EPC模式下方家山核电工程文件的控制与管理

林子祯

【摘 要】方家山核电工程是采用工程总承包模式的工程项目，科学规范的做好工程项目文档管理新模式下的文档管理部门的首要工作任务。本文结合EPC模式下通过分析方家山核电工程文档管理的特点及工作难点， 提出在核电文档管理中引入“三大控制”的管理方法及措施，对后续EPC模式下的核电建设工程项目文件管理工作提供参考和借鉴。

【关键词】EPC模式；项目文档；三大控制

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2018）12-0198-003

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.12.092

0 引言

方家山核电项目从2008年12月浇筑第一罐混凝土开始，到2015年2月第二台机组正式商运，从电厂初期的可行性研究工作开展到四通一平工作进行，到方家山核电工程总承包合同、各个设备的分包合同的谈判签订，再到土建子项的施工和设备的安装调试，直至机组运行发电。整个方家山核电工程的时间长度达7年之久。如果不对工程文件进行控制与管理，多年积压下来的文件就会出现问题，从而影响整个方家山核电工程的文件质量。业主文档管理部门在实施文档全生命周期管理基础上，引入了“三大控制”管理方式，即“项目文档合同控制、归档进度控制、质量控制”，并且开展了项目文档最终验收前相关准备工作，从而确保通过档案最终顺利验收。

1 方家山核电工程EPC模式概述及文档的特点

1.1 方家山核电工程EPC模式概述

EPC就是英文Engineering（设计）、Procurement（采购）、Construction（施工）的缩写。《建设项目工程总承包管理规范GB/T50358- 2005》里指出，工程总承包是指工程总承包企业受业主委托，按照合同约定对工程建设项目的设计、采购、施工、试运行等实行全过程或若干阶段的承包。EPC总承包是一种以向业主交付最终产品和服务为目的，对整个工程项目实行整体构思、全面安排、协调运行、前后衔接紧密的承包体系。

秦山核电厂扩建项目（方家山核电工程）是由中国核工业集团公司出资营建的商业性核电厂。中核集团秦山核电有限公司作为项目业主公司，负责秦山核电厂扩建项目建设和运营，中国核电工程有限公司作为总承包商，承担核电工程建设的安全、質量、进度、投资、技术与环境控制等项目管理责任，完成前期文件编制和服务、工程设计、采购、建安、调试等工程总承包工作。

1.2 EPC模式下核电文档自身特点

1.2.1 方家山核电项目建设过程中产生的工程文件种类繁多

工程建设初期包含了可行性研究报告、地质水文勘察报告、四通一平文件、电厂初步设计文件等，工程建设中期包含了总承包合同、各个设备项目和施工子项的分包合同、土建施工文件、设备安装文件、设备技术规格书等，工程建设后期包含了系统手册、报警手册、调试规程、系统流程图等，工程建设末端还有大量的竣工文件。横跨12个档案大类中的11大类（人事档案除外），据统计，截止2016年12月底，方家山核电工程归档馆藏项目档案总计254037件/33705卷，形成电子档案总计358439件，总容量约为1433.6GB。不仅种类复杂，数量也十分巨大。

1.2.2 方家山核电项目文件接口众多

方家山核电工程采用的是业主负责下的工程公司总承包模式，由中国核电工程有限公司作为该项目总承包方。建设单位是中核集团秦山核电有限公司，施工单位是中国核电工程有限公司，监理单位是北京四达贝克斯工程有限公司，设计单位是中国核电工程有限公司。工程公司在方家山工程中的对外接口包含了业主、设计院、土建施工单位、设备安装单位、设备供应商等等，项目的外部接口多达几百个，文件接口繁多。

1.2.3 档案周期阶段性明显

核电工程周期较长，从开始的土建工程到后期的安装调试工程，都要经历好几个阶段。同期产生的工程文件也会相应的分为好几个阶段，比如前期准备阶段、设计施工阶段、调试/试运行阶段等，具体又可以划分为前期论证、可行性研究、总体设计、基础设计、详细设计以及采购、土建、安装、调试、试运行等阶段。工程各个阶段的每一项工作都必然产生相对独立又互相关联文件材料，从而赋予核电项目文档系统性强的特点。

1.3 EPC模式下核电文档过程控制的难点

1.3.1 方家山核电工程承包商档案意识较为薄弱

方家山核电工程承包商档案人员素质良莠不齐。客观上来说，总承包单位的档案人员还是有丰富管理经验的专职人员，可是部分分包单位文档人员难以满足以上要求，一些承包商单位项目人员会出现既非档案专业出身，也无现场施工经验，个别甚至是项目临时聘任人员且流动性极大。由于缺乏档案工作的理论知识和实践工作经验，这些承包商在工程文件管理工作的收集、整理、移交等环节的文件质量会下降，不符合工程文档的相关要求。如现场施工文件材料收集不够完整、文档签批手续缺失、不符合记录遗漏跟踪未形成闭环、文档移交与现场施工进度脱节等，对整体项目文档归档完整性及准确性形成隐患。

1.3.2 接口增多，导致前段控制稀释，缺乏有效管理设施

EPC模式下的核电项目文档管理接口从“大业主”模式下的“业主-分包单位”转变为“业主-总承包商-分包单位”。显而易见，文档接口增加了一个层级，即增加了总承包商。一方面，层级增加有可能会导致信息传递误差增大，另一方面，业主公司文档管理要求与前段控制措施，通过总承包商转换、专递后，有可能发生稀释和偏差，再则分包单位移交文档时，首先由总包单位进行审查，有可能同业主单位的审查尺度不一，是问题不能第一时间发现，从而影响后续工作的开展。同时接口的增多，客观上必然造成管理流程变长，从而影响整个项目移交归档进度。

2 方家山核电工程文档“三大控制”与管理

2.1 项目文档归档进度控制

首先要制定并执行文件归档进度分级计划，业主单位文档管理部门制定并执行编制组卷规划、编制归档年度（季度、月度）计划并实施滚动跟踪和开展归档进度检查。总承包商文档管理部门则要求施工承包单位编制年度计划及季度归档计划，并对制定的计划进行有效跟踪，在计划执行过程中对产生偏差滞后的问题要进行原因分析和采用的整改措施，对未按计划提交的文档进行预警与催交，为确保文件归档进度满足项目进展要求，通过竣工文件组卷协调会制定了各分包商按年/季编制《竣工文件组卷移交计划》，计划内容包括子项号、系统号、机组号、档案号、十九位文件编码、标题、计划移交卷数、计划移交时间、实际移交卷数、实际移交时间、完成率、偏差分析等内容。这样可以使竣工文件组卷工作始终处在可控状态下。

分包商竣工文档归档计划于2012年启动，通过三年对分包商文档归档计划管控，竣工文件归档进度已经取得了不错的效果，能满足业主文档专项验收时间要求，以2014年建安竣工文件移交计划执行情况为例，2014年土建实体工作已结束，安装和调试工作已进入高峰期，通过年度和季度计划控制，及时掌控分包商移交进度情况，土建承包商在移交进度上存在的严重滞后，设备承包商在移交进度上总体可控制，针对移交滞后问题，文档部门通过方家山核电工程例会、工程文档联络组会议以及文档专题协调会等形式加快推动各参建商优化竣工文件审查流程、增加文档人员数量以及增加文印设施配置等，保证竣工文件按计划归档。

2.2 项目文档质量控制

2.2.1 设备竣工文件质量控制

设备竣工文件是项目工程档案的重要组成部分，设备签订有378个设备采购合同包，设备厂家众多，设备竣工文件来至于国内外各厂商，难于统一规范，因此总承包商高度重视设备竣工文件的质量，采购部会同信息文档部编制《设备竣工文件管理》、《设备采购现场开箱检验和移交管理》等设备管理程序，做好各设备项目负责人培训，让设备项目负责人掌握设备竣工文件的质量要求，检查、指导、监督各厂商，在设备资料出厂时可以在厂家优先检查，尽量使文件到现场后能保证其质量基本合格；设备竣工文件到达现场后，首先由现场项目负责人和文档管理人员检查设备竣工文件，初步检查后总承包商文档部门将设备竣工文件（纸质、电子）提交业主文档部门进行文档和技术内容审查确认，业主文档部门依据《设备竣工文件整理与归档程序》发起竣工文件审查流程，文档部门对设备竣工文件进行文档要求方面的符合性审查，同时通过E-DOC文件归档系统发起技术审查流程，设备相关处室技术人员对其文件进行技术审查，形成《秦山核电厂扩建项目文件检查通知单》并附上《竣工文件技术审查记录表》，业主文档部门《文件检查通知单》反馈总承包商文档部门汇总后通知设备厂家按审查意见整改、补充和完善，直至合格。

2.2.2 现场竣工文件质量控制

建安竣工文件是档案管理工作的重要组成部分，是对现场各承包商形成的施工文件进行收集、整理、归档、移交的过程管理。总承包商从工程一开始就重视现场竣工文件的管理，总承包商先后编制了《现场竣工文件整理与归档要求》、《总包项目工程竣工图编制原则》以及《方家山现场文件检查管理程序》等相关程序，对建安竣工文件和竣工图收集、整理、审查、移交与归档都有明确的规定，并要求建安分包商按照总包程序编制相应的文档程序。总承包商文档部门根据工程进度分阶段对竣工文件质量进行控制，2008年至2009年工程前期着重检查监督各承包商的文档管理机构和文档管理程序的编制，到了工程土建安装阶段主要监督检查各承包商形成的各种记录的质量和收集工作的控制，工程后期主要对竣工文件的整理归档进行检查，首先依照总承包商文档部门检查流程和检查程序，使监理公司、工程公司、业主公司和文档管理等单位从不同角度进行检查监督指导，形成良好的检查机制和顺畅的检查流程。主要在审查过程中对形成归档文件的各项原始凭证、资料逐一认真检查，及时提出改正意见，并督促施工单位修改、更正，要求竣工文件字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字手续完备、原则上保证是原件，文件做到无污损、霉变、锈蚀、涂改、字迹褪变、撕裂、模糊等现象，尤其对竣工图案卷质量进行严格把关，竣工图力求完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收的实际情况，所有竣工图必须由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工章，监理单位在竣工章监理单位栏签字认可。

2.2.3 文档培训纳入岗位培训系统体系

培训工作是方家山核电工程项目文档管理的重要一环，主要由业主向总承包商、分包商的不定期开展业务培训，着力开展业务岗位授权培训，并纳入公司整体员工授权体系中，并且为保证文档培训得到保证，业主文档管理处起草、编制一套方家山项目文档培训专用教材，据此通过自学或者课堂培训的方式，让相关人员学习项目文档管理工作各项業务流程，从而弥补承包单位文档人员业务水平参差不齐、人员流动性大的不利情况。

2.3 项目文档合同控制

文档管理处参与总承包合同或自主项目合同签订，明确承包商在文档方面的工作职责、执行标准或程序、文档编码及格式、文件传递规则、文档整理及移交的范围、种类、数量等文件要求；根据项目情况和合同规定，文档管理部门至少在合同执行结束前参加支付会签，例如将设备出厂验收时制造完工文件移交、建安竣工文件移交及完成情况设置为考核节点，以保证竣工文件按计划移交。文档合同控制从责任主体上区分，包括业主对总承包商的评价和考核控制、总承包商对分包商的评价和考核控制两个层面。

2.3.1 业主对总承包商评价和考核控制

业主公司积极推进实施了“总承包单位综合评价”工作，成立了综合评价领导小组和工作小组，组建了包括质量监督、质量管理、进度管理、安全管理、合同管理、投资管理、设计管理、设备管理、文档管理等在内的基本覆盖工程项目管理各个方面的监督管理组织机构。每个领域确定几项评价内容以引导评价，并制定具体的评价分数标准，评价分数的主要依据是阶段工作开展中发现的问题，对于发现的问题要求必须举出具体的事例，以确保评价的客观性，便于评价完成后的交流和提升。各领域管理部门每季度组织一次综合评价，形成各领域评价的量化结果和待改进行动项，并监督总承包商及时整改，以此来及时发现工程实施过程中的问题，帮助总承包商不断提高项目管理水平。

实施文档合同管理内容包含文档要求列入总包合同及各分包合同条款以及合同考核办法、参与重大合同的起草及谈判活动、参与合同支付会签和合同履行考核等。根据业主文档管理处发布的《方家山工程总承包合同综合评价管理办法》，业主文档管理处负责对总承包商文档管理处组织机构及人员配备情况、信息文档管理、工程信息系统管理等领域进行综合评价，填写综合评价意见，督促总承包商对相关问题进行整改，文档板块纳在查考核内容和评分标准中所占比例约为10%，该活动为文档领域监督管理提供了渠道，提升了监督管理效果，综合评价完成后，就具体待改进行动项，总承包单位能够及时与提出问题的单位进行沟通和交流，更有利于问题的协调和解决，共同提高管理水平。

2.3.2 总承包商对分包商评价和考核控制

总承包商文档管理处现场部按照《方家山项目进度考核管理程序》要求，依据合同规定的文档板块区域及根据分包商竣工文件的质量、进度等情况，按季度、年度进行对各分包商文档管理考核评分，文档负责人对文档领域进行打分并签字，从2010至2015年文档参与分包商文档考核从未间断，参与合同支付会签数十次。

3 总承包验收工作经验总结

3.1 编制项目档案验收工作计划、最终验收大纲

为有序开展方家山工程档案验收各阶段准备工作，业主文档管理处专门编制了《方家山核电工程档案验收计划》，确保项目档案各阶段工作按计划有序推进。总承包商文档管理部门则发布《方家山核电工程最终验收大纲》，方家山核电工程最终验收委员会本着“职责无空白、责任不重叠”的组织系统建立原则，确定最终验收组织结构，主要责任是负责竣工验收准备，工程最终验收的各项工作，并积极协助并配合业主做好与国家有关政府部门等相关单位的沟通联络工作。工程最终验收组织机构由决策层、协调层、执行层构成。

3.2 成立档案验收专项工作组

为确保方家山工程竣工验收工作顺利开展，业主公司于2014年成立了竣工验收领导小组及专项工作组，负责组织开展各项竣工验收工作，档案验收专项工作组为8个专项工作组之一，全面负责项目档案验收的计划、协调、准备、迎检、整改工作。

3.3 注重项目档案验收支持材料准备，展示项目档案管理工作成果

为迎接项目最终验收顺利通过，需要提前做好支持材料精心策划与准备，明确佐证材料收集范围，通过对方家山文档管理特点分析，并吸收同行历次验收材料准备经验，编制了全宗指南，确定支持材料共分十四章节作为全宗指南附件，包括文档组织与协调、文档程序控制、合同控制、归档进度控制、质量控制及检查、归档组卷总说明、档案人员四参加活动记录、档案人员及培训、档案评估及外部监督、文档信息化建设、文档计划及总结、工程档案总目录和项目档案验收准备材料及编研成果。项目文档管理贯穿整个项目建设过程中，文档管理活动材料收集需要长期的积累，对大量日常文档管理活动，如文档联络会、文档专题会、工程进度推进会、开工会、验收会等要做好“四参加记录”，为后期支持材料编纂提供各类记录证明，虽然各类活动记录收集和编研开发投入了大量的精力，但档案专项验收取得了很好的效果，支持材料准备充分、支持材料脉络清晰，记录内容详实，形成共计55卷，满足验收检查需要。

4 结论

2017年1月，国家档案局对方家山核电工程项目档案开展专项验收，并顺利通过，方家山核电工程文档管理作为中核集团首个EPC模式下的核电建设项目，在项目档案管理上勇于创新，不断探索，在整个工程建设中，总承包商文档管理部门和业主文档管理处工作职责分工、制度规范体系建设、文档过程监控、信息系统应用、阶段性评估验收等方面形成一系列有益经验，可以为同行单位提供参考的经验价值。

近几年来，国内几乎所有拟建和在建的核電工程项目均不同程度的采用EPC建设模式，如何适应EPC模式下的专业核电文档工作，将不可避免的遇到各种难点和问题，本文所介绍的引入并推行“三大控制”管理理念与措施就是应对这些难题和挑战的一个大胆的尝试。有鉴于此笔者抛砖引玉，以期在EPC模式下项目文档管理体系的不断完善作出有益的探索和讨论。

【参考文献】

[1]朱品红.建设工程项目资料管理工作的思考[J].城建档案， 2012（8）：53-54.

[2]张玉兰.涉外总承包项目的文档控制[J].科技创新导报， 2012（9）：200-202.

[3]刘克非.工程项目总承包管理三大控制浅析[J].轻金属， 2006（4）：3-6.

[4]曹海东.文档控制在国际项目管理中的职能及实施[J].项目管理技术，2013（12）：112-115.

[5]邵化梅.总承包项目文控管理初探[J].电力勘测设计， 2010（4）：76-80.

[6]核电厂质量保证记录制度.HAD003/04.国家核安全局批准发布.