讨

马丽娟

摘 要：科技档案信息化管理中存在信息化建设观念淡薄、经费投入严重不足、信息化硬件设备老化、自助服务和安防设施不全、信息化建设专业人才缺乏等问题，加强科技档案信息化管理有利于科技档案的现代化管理，有利于提高科技档案的使用价值，有利于促进科技事业创新与发展。加强科技档案信息化管理必须重视科技档案队伍建设，加强科技档案标准化建设，规范科技档案管理程序，完善科技档案管理制度。

关键词：科技档案；档案管理；信息化管理

企业的科技档案是企业在生产、建设、科研、管理工作中直接形成的，具有保存价值的各种载体的科技文件材料（包括图纸、图表、文字、数字、声像等）。收集、整理、保管、提供利用科技档案，不仅是对科技人员劳动的一种肯定和认可，也对今后的科技研究起到了参考、传承和发展的作用。它能使科技档案中的科学技术向现实生产力渗透和转化，可以促进科学技术的提高和生产力的发展。因此，搞好企业科技档案工作对企业的改革发展具有重大的作用和意义

一、科技档案信息化管理存在的问题

一是信息化建设观念淡薄，多方重视不够。由于档案主管部门与科技档案管理工作人员对信息化建设的重要性认识不足，信息化建设的观念淡薄，建设的积极性和主动性较差，容易满足现状，致使科技档案信息化管理步伐较慢，信息化建设缺乏长远规划，很难系统地持续性开展。

二是经费投入严重不足，信息化短期突击建设行为突出。科技档案管理部门由于长期受经费的困扰，导致数字化信息服务体系建设滞后，部分重要的科技档案收集不全。信息化建设平台缺乏，很难达到科技档案资源共享。落后的管理理念和服务设施，难以促进科技档案信息资源的开发与利用。同时缺乏信息化发展建设的远景规划，短期突击建设行为突出。每次划拨信息化建设经费有限，难以整体实现信息化平台建设，缺乏长期持续效应。

三是信息化硬件设备老化，造成资源利用率低。科技档案信息化管理需要不断经费投入，由于管理部门重视不够，目前硬件配置低下、设备严重老化，损坏率严重，维护成本较大，加之服务器数量少、存储容量不足及交换机性能低等问题，已远远不能满足科技档案数字化资源服务需求。

四是自助服务和安防设施不全，导致服务能力较低。由于工作人员编制较少，服务手段落实，难以满足用户的档案信息需求。自助复印、打印、扫描等设备缺乏，严重影响用户使用热情。同时安防设施不足，使档案管理工作中存在极大安全隐患。有的用户查询资料后，不经工作人员允许，私自把档案带出，由于缺乏有效的监控系统，造成科技档案严重丢失，难以保证科技档案的完整性。

五信息化建设的专业人才缺乏，素质不高。由于人事制度缺乏自主权，科技档案的管理人员大部分是解决企业困难，职工家属较多，使得管理队伍在学科、学历、职称、年龄等整体结构上受主管部门制约影响较大，信息化建设的队伍水平参差不齐，专业人才缺乏，素质偏低，信息技术开发能力不强，从而极大地影响和制约着信息化发展的水平和进程。

二、科技档案信息化管理的必要性

科技档案信息化管理就是要运用现代通信技术、网络技术实现档案信息的网络化和数字化，是科技档案从资料信息收集、接收归类、存储管理、资源开发、信息传递等环节，实现科技档案信息的高度共享和有效利用的一体化。

第一，有利于科技档案的现代化管理。科技原始档案经过反复查阅后总会不可避免地受到一定程度的损坏，加之管理不善，读者遵守查阅制度不严，致使档案损坏、丢失严重，这样给文档、资料的管理带来很大的困难。而安防设施、管理软件、数字化设备等信息化技术的运用能很好保证科技档案的完整性，从而提高管理水平和服务质量。

第二，有利于提高科技档案的使用价值。科技档案归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等科技文件资料，通过数字化处理，运用自动化管理系统手段，把档案信息、接收、传递、存储、开发、利用等环节通过网络化，提供高度共享和有效利用，促进科研生产活动有力开展，从而创造更大的经济效益，提高科技档案的使用价值。

第三，有利于促进科技事业创新与发展。科技档案是一定的科学技术水平和生产能力的真实记录和反映，通过科技档案信息传播和开发利用，有利于科研人员和技术人员对掌握科技档案信息的分析、判断，准确把握目前科学研究的现状、存在的问题，切实指导科研或生产技术活动，解决现实问题，改变生产方式，提高生产效率，获得更高的经济与社会效益。

三、加强科技档案信息化管理的措施

第一，加强科技档案队伍建设。档案管理人员是档案科学管理，有效开发，充分利用的有力人才队伍保障。科学制定档案负责人及工作人员的岗位职责，明确工作要求。在日常的工作中要认真学习、宣传、贯彻、执行国家有关档案工作的方针、政策和法律法规，严格履行档案管理各项规章制度。努力学习业务知识，熟悉档案实体分类法等各项专业知识，不断培养专业素质，提高业务水平。加强各单位兼职档案员培训，提高管理技能，树立责任意识。高度重视档案管理队伍建设，积极引进档案专业人才，为科技档案信息化管理的持续发展提供有力保障。

第二，加强科技档案标准化建设。档案管理部门与其它部门共同协商，对科技档案管理中需要协商统一的事物和概念，制订出科学的统一的标准，对质量、规格、工作程序等严格規范，并予以贯彻执行进而修订完善的全部过程，科技档案标准化是做好档案科学管理的前提和保障。

第三，规范科技档案管理程序。一是要做好平时的档案收集。各负责档案管理的兼职工作人员要结合本部门业务职能，建立预立卷文件夹（盒），需要归档保存的文件材料及时归卷，防止散失。二是要做好立卷整理和移交归档，对重要的档案资料要及时整理，科学立卷，根据相应的主题整理成册，认真填写移交目录，按有关规定及时向档案馆移交归档。三是要科学编目分类保管，依据档案主题内容，科学编制目录，有效归档整理，确保档案资料管理科学规范。四是做好科技档案的开发利用，编制检索目录，为利用者查阅提供方便。对不宜公开的档案，要注意保密，确保档案安全。五是做好科技档案的鉴定与销毁。对保管期限已满的档案，要进行保存价值鉴定，凡无需再继续保存的档案，应编制销毁清册，经主管档案工作的负责人审批后销毁；若还有保存价值，应按重新划定的保管期限继续保管。

第四，完善科技档案管理制度。科学制定档案服务制度，提高科技档案的利用水平，充分发挥科技档案的使用价值。一是建立档案借阅利用制度。采用科技档案管理软件，运用光学扫描复制、文字图像压缩、计算机高智能检索、通信网络、远程信息传输等先进技术，建立科技档案数据库和查询系统，制定借阅利用制度，使科技档案信息更准确及时地为科研事业服务。二是建立科技档案信息备份管理制度。科技档案检索快速、信息存储量大都是信息时代带来的好处，但是系统也存在不稳定性，一定要加强档案数据的备份，防止系统的损坏，导致科技档案信息丢失而造成损失。三是加强网络管理。随着计算机技术、网络技术的应用，为科技档案信息化管理提供了必要手段，在使用和管理中一定要采用数据加密技术、身份识别技术、信息确认技术对网络加强管理，确保网络安全。四是科学制定档案接收、整理、修改、补充、鉴定、销毁、统计制度，组织开展档案管理现代化和档案信息化建设工作，积极推进文档一体化进程，开展多方面协作与信息交流，为科技创新做出应有的贡献。

参考文献

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[2] 王鲁红 宋凤侠.在现代信息技术下推进科技档案的现代化管理[J].档案天地，2001（04）.

[3] 严月英.科技档案管理与企业信息网络的关联分析[J].福建农机，2013（03）.

[4] 何海云.科技档案管理与信息开发利用[J].青海科技，2009（03）

（作者单位：菏泽高新技术产业开发区卫生和计划生育局）